Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Hva er en oppgave i Huma?
- Hvor oppgavene kommer fra
- Hvor du finner oppgavene dine
- Varsler
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Opprette oppgaver og tildele dem til hvem som helst | Alle ansatte. Ingen rolle kreves |
| Se alle oppgaver i onboarding- og offboardingprosesser | Systemrolle: Brukere → Administrasjon av brukere |
💡 Alle ansatte kan opprette en oppgave og tildele den til seg selv, en annen person eller en gruppe. Du trenger ingen spesiell rolle.
Hva er en oppgave i Huma?
En oppgave i Huma er noe som skal gjøres. Den har en tittel, eventuelt en beskrivelse og en frist, og en person eller gruppe som er ansvarlig for å fullføre den. Med oppgaver kan du bestemme hva som skal gjøres, av hvem og innen når. Det blir også enkelt å følge opp fremdriften.
Alle oppgaver i Huma samles i Oppgaver-modulen, uansett hvor de ble opprettet. De ansatte finner derfor alle oppgavene sine på ett sted. Det gjelder både oppgaver som er opprettet manuelt, og oppgaver som er laget automatisk av en prosess, en onboarding eller et møte.
Hvor oppgavene kommer fra
Oppgaver i Huma kan opprettes på flere måter. Noen opprettes manuelt, mens andre lages automatisk når en prosess eller arbeidsflyt starter.
-
Opprettet manuelt
Alle kan opprette en oppgave direkte i Oppgaver-modulen eller fra Folk-modulen, og tildele den til en person eller gruppe.
-
Laget automatisk
Disse delene av Huma lager oppgaver automatisk når de startes eller utløses:
| Kilde | Når oppgavene lages |
|---|---|
| Onboarding | Når en onboarding startes for en nyansatt. Oppgavene fordeles til den nyansatte, nærmeste leder eller andre utvalgte personer |
| Offboarding | Når en offboarding startes. Oppgavene fordeles til den avgående ansatte og andre relevante personer |
| Prosesser | Når en prosess startes. Oppgavene fordeles ut fra prosessmalen og referansedatoen |
| Sykefraværsoppfølging | Når sykefraværsoppfølgingen er aktiv. Oppgavene tildeles automatisk til den ansvarlige personen med faste mellomrom |
| Møter | Når møteverten oppretter oppfølgingsoppgaver under eller etter et møte. Oppgavene vises for personen som får dem |
💡 Hvis en ansatt får en oppgave vedkommende ikke kjenner igjen, er den trolig laget av en av kildene over. Den ansatte kan sjekke detaljene i oppgaven for å se hvilken prosess eller modul den kom fra.
Hvor du finner oppgavene dine
| Hvor | Hva du ser |
|---|---|
| Oppgaver-modulen → Dine oppgaver | Alle oppgaver som er tildelt deg, uansett kilde |
| Oppgaver-modulen → Tildelt andre | Alle oppgaver du har opprettet og tildelt andre |
| Dashboard | Oppgaver du ikke har fullført, med frister som nærmer seg |
| Profilen til en ansatt → fanen «Oppgaver» | Alle oppgaver som er tildelt denne ansatte |
| Onboarding- / Offboarding-modulen | Oppgaver i en bestemt onboarding- eller offboardingprosess |
Varsler
| Hendelse | Hvem får varselet |
|---|---|
| Oppgave tildelt | Personen eller gruppen oppgaven er tildelt |
| Påminnelse 2 dager før fristen | Personen oppgaven er tildelt |
| Påminnelse på fristdagen | Personen oppgaven er tildelt |
| Påminnelse 3 dager etter fristen | Personen oppgaven er tildelt |
💡 Den som opprettet oppgaven, får ikke varsel når oppgaven er fullført. For å følge opp oppgaver du har tildelt, går du til Oppgaver-modulen → «Tildelt andre».
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor fikk en ansatt en oppgave vedkommende ikke ventet?
Oppgaver i Huma kan lages automatisk av onboarding, offboarding, prosesser, sykefraværsoppfølging eller møter. Den ansatte kan sjekke detaljene i oppgaven for å se hvilken modul eller prosess den kom fra.
Kan en oppgave tildeles en gruppe?
Ja. Oppgaver kan tildeles en bestemt person eller en gruppe, for eksempel et team eller en lokasjon. Når en oppgave er tildelt en gruppe, ser alle medlemmene den, men bare én person trenger å fullføre den.
Får jeg varsel når noen fullfører en oppgave jeg har tildelt?
Nei. Huma sender ikke varsel når en oppgave er fullført. For å følge opp går du til «Tildelt andre» i Oppgaver-modulen. Der ser du hvilke oppgaver som er fullført.
Noen oppgaver lages på et språk jeg ikke forventet. Kan jeg endre det?
Ja. Oppgaver som lages automatisk av for eksempel sykefraværsoppfølging eller onboarding, får samme språk som malen eller prosessen. Hvis språket ikke passer organisasjonen, kan du redigere oppgaven og skrive tittelen og beskrivelsen på språket du trenger.
Slik redigerer du en oppgave:
- Gå til Oppgaver-modulen og finn oppgaven
- Klikk på de tre prikkene ved siden av oppgaven
- Klikk «Rediger oppgave»
- Oppdater tittelen og beskrivelsen, og klikk «Lagre»
💡 Endringen gjelder bare denne ene oppgaven. Malen og fremtidige oppgaver av samme type endres ikke.