Endre e-postadresse

Innholdsfortegnelse

• Roller og tilgang

• Slik endrer du en e-postadresse

• E-postadressen er allerede i bruk — hva gjør jeg?

• Den ansatte har ikke bekreftet den nye e-postadressen

• Migrere til et nytt e-postdomene

• Legge til en ny ansatt før jobb-e-posten er klar

Roller og tilgang

💡

Ansatte kan kun redigere sitt eget felt for «Personlig e-postadresse» — ikke innloggings-e-postadressen sin. Personlig e-postadresse kan ikke brukes til å logge inn i Huma.

Slik endrer du en e-postadresse

1. Gå til Folk-modulen og åpne den ansattes profil

2. Naviger til «Intro» og klikk «Rediger»

3. Fyll inn den nye e-postadressen og klikk «Lagre» og «Bekreft endring»

Når endringen er sendt inn:

• En varslings-e-post sendes til den gamle adressen

• En bekreftelses-e-post med en lenke sendes til den nye adressen

• Huma vil fortsette å bruke den gamle adressen frem til den ansatte bekrefter den nye ved å følge lenken

💡Merk

• Sørg for at den nye e-postadressen allerede er opprettet før du sender inn endringen. Hvis adressen ikke finnes ennå, kan e-postleverandøren din avvise eller svarteliste bekreftelses-e-posten, noe som vil blokkere fremtidige forsøk på å sende e-post til den adressen.

• Hvis den ansatte aldri har logget inn i Huma, vil e-postadressen oppdateres umiddelbart uten at bekreftelse kreves — ingen handling er nødvendig fra den ansatte.

E-postadressen er allerede i bruk — hva gjør jeg?

Dette betyr at e-postadressen allerede er registrert på en annen konto i Huma. Slik finner du hvilken konto den tilhører:

1. Filtrer personlisten etter e-postadresse

2. Eller kjør en personeksport og søk etter e-posten i den eksporterte filen

🔗 Les om personeksport.

Den ansatte har ikke bekreftet den nye e-postadressen

Hvis den ansatte ikke mottok eller bekreftet bekreftelses-e-posten, kan du sende den på nytt.

1. Gå til Folk-modulen og åpne den ansattes profil

2. Naviger til «Intro» — du vil se et gult varsel som indikerer at en endring venter

3. Klikk «Send bekreftelses-e-post på nytt»

4. En ny bekreftelses-e-post sendes til den nye adressen.

5. E-postadressen vil kun endres på profilen når den ansatte bekrefter den.

💡 Be den ansatte sjekke søppelpostmappen sin hvis de ikke finner bekreftelses-e-posten.

Migrere til et nytt e-postdomene

Hvis organisasjonen din migrerer til et nytt e-postdomene, sørg for å følge riktig rekkefølge på stegene for å unngå at adresser blir svartelistet.

1. Opprett de nye e-postadressene i e-postsystemet ditt først, før du gjør noen endringer i Huma

2. Endre e-postadressene i Huma når de nye adressene er aktive og kan motta e-post

3. Be de ansatte bekrefte sin nye e-postadresse ved å følge lenken i bekreftelses-e-posten

⚠️Obs!

• Hvis du endrer en e-postadresse i Huma før den nye adressen finnes i e-postsystemet ditt, kan bekreftelses-e-posten bli avvist og adressen bli svartelistet, noe som blokkerer all fremtidig e-post fra Huma til den adressen.

• Merk at endringer av e-postadresse i Huma ikke automatisk synkroniseres til alle integrasjoner. For eksempel krever Tripletex at endringer av e-postadresse gjøres manuelt i deres system av sikkerhetshensyn.

Legge til en ny ansatt før jobb-e-posten er klar

Hvis en ny ansatt må settes opp i Huma før jobb-e-postadressen deres er opprettet, kan du registrere dem med en midlertidig e-postadresse, som en privat e-post, og oppdatere den senere.

Slik håndterer du dette trygt:

1. Legg til den ansatte i Huma med den private eller midlertidige e-postadressen

2. Ikke send en invitasjon ennå — så lenge den ansatte ikke er invitert eller har logget inn, vil de ikke motta noen varsler fra Huma, inkludert oppgavetildelinger og onboardingvarsler

3. Sett opp roller, onboarding og oppgaver som normalt

4. Når jobb-e-postadressen er klar, gå til den ansattes profil og oppdater e-postadressen under «Intro»

5. Siden den ansatte aldri har logget inn, vil e-postadressen oppdateres umiddelbart — ingen bekreftelse er nødvendig

6. Send invitasjonen når jobb-e-posten er på plass

💡 Så lenge den ansatte ikke er invitert eller har logget inn, sendes ingen varsler til den midlertidige e-postadressen. Det er trygt å sette opp onboarding, tildele oppgaver og konfigurere tilgang i mellomtiden.