Sjukfrånvarorapport
Ett enkelt och pålitligt sätt att exportera data om sjukfrånvaro och frånvaro – både för rapporteringskrav och för insikter.
Innehållsförteckning
- Sjukfrånvarorapport
- Roller och åtkomst
- Så genererar du rapporten
- Så förstår du sjukfrånvarorapporten
- 1. Vilka ingår?
- 2. Kolumnerna förklarade
- 3. Så påverkar sysselsättningsgrad och datum siffrorna
- 4. Deltidsanställda: kontrollera hur deltiden är inställd
- Rapportering till SSB/NAV (Norge)
- Vanliga frågor
Sjukfrånvarorapport
Rapportering av frånvaro har traditionellt varit manuell, tidskrävande och full av fel. Många team förlitar sig på Excel och lappade arbetsflöden bara för att uppfylla kraven.
Nu kan du exportera sjukfrånvaro från Huma med en Excel-rapport med ett klick. Rapporten har flexibel filtrering och ger strukturerade data som är klara för rapportering och intern analys. Resultatet blir snabbare rapportering, mer korrekta och pålitliga data och enklare tillgång till insikter för både HR och chefer.
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Exportera sjukfrånvarorapporten (och övrig frånvarodata), ändra frånvaroinställningar, hantera frånvaro för kollegor, godkänna och avvisa ansökningar, överföra dagar och justera saldon manuellt | Systemroll: Frånvaro → Administrering av frånvaro |
Så genererar du rapporten
För att exportera sjukfrånvarorapporten måste du ha systemrollen ovan.
- Gå till modulen Frånvaro
- Klicka på «Exportera» uppe till höger
- Välj «Sjukfrånvarorapport»
- Filtrera på frånvarotyper, vilka som ska ingå i rapporten, statusar och tidsperiod
- Frånvaroregistreringarna i rapporten grupperas efter hur länge de varar. Anpassa grupperingen genom att ange egna gränser, eller använd ditt lands standard
- Frånvaroregistreringar tas med i rapporten i sin helhet, även de som bara delvis infaller under den angivna tidsperioden
- Klicka på «Generera rapport» – du får exporten via e-post
⚠️ Obs!
Om en frånvaroregistrering bara delvis ligger inom den valda tidsperioden tas frånvaron ändå med i sin helhet i rapporten. Tänk på det när du tolkar siffror i början eller slutet av en längre frånvaroperiod.
Så förstår du sjukfrånvarorapporten
Sjukfrånvarorapporten ger dig en strukturerad Excel-export av data om sjukfrånvaro och frånvaro, klar för rapportering och intern analys. Här förklarar vi exakt hur varje kolumn beräknas, så att du kan lita på siffrorna och svara på frågor från chefer och de som ansvarar för regelefterlevnad.
Filen innehåller två flikar: «Absence sick leave» med data och summeringsrader, och «Details» med exakt vilka filter som användes, så att exporten kan återskapas och granskas.
Varje del av kalkylarket är färgkodad så att det blir lättare att överblicka många kolumner. Total frånvaro, de fyra grupperna för sjukfrånvarons längd, VAB, semester, föräldraledighet och betald ledighet har var sin bakgrundsfärg. Färgen följer kolumnen genom rubriken, dataraderna och summeringsraderna per kön.
💡 Kolumn- och fliknamnen i filen visas på engelska.
1. Vilka ingår?
Alla aktiva användare som matchar dina filter ingår. Inaktiverade användare kan tas med via filtret för kontostatus. Som standard ingår bara godkänd frånvaro, men du kan lägga till andra statusar i filtret. En frånvaro som bara delvis överlappar perioden tas med, men bara de dagar som ligger inom perioden räknas.
2. Kolumnerna förklarade
| Kolumn | Innehåll |
|---|---|
| Identifiering | Anställnings-ID, namn, e-post, företag, team, platser, kön |
| Workdays | Antalet arbetsdagar som personen förväntades arbeta under perioden, utifrån arbetsschema och sysselsättningsgrad. Exempel: en tjänst på 80 % med 22 arbetsdagar under perioden ger 17,6 arbetsdagar. |
| Absence workdays | Det totala antalet frånvarodagar under perioden för alla valda frånvarotyper, viktat efter procentsats. Frånvaro på heldag räknas som 1,0 per dag. En sjukskrivning på 50 % räknas som 0,5 per dag. Helger och helgdagar räknas inte. |
| Absence % | Absence workdays / Workdays. Det här är en aktiv Excel-formel, så den uppdateras om du ändrar i kalkylarket. |
| Total sick workdays | Samma som Absence workdays, men bara för typer av sjukfrånvaro (sjukanmälan och sjukskrivning med läkarintyg). Viktat efter procentsats. |
| Total self certified % | Arbetsdagar med sjukanmälan / Workdays. Det här är en aktiv Excel-formel. |
| Total sick leave % | Arbetsdagar med sjukskrivning med läkarintyg / Workdays. Det här är en aktiv Excel-formel. |
| Total sick % | Total sick workdays / Workdays. Det här är er totala sjukfrånvaro i procent. Det här är en aktiv Excel-formel. |
| Sjukfrånvaro efter längd | Frånvaroregistreringarna grupperas efter längd i fyra grupper. Varje grupp visar antal tillfällen och arbetsdagar separat för sjukanmälan och sjukskrivning med läkarintyg, samt en sjukfrånvaroprocent för gruppen. |
| Övrig frånvaro | För VAB, semester, föräldraledighet, betald ledighet och obetald ledighet: antal tillfällen, arbetsdagar och total procent per typ. |
| Summering per kön | Male / Female / Other / Total. Använder aktiva Excel-formler, så summeringen uppdateras om du ändrar dataraderna. |
3. Så påverkar sysselsättningsgrad och datum siffrorna
Kolumnen Workdays – och därmed Absence % och Sick % – beror både på hur många dagar den anställda var anställd under perioden och på sysselsättningsgraden varje dag.
