Lyhyesti: Hyvin toimiva työajanseuranta auttaa pitämään tehdyt tunnit, työaikasaldot ja palkanlaskennan perusteet järjestyksessä sekä helpottaa resurssien suunnittelua. Kyse ei ole kyttäämisestä, vaan siitä, että työajasta syntyy luotettava kokonaiskuva ja arki toimii sujuvammin.
Työelämä muuttuu nopeasti. Hybridityö, liukuvat työajat, tekoäly ja muuttuvat odotukset tekevät arjesta joustavampaa, mutta samalla kokonaiskuvan pitäminen hallussa voi olla vaikeampaa.
Tuntikirjaus ja työajanseuranta eivät ole vain HR:n tai palkanlaskennan työkaluja. Luotettava työaikatieto auttaa myös suunnittelemaan resursseja, tunnistamaan työkuormaa ja ymmärtämään kustannuksia paremmin.
Ja vaikka tekoäly tuo uusia mahdollisuuksia, myös sen tuottamien oivallusten laatu riippuu käytettävissä olevan tiedon laadusta.
Jos tieto puuttuu, myös kokonaiskuva jää helposti vajaaksi.
Suomen työaikalain mukaan työnantajan on pidettävä työntekijäkohtaista työaikakirjanpitoa tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista silloin, kun työntekijä kuuluu työaikalain soveltamisalaan. Velvollisuus koskee lähtökohtaisesti myös etätyötä, sillä työn tekemisen paikka ei itsessään poista työaikalain soveltamista.
Työaikakirjanpito on säilytettävä työaikalaissa säädetyn kanneajan päättymiseen asti.
Työntekijällä on pyynnöstä oikeus saada kirjallinen selvitys itseään koskevista työaikakirjanpidon merkinnöistä, ja työnantajan on pyydettäessä toimitettava työaikakirjanpidosta jäljennös myös työsuojeluviranomaiselle.
Työaikalaki koskee laajasti työsuhteessa ja virkasuhteessa tehtävää työtä, mutta siihen sisältyy myös poikkeuksia. Lain soveltuminen kannattaa siksi tarvittaessa tarkistaa työntekijän tehtävän ja aseman perusteella.
Käytännössä työaikalaki voi koskea esimerkiksi:
vakituisia työntekijöitä
määräaikaisia työntekijöitä
osa-aikaisia työntekijöitä
vaihtelevaa työaikaa tekeviä työntekijöitä
Laki ei edellytä sähköistä tuntikirjausta. Sähköinen työajanseuranta voi kuitenkin tehdä kirjaamisesta, tietojen tarkistamisesta ja työaikakirjanpidon ylläpitämisestä huomattavasti helpompaa. Samalla on huolehdittava työntekijöiden tietosuojasta ja siitä, että työaikatietoja käsitellään vain tarpeellisessa laajuudessa.
Työtä tehdään eri paikoista, eri aikoihin ja usein useiden projektien välillä samaan aikaan.
Se tuo vapautta, mutta myös uudenlaisia haasteita.
Hyvä tuntikirjaus ja työajanseuranta auttavat pitämään hallinnassa esimerkiksi:
työtunnit, ylityöt ja työaikasaldot
työajan ja poissaolojen kokonaiskuvan
liukumat ja saldot
projektien resursoinnin
laskutusperusteet ja budjetoinnin
Kyse ei ole vain tunneista. Kyse on siitä, että tarvittava tieto löytyy silloin, kun sitä tarvitaan.
Yksi vinkki alkuun: älä jätä kaikkea perjantaille.
Ei post-it-lappuja.
Ei muistilappuja puhelimessa.
Eikä “taisin tehdä eilen noin seitsemän tuntia”.
Hyvä sähköinen tuntikirjaus toimii siellä, missä työkin tapahtuu: helposti, mielellään myös mobiilissa ja ilman ylimääräistä säätöä.
Sellaisena, jota ihmiset oikeasti muistavat käyttää.
Ja pian myös suoraan Humassa.
Työelämä muuttuu nopeasti, mutta luotettava tieto työajasta on edelleen yksi toimivan arjen peruspilareista.
Hyvä tuntikirjaus ja työajanseuranta tuovat selkeyttä, ennakoitavuutta ja turvaa:
työntekijöille
esihenkilöille
HR:lle
liiketoiminnalle
Ja ennen kaikkea: ne auttavat ymmärtämään paremmin, mihin työaikaa käytetään.