Innholdsfortegnelse
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Tildele ansatte til fraværspolicyer | Systemrolle: Fravær → Fraværshåndtering |
💡 En ansatt kan kun være tildelt én policy per fraværstype om gangen. Hvis du tildeler noen som allerede er tildelt en annen policy, vil de automatisk bli flyttet til den nye fra gyldighetsdatoen. Eventuelle eksisterende fraværsregistreringer på eller etter startdatoen for den nye policyen, vil bli beregnet på nytt i henhold til arbeidsplanreglene til den nye policyen.
Tre måter å tildele ansatte på
Du kan tildele ansatte til fraværspolicyer på tre måter:
-
Direkte etter å ha opprettet en ny policy
-
Gjennom innstillingene i Fravær-modulen
-
Gjennom den ansattes profil
Alle tre metodene lar deg sette en gyldighetsdato og en sluttdato for tildelingen.
Metode 1: Direkte etter å ha opprettet en policy
-
Opprett en policy som beskrevet i 🔗 «Opprette fraværspolicyer»
-
Klikk «Lagre», og policyen er nå opprettet
-
Naviger til fanen «Tildelte personer»
-
Klikk «Tildel personer»
-
Velg de ansatte du vil tildele
-
Sett en gyldighetsdato om nødvendig
-
Klikk «Tildel»
Metode 2: Gjennom Fravær-modulen
-
Gå til Fravær-modulen
-
Naviger til «Innstillinger»
-
Bla ned til den aktuelle fraværstypen og klikk på den
-
Klikk «Administrer» på policyen du vil tildele ansatte til
-
Klikk «Tildel personer»
-
Velg de ansatte du vil tildele
-
Sett en gyldighetsdato om nødvendig
-
Klikk «Tildel»
Metode 3: Gjennom den ansattes profil
Denne metoden er nyttig når du vil administrere policyer for én enkelt ansatt, eller når du trenger å sette både en gyldighetsdato og en sluttdato for tildelingen.
-
Gå til Folk-modulen og åpne den ansattes profil
-
Naviger til fanen «Fravær»
-
Klikk på de tre prikkene ved siden av fraværstypen du vil administrere
-
Klikk «Administrer policyer»
-
Klikk «+ Tildel til en ny policy»
-
Velg hvilken policy som skal tildeles
-
Sett en gyldighetsdato og/eller sluttdato om nødvendig (se nedenfor)
-
Klikk «Tildel til policy»
Redigere en policytildeling
Du kan redigere gyldighetsdatoen og sluttdatoen for en eksisterende policytildeling når som helst. Dette er nyttig når den opprinnelige tildelingen ble satt med feil datoer, eller når situasjonen til en ansatt endrer seg.
Eksempel: En ansatt går fra deltid til heltid, og har derfor krav på flere feriedager fra en bestemt dato. Du har allerede tildelt dem heltids-feriepolicyen, men gyldighetsdatoen må justeres slik at den samsvarer med den nøyaktige datoen de gikk over til heltid, og ikke datoen tildelingen ble opprettet.
-
Gå til Folk-modulen og åpne den ansattes profil
-
Naviger til fanen «Fravær»
-
Klikk på de tre prikkene ved siden av den aktuelle fraværstypen
-
Klikk «Administrer policyer»
-
Klikk på de tre prikkene ved siden av policyen du vil redigere
-
Klikk «Rediger policyperiode»
-
Sett den nye gyldighetsdatoen og/eller sluttdatoen
-
Klikk «Lagre»
Fjerne en ansatt fra en policy
💡 Du kan fjerne en ansatt fra en policy hvis de ikke har registrert fravær i den policyens periode.
-
Gå til Folk-modulen og åpne den ansattes profil
-
Naviger til fanen «Fravær»
-
Klikk på de tre prikkene ved siden av den aktuelle fraværstypen
-
Klikk «Administrer policyer»
-
Klikk på de tre prikkene ved siden av policyen
-
Klikk «Fjern fra policy»
⚠️ Å fjerne en ansatt fra en policy betyr at de ikke kan registrere fravær av den typen før de tildeles en ny policy. Det er ikke mulig å fjerne noen fra en policy hvis de har registrert fravær i den perioden.
Hva skjer når man endrer en policy
Gyldighetsdato
Gyldighetsdatoen avgjør når den nye policyen trer i kraft. Fravær registrert fra og med gyldighetsdatoen vil telles under den nye policyen. Fravær registrert før gyldighetsdatoen forblir i den gamle policyen.
💡 Hvis du lar gyldighetsdatoen stå tom, vil den nye tildelingen overstyre alle tidligere policytildelinger for den ansatte.
Sluttdato
Sluttdatoen avgjør når den ansatte automatisk fjernes fra policyen. Etter sluttdatoen vil de ikke ha noen aktiv policy for den fraværstypen før en ny tildeles.
💡 Hvis du lar sluttdatoen stå tom, vil tildelingen overstyre alle fremtidige policytildelinger for den ansatte.
Overførte dager
Hvis den nye policyen har en annen tidsperiode enn den gamle, eller hvis den nye policyen ikke tillater overføring av dager, vil eventuelle overførte dager fjernes når den ansatte tildeles på nytt.
Registrert fravær
Fravær som er godkjent og registrert fra og med gyldighetsdatoen vil bli tildelt den nye policyen. Forespørsler og registrert fravær før gyldighetsdatoen vil forbli upåvirket.