Sairauspoissaoloraportti
Yksinkertainen ja luotettava tapa viedä sairauspoissaolo- ja poissaolotiedot sekä lakisääteisiin tarpeisiin että analysointiin.
Sisällysluettelo
-
3. Miten työaikaprosentti ja päivämäärät vaikuttavat lukuihin
-
4. Osa-aikaiset työntekijät: tarkista, miten osa-aikaisuus on määritetty
Sairauspoissaoloraportti
Poissaolojen raportointi on perinteisesti ollut manuaalista, aikaa vievää ja virhealtista. Monet tiimit turvautuvat Exceliin ja erilaisiin kiertoteihin pelkästään vaatimusten täyttämiseksi.
Voit nyt viedä sairauspoissaolot Humasta yhdellä napsautuksella Excel-raporttina. Raportissa on joustavat suodattimet, ja sen rakenne on valmis SSB/NAV-raportointiin ja sisäiseen analyysiin. Tuloksena on nopeampi raportointi, tarkemmat ja luotettavammat tiedot sekä helpompi pääsy tietoihin sekä HR:lle että esihenkilöille.
Roolit
Sairauspoissaoloraportin vientiin käyttäjällä on oltava järjestelmärooli, jolla on täydet oikeudet Poissaolot-moduuliin.
| Käyttöoikeus | Rooli |
|
Järjestelmärooli: Poissaolot: Poissaolojen hallinta
|
Näin luot raportin
Sairauspoissaoloraportin vientiin tarvitset yllä mainitun järjestelmäroolin.
- Siirry Poissaolot-moduuliin
- Napsauta oikeassa yläkulmassa "Vie"
- Valitse "Sairauspoissaoloraportti"
- Suodata poissaolotyyppien, raporttiin otettavien henkilöiden, tilojen ja ajanjakson mukaan
- Raportin poissaolot ryhmitellään niiden keston mukaan. Mukauta ryhmittelyä määrittämällä omat raja-arvosi tai käytä maasi oletusarvoja
- Poissaolot sisällytetään raporttiin kokonaisuudessaan, myös ne, jotka osuvat valitulle ajanjaksolle vain osittain
- Napsauta "Luo raportti", niin saat viennin sähköpostiisi
⚠️ Huomaa
Jos poissaolo osuu valitulle ajanjaksolle vain osittain, se sisällytetään silti raporttiin kokonaisuudessaan. Pidä tämä mielessä, kun tulkitset lukuja pitkän poissaolojakson alussa tai lopussa.
Sairauspoissaoloraportin ymmärtäminen
Sairauspoissaoloraportti antaa sinulle jäsennellyn Excel-viennin sairauspoissaolo- ja poissaolotiedoista. Se on valmis SSB/NAV-raportointiin ja sisäiseen analyysiin. Tässä artikkelissa kerrotaan tarkasti, miten kukin sarake lasketaan, jotta voit luottaa lukuihin ja vastata esihenkilöiden ja vaatimustenmukaisuudesta vastaavien kysymyksiin.
Tiedostossa on kaksi välilehteä: Absence sick leave, jossa ovat tiedot ja yhteenvetorivit, sekä Details, jossa ovat käytetyt suodatinasetukset tarkasti. Näin vienti on toistettavissa ja tarkastettavissa.
Taulukon osiot on värikoodattu, jotta monen sarakkeen selaaminen olisi helpompaa. Poissaolot yhteensä, sairauspoissaolojen neljä kestoryhmää, tilapäinen hoitovapaa, vuosiloma, vanhempainvapaa ja palkallinen vapaa ovat kukin omalla taustasävyllään. Väri seuraa saraketta otsikossa, tietoriveillä ja sukupuolikohtaisilla yhteenvetoriveillä.
Ketkä ovat mukana?
Mukana ovat kaikki aktiiviset käyttäjät, jotka vastaavat suodattimiasi. Deaktivoidut käyttäjät voi ottaa mukaan käyttäjän tila -suodattimella. Oletuksena mukana ovat vain hyväksytyt poissaolot, mutta voit laajentaa suodattimella myös muihin tiloihin. Poissaolo, joka on vain osittain päällekkäin ajanjakson kanssa, otetaan mukaan, mutta vain ajanjaksolle osuvat päivät lasketaan.
