Innholdsfortegnelse
- Forstå dokumenttilgang i Huma
- Systemroller
- Brukerroller
- Direkte dokumenttilgang
- Hvorfor administratorer ikke automatisk får tilgang til alle dokumenter
- Ofte stilte spørsmål
Forstå dokumenttilgang i Huma
Tilgang til dokumenter i Huma styres av tre separate mekanismer som fungerer svært forskjellig. Å forstå forskjellen er nøkkelen til å sette opp dokumenttilgang riktig i organisasjonen din.
| Rolle | Hva den styrer |
|---|---|
| Systemrolle | Organisasjonsomfattende innstillinger, for eksempel muligheten til å se en liste over alle dokumenter eller administrere maler for smarte dokumenter |
| Brukerrolle | Tilgang til dokumenter delt med bestemte grupper, for eksempel muligheten til å se og redigere dokumenter delt med et team eller en lokasjon |
| Direkte dokumenttilgang | Tilgang gitt eksplisitt innenfor et bestemt dokument, til en person, gruppe eller alle |
💡 Å ha en systemrolle gir deg ikke automatisk tilgang til innholdet i dokumenter. Systemroller og brukerroller fungerer uavhengig av hverandre.
Systemroller
Det finnes tre systemtilganger under rollen som er relevante for dokumenter:
-
Dokumenter → Digital signering
Gir deg muligheten til å konfigurere og administrere digital signering av dokumenter i Huma.
-
Dokumenter → Smarte maler og stiler
Gir deg muligheten til å opprette, redigere og slette maler for smarte dokumenter og dokumentstiler som kan brukes på tvers av organisasjonen.
-
Dokumenter → List alle dokumenter
Gir deg en oversikt over alle dokumenter i organisasjonen, inkludert navn, opprettelsesdato, kategori og tilgangsinnstillinger. Det gir deg ikke tilgang til innholdet i dokumentene. Hvis du prøver å åpne et dokument du ikke er eksplisitt gitt tilgang til, vil du se meldingen: «Begrenset dokument. Kun brukere som er gitt tilgang kan se det.»
💡 Systemrollen «List alle dokumenter» er ikke inkludert i Humas forhåndsdefinerte rolle Systemadministrator som standard. Du må enten bruke en annen systemrolle eller opprette en ny for å få denne tilgangen.
🔗 Les mer om den kommende endringen i rollen «List alle dokumenter».
🔗 Les mer om systemroller i Huma.
Brukerroller
En brukerrolle med dokumenttilgang gir deg muligheten til å se og administrere dokumenter delt innad i bestemte grupper, for eksempel et team, en lokasjon eller hele organisasjonen.
| Tilgangsnivå | Hva du kan gjøre |
|---|---|
| Kun se | Se dokumenter delt med gruppen. Kan ikke redigere, endre tilgangsinnstillinger eller slette. |
| Se og rediger | Se og redigere dokumenter, administrere tilgangsinnstillinger og slette dokumenter delt med gruppen. |
Eksempel: Hvordan brukerroller fungerer i praksis
Anna er en HR-leder med en brukerrolle med «Se og rediger»-tilgang til dokumenter, gitt over Markedsføring-teamet.
Erik er en teamleder i Markedsføring uten noen brukerrolle for dokumenter.
| Dokument delt med | Kan Anna se det? | Kan Erik se det? |
|---|---|---|
| Alle i organisasjonen | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Markedsføring-teamet | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Admins i Markedsføring-teamet | ✅ Ja — hun har en brukerrolle med dokumenttilgang over Markedsføring | ❌ Nei — han har ingen brukerrolle for dokumenter |
| Kun Erik individuelt | ❌ Nei — med mindre eksplisitt lagt til | ✅ Ja |
| Kun Anna individuelt | ✅ Ja | ❌ Nei — med mindre eksplisitt lagt til |
💡 En brukerrolle med dokumenttilgang gir deg kun tilgang til dokumenter som er eksplisitt delt med gruppen du er gitt tilgang over. Den gir deg ikke tilgang til alle dokumenter i organisasjonen.
Direkte dokumenttilgang
Tilgang gitt eksplisitt innenfor et bestemt dokument, til en spesifikk person, gruppe eller alle i organisasjonen. Dette er det mest detaljerte tilgangsnivået i Huma, og er alltid påkrevd uavhengig av hvilke system- eller brukerroller en person har.
🔗 Denne artikkelen fokuserer primært på system- og brukerroller for dokumenter. Hvis du vil lære mer om direkte tilgangsnivåer, klikk her.
Hvorfor systemadministratorer ikke automatisk får tilgang til alle dokumenter
Selv brukere med full systemadministratortilgang kan ikke åpne et dokument med mindre de er eksplisitt gitt tilgang til det.
Dette er med hensikt. Dokumenter kan inneholde sensitiv informasjon som arbeidskontrakter og lønnsdetaljer, og Huma sikrer at kun de rette personene har tilgang.
En bruker kan få tilgang til et dokument hvis de er:
- Delt direkte med det som enkeltperson
- Medlem av en gruppe dokumentet er delt med
- Admin av en gruppe dokumentet er delt med, og de har en brukerrolle med dokumenttilgang over den gruppen
💡 Hvis du trenger at en person skal ha tilgang til dokumenter på tvers av organisasjonen, gi dem en brukerrolle med dokumenttilgang gitt over hele organisasjonen. På denne måten vil de ha tilgang til alle dokumenter delt med organisasjonen eller med gruppeadmins.
🔗 Les mer om hvordan du setter opp dokumentadministratorer.
Ofte stilte spørsmål
Jeg har en systemrolle med «List alle dokumenter» — hvorfor kan jeg ikke åpne et bestemt dokument?
Rollen «List alle dokumenter» gir deg kun en oversikt over dokumenter. For å få tilgang til innholdet i et dokument må du gis eksplisitt tilgang til det i selve dokumentet.
Har en systemadministrator automatisk tilgang til alle dokumenter?
Nei. Systemroller og dokumenttilgang er helt separate. Selv en full systemadministrator kan ikke få tilgang til et dokument med mindre de er eksplisitt gitt tilgang til det.
Kan jeg gi noen tilgang til alle dokumenter på én gang?
Ja, ved å bruke funksjonen «Utvid tilgang». Dette utvider tilgangen til å inkludere dokumentadministratorer på tvers av organisasjonen. Du kan også oppdatere tilgang for flere dokumenter samtidig ved hjelp av bulkhandlinger i Dokumenter-modulen.
🔗 Les mer om hvordan du overfører dokumenttilgang.