Poissaolojen vienti

 

Sisällysluettelo

• Roolit ja käyttöoikeudet
• Näin viet poissaolot
• Vientityypit
• 1. Poissaolotiedot
• 2. Poissaolosaldo
• 3. Yhteenveto poissaolosta
• 4. Sairauspoissaoloraportti
• Viennin formaatti
• Ryhmittele keston mukaan
• Vienti deaktivoiduille käyttäjille
• Usein kysytyt kysymykset

 

 

---

 

Roolit ja käyttöoikeudet

Käyttöoikeus	Rooli
Vie poissaolotiedot	Järjestelmärooli: Poissaolot → Poissaolojen hallinta

 

 

Näin viet poissaolot

1. Siirry Poissaolot-moduuliin
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa "Vie"
3. Valitse vientityyppi — Poissaolotiedot, Poissaolosaldo tai Yhteenveto poissaolosta
4. Täytä tiedot:
   • Poissaolotyyppi — valitse yksi tai useampi, tai jätä tyhjäksi, jolloin mukana ovat kaikki
   • Ajanjakso — valitse oma aikaväli tai valmis ajanjakso (viime vuosi, kuluva vuosi, viime kvartaali, kuluva kvartaali, viime kuukausi, kuluva kuukausi)
   • Ketkä lisätään? — kaikki työntekijät, tietyt tiimit tai toimipisteet tai koko organisaatio
   • Tilin tila — aktiivinen, deaktivoitu tai kaikki
   • Tila — valitse mukaan otettavat poissaolojen tilat, tai jätä tyhjäksi, jolloin mukana ovat kaikki
   • Formaatti — XLSX (Excel) tai PAXml
5. Napsauta "Luo raportti"

 

💡 Viennin luominen voi kestää useita minuutteja. Saat sähköpostin, jonka liitteenä on raportti, kun se on valmis.

⚠️ Jos valitset sekä tiimejä että toimipisteitä, raporttiin otetaan vain työntekijät, jotka kuuluvat sekä valittuihin tiimeihin että valittuihin toimipisteisiin.

💡 Käytöstä poistetut poissaolotyypit voi silti ottaa mukaan vienteihin. Käytöstä poistetulle tyypille ei voi enää luoda uusia poissaoloja, mutta olemassa olevat poissaolot näkyvät raportissa, jos valitset kyseisen poissaolotyypin.

 

 

 

Vientityypit

Vientityyppi	Kuvaus
Poissaolotiedot	Yksityiskohtainen raportti kirjatuista poissaoloista — poissaolot, jotka osuvat ajanjaksolle vain osittain, otetaan mukaan kokonaan
Poissaolosaldo	Saldo poissaolotyypeittäin henkilöä kohden — vain päivät poissaolojakson alusta valittuun saldo-päivämäärään asti
Yhteenveto poissaolosta	Yhteenveto poissaolotyypeittäin henkilöä kohden — vain valitulle ajanjaksolle osuvat päivät

 

 

 

1. Poissaolotiedot

Poissaolotiedot-vienti antaa kattavan raportin kaikista valitun ajanjakson aikana kirjatuista poissaoloista.

Käytä tätä vientiä, kun tarvitset kokonaiskuvan kaikista poissaolokirjauksista, esimerkiksi palkanlaskentaa tai tarkastusta varten.

💡 Poissaolot, jotka osuvat valitulle ajanjaksolle vain osittain, sisällytetään raporttiin kokonaisuudessaan,  ei pelkästään ajanjaksolle osuvia päiviä.

⚠️ Työntekijät, joilla ei ole Humassa työntekijätunnusta eikä henkilötunnusta, jätetään pois PAXml-vienneistä.

 

 

 

2. Poissaolosaldo

Poissaolosaldo-vienti näyttää kunkin poissaolotyypin saldon työntekijäkohtaisesti tiettynä päivänä.

Käytä tätä vientiä, kun haluat tarkistaa, kuinka monta päivää on käytetty tai jäljellä, esimerkiksi lomavuoden lopussa.

Tämä vienti sisältää: työntekijätunnus (Employment ID), nimi (Name), sähköposti (Email), työsuhteen tyyppi (Employment Type), työaika prosentteina (Employment Percentage), poissaolotyyppi (Absence Type), alkuperäinen kiintiö (Initial Quota), muutettu kiintiö (Adjusted Quota), kiintiö yhteensä (Total Quota), hyväksytyt päivät (Approved Days), lasketaan päivinä (Counted As), kerrat (Occasions), jäljellä olevat päivät (Remaining Days), saldosääntö (Balance Policy), viennin ajanjakso (Export Period).

 

💡 Huomaa

• Mukaan otetaan vain poissaolopäivät poissaolojakson alusta valittuun saldo-päivämäärään asti, ei saldo-päivämäärän jälkeen kirjattuja päiviä.

