Hvordan ta vare på data når ansatte slutter
Slik håndterer du ansattkontoer og beskytter viktige data når en ansatt forlater organisasjonen din
Innholdsfortegnelse
Før du deaktiverer eller sletter ansatte
Når en ansatt forlater organisasjonen din, er det fristende å raskt deaktivere eller slette kontoen deres. Men før du gjør det, er det viktige steg å ta for å sikre at kritiske data ikke går tapt.
⚠️ Å slette en bruker er permanent og kan ikke angres. All data knyttet til brukeren vil gå tapt. Vi anbefaler på det sterkeste at du fullfører stegene under, og setter opp en ordentlig offboardingprosess, før du sletter en konto.
De viktigste tingene å håndtere før deaktivering eller sletting:
| Hva som må håndteres | Hvorfor det er viktig | Nødvendig handling |
|---|---|---|
| Dokumenter | Dokumenter eid av den ansatte blir ikke redigerbare eller slettbare etter deaktivering | Overfør eierskap til en ny eier før deaktivering, bruk funksjonen for masseoverføring for flere dokumenter |
| Møter | Møter der den ansatte er vert kan ikke lenger administreres etter deaktivering | Overfør vertsrollen til noen andre før deaktivering |
| Oppgaver | Uferdige oppgaver forblir uferdige etter deaktivering | Fullfør eller tildel alle oppgaver på nytt før deaktivering |
| Fraværsdata | Fravær kan ikke legges til eller redigeres for en deaktivert bruker | Eksporter den ansattes fraværsdata før deaktivering hvis det trengs for rapportering eller lønn |
| Nærmeste leder | Underordnede mister sin nærmeste leder etter deaktivering | Tildel underordnede til en ny nærmeste leder, Huma vil be deg om dette under deaktiveringsprosessen |
| Avvikssaker | Den ansatte blir automatisk fjernet som saksbehandler fra eventuelle avvikssaker de håndterer | Ved flere saksbehandlere, vil saken fortsatt være tilgjengelig for disse |
💡 Den beste måten å sikre at ingenting glemmes, er å sette opp en strukturert offboardingprosess i Huma med oppgaver som dekker alt over.
🔗 Les mer om offboarding i Huma.
🔗 Les mer om hvordan du overfører dokumenteierskap.
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Deaktivere en bruker | Systemrolle: Brukere → Brukeradministrasjon eller Brukerrolle: Se og redigere → Brukere |
| Reaktivere en bruker | Systemrolle: Brukere → Brukeradministrasjon eller Brukerrolle: Se og redigere → Brukere |
| Slette en bruker | Systemrolle: Brukere → Brukeradministrasjon |
💡 Ingen kan deaktivere eller slette sin egen konto. Den siste gjenværende systemadministratoren i en organisasjon kan ikke slettes.
Deaktiver en bruker
Å deaktivere en bruker er det anbefalte første steget når en ansatt slutter. Det fjerner tilgangen deres til Huma umiddelbart, samtidig som all dataen deres forblir intakt og tilgjengelig for administratorer.
- Gå til Folk-modulen og åpne den ansattes profil
- Klikk på de tre prikkene øverst til høyre
- Klikk «Deaktiver brukerens konto»
- Tildel underordnede på nytt om nødvendig.
- Som standard vil underordnede bli tildelt til denne brukerens nærmeste leder Klikk «Bekreft»
💡 Hvis den ansatte er logget inn for øyeblikket, kan det ta opptil 15 minutter før de blir logget ut automatisk.
