Aloitetaan tosiasiasta: pelkät säännöt eivät takaa, että niitä noudatetaan. Sääntöjen on oltava selkeitä, reiluja ja arjessa toimivia.
Syy on harvoin siinä, etteivät työntekijät viitsi kirjata tuntejaan. Useammin kyse on siitä, että:
Ohjeet ovat epäselviä.
Säännöt ovat liian yksityiskohtaisia.
Käytännöt vaihtelevat tiimien tai esihenkilöiden välillä.
Työntekijöille ei ole selvää, mihin kirjattuja tietoja käytetään.
Jos haluat, että tuntien kirjaamisesta tulee luonteva tapa eikä jatkuvaa vääntöä, sääntöjen pitää olla selkeitä ja arjessa toimivia.
Nämä asiat ratkaisevat, jäävätkö säännöt vain paperille vai tulevatko ne osaksi arkea:
Sääntö, joka jää paperille: ”Työntekijän tulee dokumentoida työtehtäväkohtaisesti ja yksilöidysti kaikki työsuoritukset jokaisen työpäivän päätteeksi tai mahdollisuuksien mukaan välittömästi tehtävän valmistuttua, mukaan lukien projektikohtainen kohdistaminen ja kategorisointi.”
Sääntö, joka toimii arjessa: ”Kirjaa tunnit saman päivän aikana. Merkitse jokainen tehtävä omalle rivilleen ja valitse oikea projekti. Jos et tiedä projektikoodia, kysy esihenkilöltäsi.”
Selkeä ohje kertoo, mitä pitää tehdä, milloin ja miten. Tarkkuudesta ei tarvitse tinkiä, mutta asian voi sanoa ymmärrettävästi.
Tavoittele sitä, että keskeiset ohjeet mahtuvat yhdelle sivulle. Jos samoja kohtia pitää selittää jokaiselle uudelle työntekijälle erikseen, niiden sanamuotoja kannattaa tarkentaa. Ja jos esihenkilöillekään ei ole selvää, mitä tuntikirjausten pitäisi sisältää, yhteisiä pelisääntöjä on syytä täsmentää.
Milloin: ”Kirjaa tunnit työpäivän päätteeksi tai heti tehtävän valmistuttua.”
Mitä: ”Kirjaa työajan alkamis- ja päättymisaika, tauot ja mahdolliset ylityöt. Kohdista tunnit tarvittaessa projektille tai asiakkaalle.”
Kuka vastaa: ”Työntekijä kirjaa tunnit, ja esihenkilö tarkistaa ja hyväksyy kirjaukset viikoittain.”
Miten toimitaan poikkeustilanteissa: ”Jos tuntien kirjaaminen unohtuu, täydennä puuttuvat tiedot mahdollisimman pian ja ilmoita korjauksesta esihenkilölle.”
Mihin tietoja käytetään: ”Tuntikirjauksia käytetään palkanlaskentaan, projektien laskutukseen ja työkuorman seurantaan. Kerromme työntekijöille selkeästi, mitä tietoja seurataan ja miksi.”
Viimeinen kohta on tärkein. Kun työntekijät tietävät, mihin tunteja käytetään, motivaatio noudattaa sääntöjä kasvaa.
Parhaatkin säännöt on tuotava osaksi arkea.
Kerro, miksi säännöt ovat olemassa.
Käy yhteiset käytännöt läpi selkeästi.
Huolehdi, että kaikki noudattavat niitä johdonmukaisesti — myös esihenkilöt.
Hyödynnä kirjauksista saatavaa tietoa työn ja toimintatapojen kehittämiseen, ei syyllistämiseen.
Haluatko lisää vinkkejä käyttöönottoon? Lue artikkeli Näin otat tuntiseurannan käyttöön ilman vastarintaa.
Tuntiseurannan säännöt toimivat, kun ne ovat:
Konkreettisia
Reiluja
Yhteisiä kaikille
Helppoja ymmärtää
Johdonmukaisesti noudatettuja
Tuntien kirjaaminen ei välttämättä ole ongelma — epäselvät odotukset ovat.
Tee säännöistä selkeät, niin niiden noudattaminenkin helpottuu.