• Voit valita saldo-päivämääräksi "Vuoden loppu", jolloin näet nopeasti, kuinka monta päivää on jäljellä kuluvan vuoden lopussa.

• ”Kerrat” (Occasions) laskee jokaisen poissaolon kerran. Tähän sisältyvät poissaolot ilman päättymispäivää sekä poissaolot, jotka osuvat vain viikonloppuihin tai arkipyhiin. Näillä poissaoloilla on 0 hyväksyttyä päivää, joten työntekijällä voi olla rivi, jolla on kertoja mutta ei päiviä.

 

 

 

 

3. Yhteenveto poissaolosta

Yhteenveto poissaolosta -vienti antaa kootun yleiskatsauksen kunkin työntekijän poissaolopäivistä valitulla ajanjaksolla.

Tämä vienti sisältää: työntekijätunnus (Employee ID), koko nimi (Full Name), sähköpostiosoite (Email Address), työsuhteen tyyppi (Employment Type), työaika prosentteina (Employment Percentage), poissaolotyyppi (Absence Type), hyväksytyt päivät (Approved Days), lasketaan päivinä (Counted As), kertojen määrä (Number of Occasions).

 

💡Huomaa

• ”Kerrat” (Occasions) laskee jokaisen poissaolon kerran. Tähän sisältyvät poissaolot ilman päättymispäivää sekä poissaolot, jotka osuvat vain viikonloppuihin tai arkipyhiin. Poissaolo ilman päättymispäivää lasketaan, jos se alkaa ajanjakson sisällä.

• Mukaan otetaan vain valitulle ajanjaksolle osuvat poissaolopäivät. Ajanjakson ulkopuolelle jatkuvien poissaolojen päiviä ei lasketa.

 

 

 

4. Sairauspoissaoloraportti

🔗 Voit viedä myös sairauspoissaolotiedot. Lue lisää tästä artikkelista. 

 

 

Viennin formaatti

Formaatti	Huomioita
XLSX (Excel)	Kaikki poissaolojen tilat tuettuja
PAXml	Vain hyväksytyt poissaolot viedään

 

⚠️ PAXml-formaatti on käytettävissä vain Poissaolotiedot-vientityypille.

 

 

 

Ryhmittele keston mukaan

Kun luot poissaolojen viennin, voit ryhmitellä poissaolot niiden keston mukaan. Voit määrittää omat raja-arvot, esimerkiksi erottaaksesi lyhyet ja pitkät sairauspoissaolot, tai käyttää maasi oletusryhmittelyä.

Tästä on erityistä hyötyä palkanlaskennan raportoinnissa, jossa poissaolon pituudesta riippuen sovelletaan eri sääntöjä.

 

 

 

Vienti deaktivoiduille käyttäjille

Voit ottaa deaktivoidut käyttäjät mukaan mihin tahansa poissaolojen vientiin valitsemalla raporttia luodessasi kohdassa Tilin tila "Deaktivoidut tilit" tai "Kaikki". Näin entisten työntekijöiden poissaolotiedot eivät katoa.

 

 

Usein kysytyt kysymykset

En ole saanut vientiä sähköpostiini — mitä teen?

Viennin luominen voi kestää useita minuutteja. Tarkista roskapostikansio, jos et ole saanut sitä muutaman minuutin kuluttua. Varmista, että Huma-profiilisi sähköpostiosoite on oikein. Kaikkia raportteja ei lähetetä sähköpostiin, vaan ne näkyvät latausikkunassasi. 

 

Voinko viedä poissaolot yksittäiselle työntekijälle?

Et suoraan Vie-toiminnosta. Voit tarkastella yksittäisen työntekijän poissaoloja hänen profiilinsa Poissaolot-välilehdellä tai viedä tiedot tietylle tiimille tai toimipisteelle ja suodattaa ne jälkikäteen.

 

Miksi PAXml-viennistäni puuttuu poissaoloja?

PAXml tukee vain hyväksyttyjen poissaolojen vientiä. Odottavia tai hylättyjä poissaoloja ei oteta mukaan. Varmista, että kaikki olennaiset poissaolot on hyväksytty ennen vientiä. Varmista myös, että työntekijällä on Humassa työntekijätunnus tai henkilötunnus.

 

Voinko viedä entisten työntekijöiden poissaolotiedot?

Kyllä. Valitse raporttia luodessasi kohdassa Tilin tila "Deaktivoidut tilit" tai "Kaikki".

 

Miksi työntekijällä on rivi, jolla on 0 päivää?

Työntekijällä on poissaolo, jolla ei ole työpäiviä ajanjaksolla. Näin käy, jos poissaololla ei vielä ole päättymispäivää tai jos se osuu vain viikonloppuihin tai arkipyhiin. Poissaolo lasketaan kohtaan ”Kerrat” (Occasions), mutta se ei lisää päiviä.