Hvordan tildele og få rollen «List alle dokumenter»

Innholdsfortegnelse

• Dokumenttilgang i Huma
• Hva dette betyr for dine ansatte
• Ditt ansvar som behandlingsansvarlig
• Hvem kan tildele rollen?
• Fremgangsmåte for å bli tildelt rolle

Dokumenttilgang i Huma

Brukere med tillatelsen «List alle dokumenter» (typisk HR) kan få tilgang til alle dokumenter i Huma — inkludert filer ansatte har lastet opp til sine personlige områder. Dette sikrer at organisasjoner kan beholde viktig forretningsinformasjon dersom ansatte slutter, bytter rolle eller er utilgjengelige.

Hva dette betyr for dine ansatte

Dokumenter i personlige områder er ikke bare synlige for dem med direkte tilgang eller tilgang gjennom en rolle i en gruppe eller selskapet. Sørg for at du og dine ansatte er klar over dette.

Vi anbefaler at du:

• Informerer ansatte om dette hvis de ikke allerede er klar over det
• Ber ansatte gjennomgå sine personlige dokumenter og fjerne alt som er sensitivt, svært personlig, eller ikke jobbrelatert
• Gjennomgår hvordan tillatelsen «List alle dokumenter» tildeles og brukes, inkludert hvem som har tilgang og hvordan dette logges

Ditt ansvar som behandlingsansvarlig

Huma opptrer som databehandler, mens din organisasjon forblir behandlingsansvarlig. Tilgang til ansattes personlige områder reguleres av GDPR og nasjonale personvernlover for arbeidslivet, som blant annet:

• Norge — Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale (e-postforskriften)
• Finland — Act on the Protection of Privacy in Working Life (759/2004)
• Sverige — Dataskyddslagen (2018:218), som supplerer GDPR, sammen med veiledning fra Sveriges personvernmyndighet (IMY)

Du er ansvarlig for å sikre at bruk av tillatelsen «List alle dokumenter» er i samsvar med disse reglene. I Norge krever tilgang til en ansatts personlige område vanligvis en spesifikk, sak-til-sak-begrunnelse og forhåndsvarsel der det er mulig. Å ha tillatelsen rettferdiggjør ikke automatisk tilgang — hver bruk må oppfylle de juridiske kravene.

Hvis du har spørsmål om å sette opp tillatelser i Huma, ta gjerne kontakt med oss.

Hvem kan tildele rollen?

1. Dokumenteiere eller administratorer: Muligheten til å tildele rollen «List alle dokumenter» ligger vanligvis hos dokumenteiere eller administratorer. Hvis du trenger denne rollen, bør du kontakte dokumenteieren eller en administrator som har de nødvendige tillatelsene til å gjøre endringer i brukerroller.
2. Krav om systemrolle: For å få tilgang til alle dokumenter må du ha systemrollen «List alle dokumenter». Denne rollen gir en ekstra fane i dokumentmodulen, som lar deg se alle dokumenter i systemet og hvem som har tilgang til dem.

Fremgangsmåte for å bli tildelt rolle

1. Be om tilgang: Hvis du ikke allerede har rollen «List alle dokumenter», ta kontakt med systemadministratoren din eller personen som er ansvarlig for å administrere roller i organisasjonen din. De kan gi deg de nødvendige tillatelsene.
2. Bulkendringer: Hvis du er administrator eller har de riktige tillatelsene, kan du utføre bulkendringer på dokumenttilgang. Dette innebærer å velge flere dokumenter og endre tilgangsrettigheter til å inkludere deg selv eller andre som trenger tilgang.