Sisällysluettelo
- Milloin asiakirjan omistajuus kannattaa siirtää
- Siirrä yksittäisen asiakirjan omistajuus
- Siirrä usean asiakirjan omistajuus kerralla
- Mitä tapahtuu, kun siirrät omistajuuden
- Laajenna käyttöoikeutta
- Usein kysytyt kysymykset
Milloin asiakirjan omistajuus kannattaa siirtää
Asiakirjan omistajuus kannattaa siirtää, kun:
- Työntekijä lähtee organisaatiosta ja omistaa asiakirjoja, joihin muiden täytyy päästä käsiksi
- Työntekijän rooli muuttuu, eikä hän ole enää oikea omistaja tietyille asiakirjoille
- Uusi asiakirjojen ylläpitäjä ottaa vastuun joukosta asiakirjoja
- Väärä henkilö on ladannut asiakirjan vahingossa
⚠️ Jos asiakirjan omistajan tili poistetaan käytöstä ennen kuin omistajuus on siirretty, kukaan ei voi hallita, muokata tai poistaa näitä asiakirjoja. Suosittelemme vahvasti, että siirrät omistajuuden ennen kuin poistat käyttäjätilin käytöstä.
🔗 Lue lisää työntekijän tiedoista Humasta lähtemisen jälkeen.
Siirrä yksittäisen asiakirjan omistajuus
Vain asiakirjan nykyinen omistaja tai käyttäjät, joilla on asiakirjaan "Katselu ja muokkaus" -käyttöoikeus, voivat siirtää omistajuuden.
- Siirry Asiakirjat-moduuliin ja avaa asiakirja
- Klikkaa oikean reunan valikosta "Asiakirjan asetukset"
- Klikkaa "Käyttöoikeus", hae uusi omistaja kirjoittamalla nimeä ja anna hänelle "Katselu ja muokkaus" -käyttöoikeus
- Valitse, haluatko säilyttää asiakirjaan "Vain katselu" -käyttöoikeuden siirron jälkeen. Jos et säilytä käyttöoikeutta, menetät pääsyn asiakirjaan heti
- Klikkaa "Tallenna"
⚠️ Kun olet siirtänyt omistajuuden, et voi enää muokata asiakirjan tietoja, ellei sinulle ole annettu "Katselu ja muokkaus" -käyttöoikeutta tai uusi omistaja lisää sinut takaisin.
Siirrä usean asiakirjan omistajuus kerralla
Voit siirtää usean asiakirjan omistajuuden kerralla. Tämä on hyödyllistä, kun lähtevä työntekijä omistaa paljon asiakirjoja.
- Siirry Asiakirjat-moduuliin
- Suodata valinnalla "Vain omistajana" ja valitse työntekijä, jonka asiakirjat haluat siirtää
- Valitse kaikki asiaankuuluvat asiakirjat listan yläreunan valintaruudulla
- Klikkaa näytön alareunan toimintopalkista "Käyttöoikeus"
- Hae ja valitse uusi omistaja
- Valitse, haluatko säilyttää siirrettyihin asiakirjoihin "Vain katselu" -käyttöoikeuden
- Klikkaa "Tallenna"
💡 Voit siirtää vain niiden asiakirjojen omistajuuden, joiden omistaja olet itse. Jos sinun täytyy siirtää jonkun toisen omistamia asiakirjoja, sinulle täytyy ensin siirtää niiden omistajuus. Voit myös käyttää järjestelmäroolia, jolla on "Hallitse kaikkia asiakirjoja" -käyttöoikeus, selvittääksesi, mitkä asiakirjat täytyy siirtää.
Mitä tapahtuu, kun siirrät omistajuuden
| Aiempi omistaja | Uusi omistaja | |
|---|---|---|
| Omistajuus | ❌ Ei enää omistaja | ✅ Tulee omistajaksi |
| "Katselu ja muokkaus" -käyttöoikeus | ❌ Menetetään, ellei "Pidä katseluoikeus" ole valittuna | ✅ Aina täydet oikeudet |
| Voi hallita käyttöoikeusasetuksia | ❌ Ei enää mahdollista | ✅ Kyllä |
| Voi poistaa asiakirjan | ❌ Ei enää mahdollista | ✅ Kyllä |
💡 Jos valitset siirron yhteydessä "Pidä katseluoikeus", säilytät asiakirjaan "Vain katselu" -käyttöoikeuden. Uusi omistaja voi perua tämän käyttöoikeuden milloin tahansa.
Laajenna käyttöoikeutta
Asiakirjat-moduulissa voit nähdä sivun yläreunassa "Laajenna käyttöoikeutta" -painikkeen. Painike näkyy, kun omistat yhden tai useamman asiakirjan, johon vain sinulla on "Katselu ja muokkaus" -käyttöoikeus.
Näin laajennat käyttöoikeutta:
- Siirry kolmeen pisteeseen "Asiakirjat"-otsikon vieressä
- Klikkaa "Laajenna käyttöoikeutta"
- Valitse ruutu "Ymmärrän ja haluan jatkaa"
- Klikkaa "Laajenna käyttöoikeutta"
Käyttöoikeus laajennetaan koskemaan kaikkia käyttäjiä, joilla on asiakirjojen ylläpitäjän rooli organisaatiossa. Jatkossa myös näillä ylläpitäjillä on "Katselu ja muokkaus" -käyttöoikeus näihin asiakirjoihin.
💡 Tämä on erityisen hyödyllistä, kun asiakirjan omistaja on lähdössä organisaatiosta ja haluat varmistaa, että pääsy asiakirjoihin säilyy ilman, että päivität jokaisen asiakirjan käsin.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko siirtää sellaisten asiakirjojen omistajuuden, joita en omista?
Et. Voit siirtää vain niiden asiakirjojen omistajuuden, joiden omistaja olet itse. Jos haluat siirtää jonkun toisen omistamia asiakirjoja, hänen täytyy ensin siirtää omistajuus sinulle, tai ylläpitäjän täytyy käyttää "Hallitse kaikkia asiakirjoja" -järjestelmäroolia näiden asiakirjojen löytämiseen ja hallintaan.
Mitä tapahtuu asiakirjoille, joiden omistaja on poistettu käytöstä?
Asiakirjat jäävät Humaan, mutta ne käytännössä lukittuvat. Kukaan ei voi hallita niiden käyttöoikeuksia, muokata asetuksia tai poistaa niitä. Siksi on tärkeää siirtää omistajuus ennen kuin poistat käyttäjätilin käytöstä.
Voiko uusi omistaja perua käyttöoikeuteni, kun olen siirtänyt omistajuuden?
Kyllä. Vaikka valitsisit siirron yhteydessä "Vain katselu -käyttöoikeuden", uusi omistaja voi poistaa käyttöoikeutesi milloin tahansa.
Voinko siirtää omistajuuden organisaatiomme ulkopuoliselle henkilölle?
Et. Omistajuuden voi siirtää vain saman Huma-organisaation aktiivisille käyttäjille.