Innholdsfortegnelse
- Når du bør overføre dokumenteierskap
- Overføre eierskap av ett enkelt dokument
- Overføre eierskap av flere dokumenter samtidig
- Hva som skjer når du overfører eierskap
- Utvid tilgang
- Ofte stilte spørsmål
Når du bør overføre dokumenteierskap
Dokumenteierskap bør overføres når:
- En ansatt slutter i organisasjonen og eier dokumenter som andre trenger tilgang til
- En ansatt bytter rolle og ikke lenger er riktig eier for bestemte dokumenter
- En ny dokumentadministrator overtar ansvaret for et sett med dokumenter
- Et dokument ble lastet opp ved en feil av feil person
⚠️ Hvis en dokumenteiers konto deaktiveres uten at eierskapet overføres først, vil ingen kunne administrere, redigere eller slette disse dokumentene. Vi anbefaler på det sterkeste å overføre eierskap før en brukerkonto deaktiveres.
🔗 Les mer om ansattdata etter at noen slutter i Huma.
Overføre eierskap av ett enkelt dokument
Kun den nåværende dokumenteieren, eller brukere med «Se og rediger»-tilgang til dokumentet, kan overføre eierskap.
- Gå til Dokumenter-modulen og åpne dokumentet
- Klikk «Dokumentinnstillinger» i menyen til høyre
- Klikk «Tilgang», begynn å skrive for å søke etter den nye eieren, og gi dem «Se og rediger»-tilgang
- Velg om du vil beholde «Kun se»-tilgang til dokumentet etter overføringen — hvis du ikke beholder tilgang, mister du tilgangen til dokumentet umiddelbart
- Klikk «Lagre»
⚠️ Når du har overført eierskapet, vil du ikke lenger kunne redigere dokumentets detaljer med mindre du er gitt «Se og rediger»-tilgang, eller den nye eieren legger deg til igjen.
Overføre eierskap av flere dokumenter samtidig
Du kan overføre eierskap av flere dokumenter i bulk, noe som er nyttig når en ansatt slutter og eier mange dokumenter.
- Gå til Dokumenter-modulen
- Filtrer etter «Kun eid av» og velg den ansatte hvis dokumenter du vil overføre
- Velg alle relevante dokumenter ved hjelp av avmerkingsboksen øverst i listen
- Klikk «Tilgang» i handlingsfeltet nederst på skjermen
- Søk etter og velg den nye eieren
- Velg om du vil beholde «Kun se»-tilgang til de overførte dokumentene
- Klikk «Lagre»
💡 Du kan kun overføre eierskap av dokumenter du selv eier. Hvis du trenger å overføre dokumenter eid av noen andre, må du først bli gitt eierskap til de dokumentene, eller bruke en systemrolle med «List alle dokumenter»-tilgang for å identifisere hvilke dokumenter som må overføres.
Hva som skjer når du overfører eierskap
| Tidligere eier | Ny eier | |
|---|---|---|
| Eierskap | ❌ Ikke lenger eier | ✅ Blir eier |
| Se og rediger-tilgang | ❌ Mistes, med mindre «Behold visningstilgang» er valgt | ✅ Har alltid full tilgang |
| Kan administrere tilgangsinnstillinger | ❌ Ikke lenger mulig | ✅ Ja |
| Kan slette dokumentet | ❌ Ikke lenger mulig | ✅ Ja |
💡 Hvis du velger «Behold visningstilgang» ved overføring, beholder du «Kun se»-tilgang til dokumentet. Den nye eieren kan tilbakekalle denne tilgangen når som helst.
Utvid tilgang
I Dokumenter-modulen kan du se en knapp merket «Utvid tilgang» øverst på siden. Denne knappen vises når du eier ett eller flere dokumenter der du er den eneste personen med «Se og rediger»-tilgang.
Slik utvider du tilgang:
- Naviger til de tre prikkene ved siden av tittelen «Dokumenter»
- Klikk «Utvid tilgang»
- Kryss av for «Jeg forstår og ønsker å fortsette»
- Klikk «Utvid tilgang»
💡Merk
- Tilgangen vil bli utvidet til å inkludere alle brukere som har en rolle som dokumentadministrator over organisasjonen. Fremover vil disse administratorene også ha «Se og rediger»-tilgang til disse dokumentene.
-
Dette er særlig nyttig når en dokumenteier er i ferd med å slutte i organisasjonen, og du vil sikre kontinuitet i tilgangen uten å manuelt oppdatere hvert enkelt dokument.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg overføre eierskap av dokumenter jeg ikke eier?
Nei. Du kan kun overføre eierskap av dokumenter du selv eier. For å overføre dokumenter eid av noen andre, må den personen først overføre eierskapet til deg, eller en administrator må bruke systemrollen «List alle dokumenter» for å identifisere og administrere de dokumentene.
Hva skjer med dokumenter eid av en deaktivert bruker?
Dokumentene forblir i Huma, men blir i praksis låst — ingen kan administrere tilgang, redigere innstillinger eller slette dem. Dette er hvorfor det er avgjørende å overføre eierskap før en brukerkonto deaktiveres.
Kan den nye eieren tilbakekalle tilgangen min etter at jeg har overført eierskap?
Ja. Selv om du velger «Kun se»-tilgang ved overføring, kan den nye eieren fjerne tilgangen din når som helst.
Kan jeg overføre eierskap til noen utenfor organisasjonen min?
Nei. Eierskap kan kun overføres til aktive brukere innenfor samme organisasjon i Huma.