Slik fungerer fravær i Huma

Innholdsfortegnelse

• Hva er fravær-modulen?

• Hvordan delene henger sammen

• De syv fraværstypene

• Fraværstyper, policyer og arbeidsplaner 

• Godkjenning

• Hvem mottar varsler?

Hva er fravær-modulen?

Fravær-modulen i Huma gir deg en komplett oversikt over alt fravær i organisasjonen, fra ferie og sykefravær til foreldrepermisjon og ulønnet permisjon. Ansatte kan registrere sitt eget fravær, administratorer kan håndtere og godkjenne det, og alt spores og kan eksporteres.

Før ansatte kan begynne å registrere fravær, må modulen konfigureres. Dette innebærer å sette opp fraværstyper, policyer og arbeidsplaner. Når dette er på plass, går modulen stort sett av seg selv.

🔗 Les mer om hvordan du setter opp fravær i Huma.

Hvordan delene henger sammen

Å forstå forholdet mellom fraværstyper, policyer og arbeidsplaner er nøkkelen til å få modulen riktig fra start.

• Fraværstyper — kategorier av fravær som er tilgjengelige i Huma, som ferie eller sykefravær. Huma leveres med syv innebygde fraværstyper, og administratorer kan også opprette egendefinerte fraværstyper basert på disse. Du kan aktivere eller deaktivere hver av dem, og konfigurere innstillinger som godkjenningskrav og personvern.

• Policyer — reglene som gjelder for en fraværstype. For eksempel hvor mange feriedager ansatte har rett til, om dager kan overføres til neste år, og om policyen følger et kalenderår eller en rullerende periode. Hver ansatt kan kun tildeles én policy per fraværstype.

• Arbeidsplaner — definerer hvilke dager som er arbeidsdager, og hvilken kalender for offentlige fridager som gjelder. Arbeidsplaner avgjør hvordan fraværsdager telles, for eksempel om helger og offentlige fridager telles som fraværsdager eller ikke.

💡 Tenk på det slik: fraværstypen definerer hva slags fravær det er, policyen definerer reglene, og arbeidsplanen definerer hvordan dagene telles.

De syv grunntypene

Huma har syv innebygde fraværstyper, hver basert på én av syv grunntyper. Du kan ikke endre navn på eller slette disse innebygde typene, men du kan aktivere eller deaktivere hver av dem og konfigurere innstillingene deres. Administratorer kan også opprette egendefinerte fraværstyper basert på hvilken som helst av de syv grunntypene.

🔗 Les mer om å opprette egendefinert fravær.

Fraværstyper, policyer og arbeidsplaner

Hver fraværstype kan ha én eller flere policyer. Policyer definerer de spesifikke reglene for den fraværstypen, som hvor mange dager som er tilgjengelige, om ubrukte dager kan overføres, og om perioden følger et kalenderår eller rulleres over.

Ansatte tildeles én policy per fraværstype. Hvis organisasjonen din har ansatte i ulike land eller med ulike kontrakter, kan du opprette flere policyer for samme fraværstype og tildele ansatte deretter.

Arbeidsplaner tildeles ansatte separat og avgjør hvordan fraværsdagene deres telles. En ansatt med en mandag-til-fredag-plan vil ikke få helger talt som fraværsdager, mens en ansatt med en skiftplan kan ha andre arbeidsdager definert.

💡 Hvis en ansatt ikke er tildelt en policy, kan de ikke registrere fravær av den typen. Sørg alltid for at nye ansatte tildeles riktige policyer.

🔗 Les mer om fraværstyper.

🔗 Les mer om fraværspolicyer.

🔗 Les mer om arbeidsplaner.

Godkjenning

Om en fraværsregistrering krever godkjenning avhenger av to ting: innstillingene for fraværstypen, og hvem som registrerer fraværet.

Når kreves godkjenning?

Godkjenning konfigureres per fraværstype. Hvis «Krev godkjenning» er aktivert for en fraværstype, vil ansatte som registrerer det fraværet få registreringen satt til «Venter» — i påvente av godkjenning.

Hvem kan godkjenne?

Følgende brukere kan godkjenne fravær: Brukere med systemrollen: Fraværshåndtering Brukere med brukerrollen: Se og rediger → Fravær

Når blir fravær automatisk godkjent?

Hvis personen som registrerer fraværet har en systemrolle med fraværshåndtering eller en brukerrolle med fraværstilgang, for eksempel en administrator som registrerer fravær på vegne av en ansatt, blir fraværet automatisk godkjent, selv om fraværstypen krever godkjenning.

💡 En bruker med tilgang til fraværshåndtering som registrerer fravær på vegne av en ansatt, vil alltid få det automatisk godkjent, uavhengig av godkjenningsinnstillingen på fraværstypen.

Hva med rollen Nærmeste leder?

Rollen Nærmeste leder brukes ikke til godkjenning av fravær. Den er kun relevant for oppfølging av sykefravær — der nærmeste leder er ansvarlig for å følge opp den ansatte i løpet av en sykemeldingsperiode.

Hvis du ønsker at en leder skal godkjenne fravær uten at det blir automatisk godkjent, må du sørge for at de har en brukerrolle med fraværstilgang, ikke en systemrolle med fraværshåndtering og ikke rollen Nærmeste leder.

⚠️ Hvis en leder har en systemrolle med fraværshåndtering, vil alt fravær de registrerer bli automatisk godkjent, selv om fraværstypen krever godkjenning. Hvis du ønsker at ledere selv skal gå gjennom godkjenningsflyten, gi dem en brukerrolle med fraværstilgang i stedet for en systemrolle.

🔗 Les mer om roller, godkjenning og varsler i Fravær.

Hvem mottar varsler?

Huma sender automatiske varsler knyttet til fravær i følgende situasjoner:

💡 Ansatte mottar alltid et varsel når fravær registreres, redigeres, slettes, godkjennes eller avvises på deres vegne.