Innehållsförteckning
- När du ska överföra ägarskap för dokument
- Överför ägarskapet för ett dokument
- Överför ägarskapet för flera dokument samtidigt
- Vad som händer när du överför ägarskapet
- Utöka åtkomst
- Vanliga frågor
När du ska överföra ägarskap för dokument
Ägarskapet för dokument bör överföras när:
- En anställd lämnar organisationen och äger dokument som andra behöver komma åt
- En anställd byter roll och inte längre är rätt ägare för vissa dokument
- En ny dokumentadministratör tar över ansvaret för ett antal dokument
- Ett dokument av misstag laddades upp av fel person
⚠️ Om en dokumentägares konto inaktiveras utan att ägarskapet först har överförts kan ingen hantera, ändra eller ta bort dokumenten. Vi rekommenderar starkt att du överför ägarskapet innan du inaktiverar ett användarkonto.
🔗 Läs mer om uppgifter om anställda som slutar.
Överför ägarskapet för ett dokument
Bara den nuvarande dokumentägaren, eller användare med åtkomsten «Se och ändra» till dokumentet, kan överföra ägarskapet.
- Gå till modulen Dokument och öppna dokumentet
- Klicka på «Dokumentinställningar» i menyn till höger
- Klicka på «Åtkomst», börja skriva för att söka efter den nya ägaren och ge hen åtkomsten «Se och ändra»
- Välj om du vill behålla åtkomsten «Bara se» till dokumentet efter överföringen – om du inte behåller den förlorar du åtkomsten till dokumentet direkt
- Klicka på «Spara»
⚠️ När du har överfört ägarskapet kan du inte längre ändra dokumentets detaljer, om du inte har fått åtkomsten «Se och ändra» eller den nya ägaren lägger till dig igen.
Överför ägarskapet för flera dokument samtidigt
Du kan överföra ägarskapet för flera dokument på en gång, vilket är användbart när en anställd som slutar äger många dokument.
- Gå till modulen Dokument
- Filtrera på «Ägs endast av» och välj den anställda vars dokument du vill överföra
- Markera alla aktuella dokument med kryssrutan högst upp i listan
- Klicka på «Åtkomst» i åtgärdsfältet längst ner på skärmen
- Sök efter och välj den nya ägaren
- Välj om du vill behålla visningsåtkomst till de överförda dokumenten
- Klicka på «Spara»
💡 Du kan bara överföra ägarskapet för dokument som du själv äger. Om du behöver överföra dokument som någon annan äger måste du först få ägarskapet för dem – eller så kan en användare med systembehörigheten «Hantera alla dokument» överskriva åtkomsten och byta ägare.
🔗 Läs mer om systemrollen «Hantera alla dokument».
Vad som händer när du överför ägarskapet
| Tidigare ägare | Ny ägare | |
|---|---|---|
| Ägarskap | ❌ Inte längre ägare | ✅ Blir ägare |
| Åtkomsten «Se och ändra» | ❌ Förloras, om inte «Behåll visningsåtkomst» är valt | ✅ Har alltid full åtkomst |
| Kan hantera åtkomstinställningar | ❌ Inte längre möjligt | ✅ Ja |
| Kan ta bort dokumentet | ❌ Inte längre möjligt | ✅ Ja |
💡 Om du väljer «Behåll visningsåtkomst» när du överför behåller du åtkomsten «Bara se» till dokumentet. Den nya ägaren kan när som helst ta bort den åtkomsten.
Utöka åtkomst
I modulen Dokument kan du se knappen «Utöka åtkomst» högst upp på sidan. Knappen visas när du äger ett eller flera dokument där du är den enda med åtkomsten «Se och ändra».
Så utökar du åtkomsten:
- Klicka på de tre prickarna bredvid rubriken «Dokument»
- Klicka på «Utöka åtkomst»
- Markera rutan «Jag förstår och vill fortsätta.»
- Klicka på «Utöka åtkomst»
Åtkomsten utökas så att den omfattar alla användare som har en roll som dokumentadministratör över organisationen. Framöver har även de administratörerna åtkomsten «Se och ändra» till dokumenten.
💡 Det är särskilt användbart när en dokumentägare ska lämna organisationen och du vill säkra åtkomsten utan att uppdatera varje dokument manuellt.
Vanliga frågor
Kan jag överföra ägarskapet för dokument som jag inte äger?
Nej. Du kan bara överföra ägarskapet för dokument som du själv äger. För att överföra dokument som någon annan äger måste den personen först överföra ägarskapet till dig, eller så kan en administratör med systembehörigheten «Hantera alla dokument» överskriva åtkomsten och byta ägare.
Vad händer med dokument som ägs av en inaktiverad användare?
Dokumenten finns kvar i Huma men blir i praktiken låsta – ingen kan hantera åtkomsten, ändra inställningarna eller ta bort dem. Därför är det mycket viktigt att överföra ägarskapet innan ett användarkonto inaktiveras.
Kan den nya ägaren ta bort min åtkomst efter att jag har överfört ägarskapet?
Ja. Även om du väljer «Behåll visningsåtkomst» när du överför kan den nya ägaren ta bort din åtkomst när som helst.
Kan jag överföra ägarskapet till någon utanför organisationen?
Nej. Ägarskapet kan bara överföras till aktiva användare i samma organisation i Huma.