Hva skjer når du deaktiverer en bruker
Når man deaktiverer en bruker i Huma, får man opp en liste med punkter som viser til konsekvenser av handlingen. Vi anbefaler å lese denne nøye.
| Hva | Hva som skjer etter deaktivering |
|---|---|
| Innlogging | Brukeren blir logget ut og kan ikke logge inn igjen før de reaktiveres |
| Profil | Kun administratorer kan se profilen. Alle profilfelt låses og kan ikke redigeres |
| Dokumenter | Forblir synlige for de som har tilgang, men kan ikke redigeres eller slettes med mindre eierskapet er overført |
| Oppgaver | Nye oppgaver kan ikke tildeles. Eksisterende uferdige oppgaver forblir uferdige |
| Møter | Forblir tilgjengelige, men kan kun redigeres hvis vertsrollen er overført |
| Fravær | Kan ikke legges til eller redigeres |
| Utstyr og kompetanse | Nytt utstyr og ny kompetanse kan ikke legges til eller tildeles |
| Offboarding | Pågående offboarding og tilhørende oppgaver forblir tilgjengelige, men den deaktiverte brukeren vil ikke ha tilgang til sine egne oppgaver |
💡En deaktivert bruker kan alltid reaktiveres.
Reaktiver en bruker
Hvis en deaktivert ansatt kommer tilbake til organisasjonen din, kan du reaktivere kontoen deres når som helst. All dataen deres vil bli gjenopprettet nøyaktig slik den var.
- Gå til Folk-modulen og åpne den ansattes profil
- Klikk på de tre prikkene øverst til høyre
- Klikk «Reaktiver brukerens konto»
- Bekreft, og send eventuelt en velkomstmelding. Merk at denne sendes til deres registrerte jobb-e-postadresse
Når reaktivert:
-
Brukeren kan logge inn igjen
-
Profilfelt blir redigerbare igjen
-
Andre brukere får tilgang til profilen igjen
Slette en bruker
Å slette en bruker er en permanent handling. Før du kan slette en bruker, må kontoen deres først deaktiveres.
⚠️ Dette kan ikke angres. All data knyttet til brukeren vil bli permanent slettet. Sørg for at du har fullført alle stegene i seksjonen «Før du deaktiverer eller sletter» over, spesielt overføring av dokumenteierskap, før du fortsetter.
-
Deaktiver brukeren først
-
Gå til Folk-modulen og åpne profilen til den deaktiverte ansatte
-
Klikk på de tre prikkene øverst til høyre
-
Klikk «Slett brukerens konto»
-
Skriv inn den ansattes navn for å bekrefte, og klikk «Slett»
Hva skjer når du sletter en bruker
⚠️ Husk: arkiver alltid dokumenter og on- og offboardinger i stedet for å slette dem — arkivering beholder dataen, sletting fjerner den permanent. Dette gjelder også dokumenter.
| Data | Hva som skjer ved sletting |
|---|---|
| Fravær | Slettes permanent |
| Dokumenter lastet opp av brukeren | Slettes permanent |
| Kompetanse | Slettes permanent, inkludert dokumentasjon og endringshistorikk |
| Oppgaver | Slettes permanent |
| Møter der brukeren er vert | Slettes permanent |
| Onboarding- og offboardingprosesser | Slettes permanent, inkludert fullførte |
| Nyhetsartikler skrevet av brukeren | Forblir, men vil ikke ha noen forfatter |
| Dokumenter som gjelder brukeren | Forblir, men vil ikke lenger gjelde noen |
| Avvikssaker | Brukeren fjernes som saksbehandler, men sakene forblir |
Når en systemadministrator slutter
Det finnes ingen automatisk overføring av systemadministratortilgang i Huma. Hvis en systemadministrator slutter, må følgende steg fullføres før kontoen deres deaktiveres.
Tildel de riktige rollene til den nye administratoren
Den nye systemadministratoren trenger to ting:
-
En systemrolle — for å administrere systeminnstillinger, moduler, integrasjoner og organisasjonsomfattende konfigurasjoner
-
En brukerrolle — for å administrere team, lokasjoner og ansattprofildata
🔗 Les mer om roller i Huma.
Overfør dokumenteierskap
Hvis administratoren som slutter, eier dokumenter som inneholder kritisk informasjon, må eierskapet overføres til den nye administratoren. Uten dette vil dokumentene bli uredigerbare. Bruk funksjonen for masseoverføring for å gjøre dette effektivt.
