Roller, godkännanden och notifikationer i Frånvaro

Innehållsförteckning

• Roller och åtkomst
• Så fungerar godkännanden
• Automatiskt godkännande – när och varför
• Rollen Närmaste ledare och frånvaro
• Så ställer du in en chef som godkänner utan automatiskt godkännande
• Notifikationer

Roller och åtkomst

Det finns två rolltyper som ger åtkomst till att hantera frånvaro i Huma:

💡 Alla anställda kan registrera sin egen frånvaro – det krävs ingen roll för det.

Så fungerar godkännanden

Om en frånvaroregistrering kräver godkännande ställs in per frånvarotyp under Frånvaro → Inställningar. 🔗 Läs mer om inställningarna för frånvarotyper.

När «Kräv godkännande» är aktiverat för en frånvarotyp:

• Anställda som registrerar sin egen frånvaro får statusen Inväntar – frånvaron väntar på godkännande
• Användare med åtkomst till administrering av frånvaro (systemroll eller användarroll) får en notifikation och kan godkänna eller avvisa ansökan

När «Kräv godkännande» är inaktiverat:

• All frånvaro av den typen godkänns automatiskt, oavsett vem som registrerar den

Så godkänner eller avvisar du en frånvaroansökan:

1. Gå till modulen Frånvaro
2. Klicka på «Frånvaroansökningar» i menyn högst upp
3. Gå igenom ansökningarna som inväntar godkännande och klicka på «Godkänn» eller «Avvisa»
4. Lägg till en kommentar innan du bekräftar, om du vill

💡 Den som godkänner kan också dra tillbaka ett godkännande eller ett avslag i efterhand.

Automatiskt godkännande – när och varför

Även om en frånvarotyp kräver godkännande godkänns frånvaron automatiskt om den som registrerar den har åtkomst till administrering av frånvaro – antingen via en systemroll eller via en användarroll med åtkomst till frånvaro.

Det innebär:

Rollen Närmaste ledare och frånvaro

Rollen Närmaste ledare har åtkomst till att hantera frånvaro för underordnade. Om åtkomsten är inställd på «Fullständig åtkomst» kan närmaste ledare:

• Se, registrera, ändra och ta bort frånvaro för sina underordnade
• Godkänna och avvisa frånvaroansökningar från sina underordnade
• Få frånvaro godkänd automatiskt när hen registrerar den för en underordnad

Det innebär också att om närmaste ledare registrerar sin egen frånvaro och godkännande krävs, får frånvaron statusen Inväntar – eftersom hen bara har åtkomst till frånvaro för sina underordnade, inte för sig själv.

Närmaste ledare blir också automatiskt ansvarig för uppföljning av sjukskrivningar för sina underordnade, om ingen annan användare har valts.

Så ställer du in en chef som godkänner utan automatiskt godkännande

En vanlig fråga är: hur ger jag en chef möjlighet att godkänna frånvaro för sitt team, utan att chefens egna frånvaroregistreringar godkänns automatiskt?

Svaret beror på vad du vill uppnå:

Om du vill att chefen ska godkänna frånvaro för sitt team:

Ge chefen en användarroll med åtkomst till frånvaro för sitt team eller sin plats. Chefen kan då godkänna och avvisa frånvaroansökningar från teammedlemmarna. Chefens egna frånvaroregistreringar godkänns också automatiskt.

Om du vill att chefen bara ska se frånvaro – inte godkänna den:

Ge chefen en användarroll med «Bara se» för frånvaro. Chefen ser då frånvaron i sitt team men kan inte godkänna, avvisa, ändra eller ta bort registreringar.

Om du vill att cheferna ska godkänna frånvaro för sitt team, men själva gå igenom godkännandeflödet:

Använd rollen Närmaste ledare och ta bort åtkomsten till administrering av frånvaro från den. Närmaste ledare kan då se sina underordnades frånvaro, men frånvaro som de registrerar själva går igenom det vanliga godkännandeflödet. En HR-administratör med systemroll hanterar godkännanden för cheferna.

Notifikationer

Huma skickar automatiska notifikationer om frånvaro i följande situationer:

💡 Användarna kan själva ändra sina inställningar för notifikationer under kontoinställningarna.