Brukerroller og tilgang til profilfelt

Innholdsfortegnelse

Tre forutsetninger må være oppfylt
Tilgang på feltnivå i brukerroller
Rollen må tildeles over riktig gruppe
En systemrolle gir ikke profiltilgang
Standardroller: på egen og kollegers profiler

Tre forutsetninger må være oppfylt

For at en brukerrolle skal fungere som forventet, må tre ting være på plass samtidig. Hvis noe av dette mangler, vil ikke personen ha den tilgangen du hadde til hensikt å gi.

Brukerrollen må ha «Se og redigere» satt for de spesifikke profilfeltene du ønsker at personen skal administrere
Brukerrollen må tildeles over gruppen (team, lokasjon eller selskap) som de ansatte tilhører
Personen må faktisk være tildelt rollen

💡 Dette er en av de vanligste årsakene til at tilgangen ikke fungerer som forventet. En rolle kan se riktig ut i innstillingene, men hvis den ikke er tildelt over riktig gruppe, eller de riktige feltene ikke er satt til «Se og redigere», vil personen ikke kunne se eller endre noe.

Tilgang på feltnivå i brukerroller

Brukerroller i Huma styrer tilgang på individuelt feltnivå, ikke bare på modulnivå. Dette betyr at du kan gi noen tilgang til å se en stillingstittel uten å gi dem tilgang til lønn, eller la dem redigere ansettelsesdetaljer uten å røre informasjon om avslutning av arbeidsforhold. Hvert felt kan settes til ett av tre nivåer:

Ingen tilgang — feltet er ikke synlig
Kun se — feltet er synlig, men kan ikke redigeres
Se og redigere — feltet kan både vises og endres

Feltene er organisert i fire seksjoner:

Intro — E-post, Telefon, Profilbilde, Toppbilde, Fødselsdato, Morsomme fakta og Interesser
Ansettelse — Stillingstittel, Ansettelsesdetaljer (individuell stillingsbeskrivelse, kontrakttype, stillingsprosent, ansettelses-ID, kontraktstartdato, første arbeidsdag, sluttdato for prøvetid), Avslutning (dato for oppsigelsesvarsel, siste arbeidsdag, kontraktsluttdato), Bankopplysninger, Lønn
Personlig informasjon — Navn, Adresse, Kjønn, Nasjonalitet, Sivilstatus, Kostholdsrestriksjoner, Personlig e-postadresse, Legitimasjon, Nødkontakter, Barn
Diverse — Fravær, Kompetanse, Dokumenter, Onboarding og offboarding, Prosesser, Oppgaver, Brukere, Innsikt, Jubileer

💡Eksempel: En Manager-rolle kan ha «Se og redigere» på Stillingstittel og Fravær, men «Ingen tilgang» på Lønn og Bankopplysninger. Selv om personen har Leder-rollen, vil de ikke kunne se eller endre lønnsinformasjon med mindre det feltet eksplisitt er satt til «Se og redigere».

Slik redigerer du tilgang på feltnivå for en brukerrolle:

Gå til «Systeminnstillinger»
Klikk «Roller» og naviger til «Brukerroller»
Klikk på rollen du vil redigere
Klikk «Rediger rolle»
Sett tilgangsnivået for hvert felt

🔗 Les mer om hvordan du administrerer roller i Huma.

Rollen må tildeles over riktig gruppe

En brukerrolle gir kun tilgang til ansatte som er medlemmer av gruppen rollen er tildelt over. Hvis en person får tildelt Manager-rollen over lokasjonen Oslo, vil de kun ha den tilgangen for ansatte i Oslo, ikke for ansatte i andre team eller lokasjoner. Dette betyr at to ting må stemme overens: rollen må være tildelt over riktig gruppe, og den ansatte må være medlem av den gruppen.

💡Eksempel: Anna har Leder-rollen tildelt over teamet «Markedsavdelingen». Hun kan se og redigere profiler for alle i denne gruppen. Hvis en ny ansatt begynner, men kun legges til i teamet «Salg», vil ikke Anna ha tilgang til vedkommendes profil — selv om hun har Leder-rollen.

Slik tildeler du en rolle over en gruppe:

Gå til «Systeminnstillinger»
Klikk «Roller» og naviger til «Brukerroller»
Klikk på rollen du vil tildele
Klikk «Legg til tilgang»
Velg personen og velg «Medlemmer av grupper»
Velg det relevante teamet, lokasjonen eller selskapet
Klikk «Gi tilgang»

💡 For større organisasjoner med delegert ledelse anbefaler Huma å tildele tillatelser over spesifikke grupper i stedet for alle.

🔗 Les mer om hvordan du tildeler roller i Huma.

En systemrolle gir ikke profiltilgang

En systemrolle gir tilgang til organisasjonsomfattende innstillinger og adminfunksjoner; ting som å administrere integrasjoner, moduler, roller og abonnementsinnstillinger. Den gir ikke tilgang til ansattprofiler eller deres data.

Selv en fullverdig systemadministrator kan ikke se eller redigere en ansatts lønn, ansettelsesdetaljer eller personlig informasjon med mindre vedkommende også har en brukerrolle med de relevante feltene satt til «Se og redigere», tildelt over gruppen den ansatte tilhører.

💡 Eksempel: Erik er systemadministrator og kan administrere alle Humas innstillinger. Men når han åpner en kollegas profil, kan han ikke se lønnen deres eller endre stillingstittelen deres, fordi han ikke har en brukerrolle med de feltene aktivert.

💡 Hvis noen trenger både systemomfattende admintilgang og muligheten til å administrere ansattprofildata, trenger de både en systemrolle og en brukerrolle med de riktige feltillatelsene.

🔗 Les mer om de ulike rolletypene i Huma.

Standardroller: på egen og kollegers profiler

Den samme logikken på feltnivå gjelder for alle ansatte gjennom standardrollene. Standardroller er to innebygde roller som gjelder automatisk for alle, uten behov for manuell tildeling.

På egen profil — styrer hva hver ansatt kan se og redigere på sin egen profil
På kollegers profiler — styrer hva hver ansatt kan se på andres profiler

💡 Eksempel: Hvis «Nødkontakter» er satt til «Se og redigere» under «På egen profil», kan alle ansatte legge til og oppdatere sine egne nødkontakter. Hvis det er satt til «Kun se», kan de se feltet, men ikke endre det. Disse rollene konfigureres av en systemadmin og setter grunnlinjen for tilgang for hele organisasjonen.