Roolit, hyväksynnät ja ilmoitukset poissaoloissa

Sisällysluettelo

• Roolit ja käyttöoikeudet
• Miten hyväksynnät toimivat
• Automaattinen hyväksyntä – milloin ja miksi
• Esihenkilö-rooli ja poissaolot
• Näin määrität esihenkilön hyväksyjäksi ilman automaattista hyväksyntää
• Ilmoitukset

Roolit ja käyttöoikeudet

Humassa on kaksi roolityyppiä, jotka antavat oikeuden hallita poissaoloja:

💡 Kaikki työntekijät voivat kirjata omat poissaolonsa,  siihen ei tarvita roolia.

Miten hyväksynnät toimivat

Se, vaatiiko poissaolokirjaus hyväksynnän, määritetään poissaolotyypeittäin kohdassa Poissaolot → Asetukset. Lue lisää poissaolojen asetuksista täältä. 

Kun "Vaadi hyväksyntä" on käytössä poissaolotyypillä:

• Kun työntekijä kirjaa oman poissaolonsa, kirjaus saa tilan Odottaa – se odottaa hyväksyntää
• Käyttäjät, joilla on poissaolojen hallintaoikeus (järjestelmärooli tai käyttäjärooli), saavat ilmoituksen ja voivat hyväksyä tai hylätä anomuksen

Kun "Vaadi hyväksyntä" ei ole käytössä:

• Kaikki kyseisen tyypin poissaolokirjaukset hyväksytään automaattisesti riippumatta siitä, kuka ne kirjaa

Näin hyväksyt tai hylkäät odottavan poissaoloanomuksen:

1. Siirry Poissaolot-moduuliin
2. Napsauta yläreunan valikossa "Hyväksynnät"
3. Käy läpi odottavat anomukset ja napsauta "Hyväksy" tai "Hylkää"
4. Voit halutessasi lisätä kommentin ennen vahvistamista

💡 Hyväksyjät voivat myös perua hyväksynnän tai hylkäyksen jälkikäteen.

Automaattinen hyväksyntä – milloin ja miksi

Vaikka poissaolotyyppi vaatisi hyväksynnän, poissaolo hyväksytään automaattisesti, jos sen kirjaavalla henkilöllä on poissaolojen hallintaoikeus, joko järjestelmäroolin tai sellaisen käyttäjäroolin kautta, jossa on poissaolojen käyttöoikeus.

Tämä tarkoittaa:

Esihenkilö-rooli ja poissaolot

Esihenkilö-rooliin sisältyy tiimiläisten poissaolojen hallintaoikeus. Tämä tarkoittaa, että jos käyttöoikeudeksi on määritetty "Täydet oikeudet", esihenkilö voi:

• Nähdä, kirjata, muokata ja poistaa tiimiläistensä poissaoloja
• Hyväksyä ja hylätä tiimiläistensä poissaoloanomuksia
• Hyväksyä poissaolon automaattisesti, kun hän kirjaa sen tiimiläisen puolesta

Tämä tarkoittaa myös, että jos esihenkilö kirjaa oman poissaolonsa ja hyväksyntä vaaditaan, poissaolo saa tilan Odottaa, koska hänellä on poissaolojen käyttöoikeus vain tiimiläisiinsä, ei itseensä.

Esihenkilö-rooli määritetään myös automaattisesti vastuuhenkilöksi tiimiläisten sairauspoissaolojen seurannassa, jos muuta käyttäjää ei ole valittu. 

Näin määrität esihenkilön hyväksyjäksi ilman automaattista hyväksyntää

Yleinen kysymys on: miten annan esihenkilölle oikeuden hyväksyä tiiminsä poissaolot ilman, että hänen omat poissaolokirjauksensa hyväksytään automaattisesti?

Vastaus riippuu siitä, mitä haluat:

Jos haluat, että esihenkilö hyväksyy tiiminsä poissaolot:

Anna hänelle käyttäjärooli, jossa on poissaolojen käyttöoikeus hänen tiimiinsä tai toimipisteeseensä. Hän voi silloin hyväksyä ja hylätä tiimiläistensä poissaoloanomuksia. Myös hänen omat poissaolokirjauksensa hyväksytään automaattisesti.

Jos haluat, että esihenkilö vain näkee poissaolot – mutta ei hyväksy niitä:

Anna hänelle käyttäjärooli, jossa poissaoloihin on oikeus "Vain katselu". Hän näkee tiiminsä poissaolot, mutta ei voi hyväksyä, hylätä, muokata tai poistaa kirjauksia.

Jos haluat, että esihenkilöt hyväksyvät tiiminsä poissaolot, mutta käyvät itse läpi hyväksyntäprosessin:

Käytä Esihenkilö-roolia ja poista siitä poissaolojen hallintaoikeus. Esihenkilöt näkevät silloin tiimiläistensä poissaolot, mutta heidän itse kirjaamansa poissaolot käyvät läpi tavallisen hyväksyntäprosessin. Erillinen HR-ylläpitäjä, jolla on järjestelmärooli, hoitaa esihenkilöiden hyväksynnät.

Ilmoitukset

Huma lähettää poissaoloihin liittyviä automaattisia ilmoituksia seuraavissa tilanteissa:

💡 Käyttäjät voivat hallita omia ilmoitusasetuksiaan käyttäjätilin asetuksissa.