Sarakkeiden selitykset
| Sarake | Sisältö |
|---|---|
| Tunnistetiedot | Työntekijätunnus, nimi, sähköposti, yritykset, tiimit, toimipisteet, sukupuoli |
| Työpäivät (Workdays) | Työpäivien määrä, jotka henkilön odotettiin työskentelevän ajanjaksolla, työaikataulun ja työaikaprosentin perusteella. Esimerkki: 80 %:n työsuhde ja 22 työpäivää ajanjaksolla antaa 17,6 työpäivää. |
| Poissaolotyöpäivät (Absence workdays) | Ajanjakson poissaolopäivät yhteensä kaikista valituista poissaolotyypeistä, painotettuna osittaisuuden asteella. Koko päivän poissaolo lasketaan 1,0:ksi päivää kohden. 50 %:n osittainen sairauspoissaolo lasketaan 0,5:ksi päivää kohden. Viikonloppuja ja arkipyhiä ei lasketa mukaan. |
| Poissaolo-% (Absence %) | Poissaolotyöpäivät / Työpäivät. Tämä on Excelin dynaaminen kaava, joten se päivittyy, jos muokkaat taulukkoa. |
| Sairaustyöpäivät yhteensä (Total sick workdays) | Sama kuin poissaolotyöpäivät, mutta rajattu sairauspoissaolotyyppeihin (sairauspoissaolo omalla ilmoituksella ja lääkärintodistuksella). Painotettu osittaisuuden asteella. |
| Omalla ilmoituksella yhteensä % (Total self certified %) | Omalla ilmoituksella olleiden sairauspoissaolojen työpäivät / Työpäivät. Tämä on Excelin dynaaminen kaava. |
| Sairauspoissaolo yhteensä % (Total sick leave %) | Lääkärintodistuksella olleiden sairauspoissaolojen työpäivät / Työpäivät. Tämä on Excelin dynaaminen kaava. |
| Sairaus yhteensä % (Total sick %) | Sairaustyöpäivät yhteensä / Työpäivät. Tämä on kokonaissairauspoissaoloprosenttisi. Tämä on Excelin dynaaminen kaava. |
| Sairauspoissaolot keston mukaan | Poissaolot ryhmitellään keston mukaan neljään ryhmään. Kustakin ryhmästä näytetään kerrat ja työpäivät erikseen omalla ilmoituksella ja lääkärintodistuksella olleille sairauspoissaoloille sekä ryhmän sairaus-% (Sick %). |
| Muut poissaolot (Other absence) | Tilapäinen hoitovapaa, vuosiloma, vanhempainvapaa, palkallinen vapaa ja palkaton vapaa: kerrat, työpäivät ja yhteensä-% tyypeittäin. |
| Sukupuolikohtainen yhteenveto | Mies / Nainen / Muu / Yhteensä. Käyttää Excelin dynaamisia kaavoja, joten yhteenveto päivittyy, jos muokkaat tietorivejä. |
Miten työaikaprosentti ja päivämäärät vaikuttavat lukuihin
Työpäivät-sarake ja siten myös poissaolo-% ja sairaus-% riippuvat sekä siitä, kuinka monta päivää työntekijä oli työsuhteessa ajanjakson aikana, että työaikaprosentista kunakin näistä päivistä.
- Työsuhteen päivämäärät rajaavat ajanjaksoa. Vain päivät, joina henkilöllä oli aktiivinen työsuhde, lasketaan. Jos joku aloitti 15. tammikuuta, työpäivät lasketaan vasta 15. tammikuuta alkaen, ei 1. tammikuuta alkaen. Sama koskee työsuhteen päättymistä: päättymispäivän jälkeisiä päiviä ei lasketa.
- Työaikaprosentti painottaa jokaista päivää. 80 %:n työsuhde 22 työpäivän ajalta antaa 17,6 työpäivää. 50 %:n työsuhde samalta ajalta antaa 11 työpäivää.
- Jos joku siirtyy kesken ajanjakson 100 %:sta 60 %:iin, jokainen päivä painotetaan sinä päivänä voimassa olevalla prosentilla.
- Jos henkilöllä on useita työsuhteita samanaikaisesti, esimerkiksi 60 % ja 40 %, prosentit lasketaan yhteen. Päivä, jolla on 60 % ja 40 %, tuottaa 1,0 työpäivää.
- Sekä poissaolon osittaisuuden aste että työaikaprosentti otetaan huomioon. 40 %:n työsuhde ja 100 %:n sairauspoissaolo antaa sairaus-%:ksi 100 %. 40 %:n työsuhde ja 50 %:n osittainen sairauspoissaolo antaa sairaus-%:ksi 50 %. Sairauspoissaoloprosentti kuvaa, kuinka suuren osan sovitusta työajastaan henkilö oli poissa — ei poissaoloa suhteessa kokoaikaiseen työsuhteeseen.
- Henkilöillä, joilla ei ole aktiivista työsuhdetta raportin ajanjaksolla, näkyy 0 työpäivää ja 0 % sekä poissaolo- että sairausprosenteissa. Tämä on yleensä merkki aukosta työhistoriassa. Jos näin käy, tarkista käyttäjän profiili.
