Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Tre sätt att tilldela anställda
- Sätt 1: Direkt efter att du har skapat en policy
- Sätt 2: Via modulen Frånvaro
- Sätt 3: Via den anställdas profil
- Redigera en policytilldelning
- Ta bort en anställd från en policy
- Vad händer när du byter policy
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Tilldela anställda frånvaropolicyer | Systemroll: Frånvaro → Administrering av frånvaro |
💡 En anställd kan bara tilldelas en policy per frånvarotyp åt gången. Om du tilldelar någon som redan har en annan policy flyttas personen automatiskt till den nya policyn från och med datumet för ikraftträdande. Befintliga frånvaroregistreringar på eller efter den nya policyns startdatum räknas om enligt den nya policyns regler.
Tre sätt att tilldela anställda
Du kan tilldela anställda frånvaropolicyer på tre sätt:
- Direkt efter att du har skapat en ny policy
- Via inställningarna i modulen Frånvaro
- Via den anställdas profil
Med alla tre sätten kan du ange ett datum för ikraftträdande och ett slutdatum för tilldelningen.
Sätt 1: Direkt efter att du har skapat en policy
- Skapa en policy enligt beskrivningen i 🔗 «Skapa frånvaropolicyer»
- Klicka på «Spara» – policyn är nu skapad
- Gå till fliken «Tilldelade personer»
- Klicka på «Tilldela personer»
- Välj de anställda du vill tilldela
- Ange ett datum för ikraftträdande vid behov
- Klicka på «Tilldela»
Sätt 2: Via modulen Frånvaro
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Scrolla ner till rätt frånvarotyp och klicka på den
- Klicka på «Hantera» på den policy du vill tilldela anställda
- Klicka på «Tilldela personer»
- Välj de anställda du vill tilldela
- Ange ett datum för ikraftträdande vid behov
- Klicka på «Tilldela»
Sätt 3: Via den anställdas profil
Det här sättet passar när du vill hantera policyer för en enskild anställd, eller när du behöver ange både ett datum för ikraftträdande och ett slutdatum för tilldelningen.
- Gå till modulen Personer och öppna den anställdas profil
- Gå till fliken «Frånvaro»
- Klicka på de tre prickarna bredvid den frånvarotyp du vill hantera
- Klicka på «Hantera policyer»
- Klicka på «+ Tilldela till en ny policy»
- Välj vilken policy du vill tilldela
- Ange ett datum för ikraftträdande och/eller ett slutdatum vid behov (se nedan)
- Klicka på «Tilldela till policy»
Redigera en policytilldelning
Du kan när som helst ändra datumet för ikraftträdande och slutdatumet för en befintlig policytilldelning. Det är användbart om tilldelningen gjordes med fel datum, eller om den anställdas situation ändras.
Exempel: En anställd går från deltid till heltid och har därför rätt till fler semesterdagar från ett visst datum. Du har redan tilldelat personen policyn för heltidsanställda, men datumet för ikraftträdande behöver justeras så att det stämmer med det exakta datum då personen gick över till heltid – inte det datum då tilldelningen skapades.
- Gå till modulen Personer och öppna den anställdas profil
- Gå till fliken «Frånvaro»
- Klicka på de tre prickarna bredvid rätt frånvarotyp
- Klicka på «Hantera policyer»
- Klicka på de tre prickarna bredvid den policy du vill ändra
- Klicka på «Redigera policyperiod»
- Ange det nya datumet för ikraftträdande och/eller slutdatumet
- Klicka på «Spara»
Ta bort en anställd från en policy
💡 Du kan ta bort en anställd från en policy om personen inte har någon registrerad frånvaro under policyns period.
- Gå till modulen Personer och öppna den anställdas profil
- Gå till fliken «Frånvaro»
- Klicka på de tre prickarna bredvid rätt frånvarotyp
- Klicka på «Hantera policyer»
- Klicka på de tre prickarna bredvid policyn
- Klicka på «Ta bort från policy»
⚠️ När du tar bort en anställd från en policy kan personen inte registrera frånvaro av den typen förrän hen har tilldelats en ny policy. Det går inte att ta bort någon från en policy om personen har registrerad frånvaro under perioden.
Vad händer när du byter policy
Datum för ikraftträdande
Datumet för ikraftträdande avgör när den nya policyn börjar gälla. Frånvaro som registreras från och med det datumet räknas enligt den nya policyn. Frånvaro som registrerats före datumet ligger kvar i den gamla policyn.
💡 Om du lämnar datumet för ikraftträdande tomt ersätter den nya tilldelningen alla tidigare policytilldelningar för den anställda.
Slutdatum
Slutdatumet avgör när den anställda automatiskt tas bort från policyn. Efter slutdatumet har personen ingen aktiv policy för frånvarotypen förrän en ny har tilldelats.
💡 Om du lämnar slutdatumet tomt ersätter tilldelningen alla framtida policytilldelningar för den anställda.
Överförda dagar
Om den nya policyn har en annan tidsperiod än den gamla, eller om den nya policyn inte tillåter överföring av dagar, tas alla överförda dagar bort när den anställda flyttas.
Registrerad frånvaro
Godkänd frånvaro som är registrerad från och med datumet för ikraftträdande flyttas till den nya policyn. Ansökningar och registrerad frånvaro före datumet för ikraftträdande påverkas inte.