Én håndbook, mange behov

Innholdsfortegnelse

• Slik får du plass til flere håndbøker i én

• Bruk en tom kategori som visuelt skille

• Vanlige scenarioer og hvordan du løser dem

Slik får du plass til flere håndbøker i én

I Huma har du én håndbok. Men det betyr ikke at alt må blandes sammen på ett sted. Håndboken er egentlig et system av kategorier og temaer der du bestemmer hvem som ser hva, noe som betyr at du kan gjenskape strukturen til flere håndbøker innenfor én og samme håndbok.

De viktigste verktøyene er:

• Kategorier — for å gruppere og skille innhold visuelt

• Tilgangsstyring — for å bestemme hvem som ser hvert tema

• Tomme kategorier — for å skape visuelle skiller som gir inntrykk av separate håndbøker

Bruk en tom kategori som visuelt skille

Et av de mest nyttige triksene i Huma er å opprette en kategori uten noen temaer i seg — bare et navn og en kort beskrivelse. Dette fungerer som et visuelt skille i håndboken, og gjør at det ser ut og oppleves som en egen seksjon eller håndbok.

Hvis du for eksempel ønsker en HMS-håndbok innenfor hovedhåndboken din, kan du opprette en kategori kalt «HMS-HÅNDBOK» med en kort beskrivelse som «HMS». Ansatte vil oppleve dette som en tydelig, atskilt seksjon — selv om det hele er en del av samme håndbok.

Slik ser det ut i praksis: 

💡 Administratorer kan se tomme kategorier, men de vil ikke være synlige for ansatte med mindre de inneholder minst ett publisert tema. Legg til minst ett publisert tema i kategorien for å gjøre skillet synlig for ansatte.

Vanlige scenarioer og hvordan du løser dem

Flere språk

Hvis organisasjonen din har ansatte i ulike land, kan du håndtere alle språkversjoner innenfor samme håndbok ved å styre tilgangen på temanivå.

• Opprett samme temastruktur for hvert språk

• Del den norske versjonen med lokasjonen Norge

• Del den svenske versjonen med lokasjonen Sverige

• Del innhold som gjelder for alle, som selskapets verdier, med alle

💡 Ansatte vil kun se temaene som er delt med dem, slik at en norsk ansatt kun ser norsk innhold, og en svensk ansatt kun ser svensk innhold.

💡 Sett språket på hvert tema for å gjøre det enda enklere for ansatte å finne innhold på sitt eget språk når de søker.

En HMS- eller sikkerhetshåndbok

Hvis du ønsker en egen HMS- eller sikkerhetshåndbok, kan du opprette den som en egen seksjon innenfor håndboken din ved å bruke trikset med tom kategori beskrevet ovenfor.

• Opprett en tom kategori kalt «HMS-HÅNDBOK» eller lignende for å fungere som et visuelt skille

• Legg til HMS-temaene dine som kategorier og temaer under den

• Del HMS-innhold med alle, eller med bestemte lokasjoner hvis det varierer fra sted til sted På denne måten opplever ansatte HMS-innholdet som en egen håndbok, selv om det ligger innenfor samme struktur.

Avdelings- eller teamhåndbøker

Hvis ulike avdelinger trenger sitt eget innhold, for eksempel en salgshåndbok eller en IT-onboardingguide, kan du opprette avdelingsspesifikke kategorier og styre hvem som ser dem.

• Opprett en kategori for hver avdeling, f.eks. «Salg», «IT», «Økonomi»

• Legg til de relevante temaene i hver kategori

• Del hver kategoris temaer med det relevante teamet

💡 Ansatte i Salg vil kun se temaene i Salg-kategorien. Ansatte i IT vil kun se IT-temaene. Alle kan fortsatt dele et felles sett med temaer øverst i håndboken.

Eksempel: Et norsk handelsselskap

Et handelsselskap med ansatte i Oslo, Bergen og Trondheim, samt et HR-team på hovedkontoret, strukturerer håndboken sin slik:

Hver gruppe ansatte ser kun det som er relevant for dem — men alt ligger i én håndbok som er enkel å vedlikeholde.