Osa-aikaiset työntekijät: tarkista, miten osa-aikaisuus on määritetty
Humassa osa-aikaiset työsuhteet voi määrittää kahdella tavalla, ja valinta vaikuttaa siihen, miten sairauspoissaoloprosentti lasketaan.
1. Lyhennetty työaikataulu
Määritä työaikatauluun vain ne päivät, joina henkilö todella työskentelee, esimerkiksi maanantai–keskiviikko 60 %:n työsuhteessa, ja pidä työaikaprosentti 100 %:ssa. Huma laskee silloin automaattisesti oikean työpäivien määrän, ja sairauspoissaoloprosentti on oikein riippumatta siitä, miten poissaolo kirjataan.
2. Täysi työaikataulu ja alennettu prosentti
Pidä työaikataulu maanantaista perjantaihin, mutta aseta työaikaprosentiksi 60 %. Tässä tapauksessa poissaolokirjausten osittaisuuden asteen on vastattava työaikaprosenttia — muuten sairauspoissaoloprosentti voi ylittää 100 %. Tämä johtuu siitä, että Huma näkee poissaolon kirjattuna työpäiviksi merkityille päiville, ja kun jakajassa on vähemmän työpäiviä, prosentti nousee nopeasti liian suureksi.
⚠️ Jos osa-aikaisella työntekijällä on yllättävän suuri sairauspoissaoloprosentti, syynä on yleensä se, että poissaolo on kirjattu 100 %:na, vaikka työsuhde on määritetty täydellä työaikataululla ja alennetulla prosentilla.
SSB/NAV-raportointi
Rakenne ja oletusarvot — 3, 16 ja 56 kalenteripäivän raja-arvot, jako omalla ilmoituksella ja lääkärintodistuksella oleviin sairauspoissaoloihin sekä sukupuolikohtainen yhteenveto — on valittu vastaamaan SSB:n ja NAV:n raportointivaatimuksia. Voit käyttää vientiä sellaisenaan tai liittää tiedot omiin raporttipohjiisi.
Usein kysytyt kysymykset
Sairausprosenttini ei ole 100 %, vaikka olin sairauspoissaololla koko ajanjakson. Miksi?
Tarkista, että poissaolo on hyväksytty ja että se on päällekkäin raportin ajanjakson kanssa. Tarkista myös, että profiilin työaikataulu ja työaikaprosentti ovat oikein — ne määrittävät työpäivien jakajan.
5 päivän poissaolo päätyi 4–16 päivän ryhmään eikä 1–3 päivän ryhmään. Miksi?
1–3 päivän ryhmä kattaa enintään 3 kalenteripäivää. 5 päivää kuuluu 4–16 päivän ryhmään.
Poissaoloni kesti perjantaista maanantaihin. Kestoksi näytetään 4 päivää, mutta työpäiviä vain 2. Onko tämä virhe?
Ei. Kesto laskee kalenteripäivät (perjantai, lauantai, sunnuntai, maanantai = 4), kun taas työpäivät laskee todelliset työpäivät (perjantai ja maanantai = 2).
Miksi 50 %:n työntekijällä on suurempi sairausprosentti kuin kokoaikaisella työntekijällä, jolla on sama määrä sairauspäiviä?
50 %:n työntekijän työpäivien jakaja on puolet pienempi, joten sama määrä sairauspäiviä tuottaa kaksinkertaisen prosentin. Tämä on oikein ja vastaa SSB:n vakiintunutta raportointia.
Luvut eivät vastaa Tiedot-näkymää.
Tiedot käyttää usein eri aikaväliä tai eri tiloja. Tarkista suodattimet molemmissa paikoissa. Vienti laskee oletuksena vain hyväksytyt poissaolot.
Voinko muuttaa kestoryhmiä?
Kyllä, vienti-ikkunassa. Oletusarvot noudattavat norjalaista käytäntöä, mutta voit muokata niitä sisäisen raportoinnin tarpeisiin.
Voinko ottaa mukaan henkilöt, jotka ovat lähteneet yrityksestä?
Kyllä. Aseta käyttäjän tilaksi Deaktivoidut tai Kaikki ennen vientiä. Tästä on hyötyä vuoden lopun raporteissa.
Sisältyvätkö mukautetut poissaolotyypit tähän raporttiin?
Kyllä. Mukautetulla poissaolotyypillä kirjattu poissaolo ryhmitellään sen perustyypin alle. Esimerkiksi sairauspoissaoloon perustuvalla mukautetulla tyypillä kirjattu poissaolo lasketaan sarakkeeseen "Sairaustyöpäivät yhteensä" ja sairauspoissaoloprosentteihin, ja vuosilomaan perustuva mukautettu tyyppi sisältyy vuosiloman riviin kohdassa "Muut poissaolot" — sitä ei listata erikseen mukautetulla nimellään.