🔗 Les om å overføre eierskap her.
Overfør møter
Hvis administratoren som slutter, er vert for viktige møter, må de legge til den nye administratoren som deltaker eller tildele dem som ny vert før de slutter.
-
Gå til det aktuelle møtet i møtemodulen
-
Klikk på de tre prikkene og velg «Rediger detaljer
-
» Endre verten eller legg til den nye administratoren som deltaker
🔗 Les om møter her.
Når en systemadministrator er midlertidig borte
Hvis du er en systemadministrator som skal ut i foreldrepermisjon, en lengre ferie, eller et lengre fravær, er det noen ting du bør forberede før du drar, slik at kollegene dine kan administrere Huma uten avbrudd.
Tildel en midlertidig administrator
Sørg for at minst én annen person har de nødvendige rollene til å administrere Huma mens du er borte:
-
En systemrolle — for å administrere systeminnstillinger, moduler, integrasjoner og organisasjonsomfattende konfigurasjoner
-
En brukerrolle — for å administrere team, lokasjoner og ansattprofildata
💡 Du trenger ikke fjerne dine egne roller, bare gi den samme tilgangen til personen som dekker for deg. Når du er tilbake, kan deres midlertidige tilgang fjernes.
Del tilgang til dokumenter
Hvis du eier dokumenter som andre kan trenge å redigere eller administrere mens du er borte, utvid tilgangen til å inkludere din vikar. Du trenger ikke overføre eierskap — å utvide tilgangen er nok for et midlertidig fravær.
🔗 Les mer om å utvide dokumenttilgang.
Overlever møter
Hvis du er vert for tilbakevendende møter som må fortsette mens du er borte, legg til din vikar som deltaker eller overfør vertsrollen midlertidig.
Sørg for at oppgaver blir tildelt på nytt
Hvis du har oppgaver tildelt deg som forfaller mens du er borte, tildel dem til den aktuelle personen før du drar.
💡 Husk å reversere eventuelle midlertidige tilgangsendringer når du er tilbake.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan kan jeg sjekke om en ansatt som slutter har underordnede som må tildeles på nytt?
Før du deaktiverer en ansatt, sjekk om de er satt som nærmeste leder for noen aktive ansatte. Du kan gjøre dette på to måter:
-
På den ansattes profil — gå til fanen «Om» og bla ned til «Underordnede». Eventuelle ansatte oppført her vil trenge en ny nærmeste leder tildelt før eller etter deaktivering.
-
Via en brukereksport — eksporter alle aktive ansatte og inkluder feltet «Nærmeste leder». Filtrer eksporten for å finne ansatte hvis nærmeste leders e-post samsvarer med den ansatte som slutter.
💡 Etter deaktivering vil feltet for nærmeste leder på underordnedes profiler vises som utildelt. Vi anbefaler å tildele underordnede på nytt som en del av offboardingprosessen din.
Kan jeg fortsatt få tilgang til en deaktivert ansatts data?
Ja. Å deaktivere en bruker sletter ingen data. Administratorer kan fortsatt se den ansattes profil, dokumenter, fraværshistorikk, kompetanse og andre registreringer. Profilen låses ganske enkelt for redigering.
Vil en deaktivert ansatt fortsatt vises i rapporter og eksporter?
Ja. Deaktiverte brukere kan inkluderes i personeksporter ved å velge «Inaktiv» eller «Begge» under kontostatus. Deres historiske data — som fravær og lønn — forblir tilgjengelig for rapporteringsformål.
Hva er forskjellen mellom å deaktivere og slette en bruker?
Å deaktivere fjerner den ansattes tilgang til Huma samtidig som all dataen deres forblir intakt. Sletting er permanent — all data fjernes og kan ikke gjenopprettes. Vi anbefaler på det sterkeste å deaktivere fremfor å slette i de fleste tilfeller.