- Tjänstens datum avgränsar perioden. Bara dagar då personen hade en aktiv tjänst räknas. Den som började den 15 januari får arbetsdagar från den 15 januari, inte från den 1 januari. Detsamma gäller vid uppsägning – dagar efter slutdatumet räknas inte.
- Sysselsättningsgraden viktar varje dag. En tjänst på 80 % under 22 arbetsdagar ger 17,6 arbetsdagar. En tjänst på 50 % under samma period ger 11 arbetsdagar.
- Om någon går från 100 % till 60 % mitt i perioden viktas varje dag efter den sysselsättningsgrad som gällde den dagen.
- Om personen har flera tjänster samtidigt, till exempel 60 % och 40 %, läggs procentsatserna ihop. En dag med 60 % och 40 % ger 1,0 arbetsdag.
- Både frånvarons procentsats och sysselsättningsgraden används. En tjänst på 40 % med 100 % sjukskrivning ger 100 % i Sick %. En tjänst på 40 % med 50 % sjukskrivning ger 50 % i Sick %. Sjukfrånvaroprocenten visar hur stor del av personens avtalade tid hen var borta – inte frånvaron i förhållande till en heltidstjänst.
- Personer utan aktiv tjänst under rapportperioden visar 0 arbetsdagar och 0 % för både frånvaro och sjukfrånvaro. Det tyder oftast på ett glapp i anställningshistoriken – kontrollera i så fall användarens profil.
4. Deltidsanställda: kontrollera hur deltiden är inställd
Det finns två sätt att ställa in deltidstjänster i Huma, och valet påverkar hur sjukfrånvaroprocenten beräknas.
1. Reducerat arbetsschema
Ställ in arbetsschemat så att det bara omfattar de dagar personen faktiskt arbetar, till exempel måndag–onsdag för en tjänst på 60 %, och behåll sysselsättningsgraden på 100 %. Huma beräknar då automatiskt rätt antal arbetsdagar, och sjukfrånvaroprocenten blir rätt oavsett hur frånvaron registreras.
2. Fullt arbetsschema med reducerad sysselsättningsgrad
Behåll arbetsschemat måndag–fredag men ställ in sysselsättningsgraden på 60 %. Då måste frånvaroregistreringarna ha en procentsats som motsvarar sysselsättningsgraden – annars kan sjukfrånvaroprocenten bli högre än 100 %. Det beror på att Huma ser frånvaro registrerad på dagar som är markerade som arbetsdagar, och med färre arbetsdagar i nämnaren blir procenten snabbt för hög.
⚠️ Om en deltidsanställd har en förvånansvärt hög sjukfrånvaroprocent beror det oftast på att frånvaron har registrerats med 100 % medan tjänsten är inställd med fullt arbetsschema och reducerad sysselsättningsgrad.
Rapportering till SSB/NAV (Norge)
Strukturen och standardvärdena – gränser på 3, 16 och 56 kalenderdagar, uppdelning mellan sjukanmälan och sjukskrivning med läkarintyg samt summering per kön – är valda för att stämma med kraven för rapportering till norska SSB och NAV. Du kan använda exporten som den är eller klistra in data i egna rapportmallar.
Vanliga frågor
Min sjukfrånvaroprocent är inte 100 % trots att jag var helt sjukskriven hela perioden. Varför?
Kontrollera att frånvaron är godkänd och att den överlappar rapportperioden. Kontrollera också att arbetsschemat och sysselsättningsgraden i profilen stämmer – de styr nämnaren för arbetsdagar.
En frånvaro på 5 dagar hamnade i gruppen 4–16 dagar, inte 1–3 dagar. Varför?
Gruppen 1–3 dagar omfattar upp till och med 3 kalenderdagar. 5 dagar hör till gruppen 4–16 dagar.
Min frånvaro varade från fredag till måndag. Längden visar 4 dagar men bara 2 arbetsdagar. Är det ett fel?
Nej. Längden räknas i kalenderdagar (fredag, lördag, söndag, måndag = 4), medan arbetsdagar räknar faktiska arbetsdagar (fredag och måndag = 2).
Varför har en anställd på 50 % högre sjukfrånvaroprocent än en heltidsanställd med samma antal sjukdagar?
Nämnaren för arbetsdagar halveras för den som arbetar 50 %, så samma antal sjukdagar ger dubbelt så hög procent. Det är korrekt och följer vanlig praxis för sjukfrånvarostatistik.
Siffrorna stämmer inte med dashboarden i Insikter.
Insikter använder ofta en annan tidsram eller andra statusar. Kontrollera filtren på båda ställena. Exporten räknar som standard bara godkänd frånvaro.
Kan jag ändra grupperna för längd?
Ja, i exportdialogen. Standardvärdena följer norsk praxis, men du kan anpassa dem efter era interna rapporteringsbehov.
Kan jag ta med personer som har slutat?
Ja. Ställ in kontostatus på Inaktiverade konton eller Alla innan du exporterar. Det är användbart för årsrapporter.
Ingår egna frånvarotyper i den här rapporten?
Ja. Frånvaro som registreras på en egen frånvarotyp grupperas under sin bastyp. Frånvaro på en egen typ som bygger på Sjukskrivning räknas till exempel in i «Total sick workdays» och procentsatserna för sjukfrånvaro, och en egen typ som bygger på Semester ingår i raden för semester under övrig frånvaro – den visas inte separat med sitt eget namn.