Näin teet turvallisuuskierroksen Humassa

 

Sisällysluettelo

• Roolit ja käyttöoikeudet
• Vaihe 1: Käytä HSE-käsikirjaa lähtökohtana
• Vaihe 2: Tee turvallisuuskierros
• Vaihe 3: Raportoi havainnot poikkeamina
• Vaihe 4: Tallenna tulokset
• Usein kysytyt kysymykset

 

 

---

 

Roolit ja käyttöoikeudet

Käyttöoikeus	Rooli
Aloittaa ja hallita prosesseja	Käyttäjärooli: Sekalaista → Prosessit
Luoda ja hallita tapaamiskierroksia	Järjestelmärooli: Tapaamiset → Tapaamisten hallinta
Luoda smart-asiakirjoja ja malleja	Järjestelmärooli: Asiakirjat → Smart-asiakirjamallit ja -tyylit
Raportoida ja hallita poikkeamatapauksia	Järjestelmärooli: Poikkeamat

 

💡 Turvallisuuskierroksen tekee yleensä työsuojeluvaltuutettu (verneombud) tai HSE-vastaava, jolla on tarvittavat roolit Humassa.

 

 

 

Vaihe 1: Käytä HSE-käsikirjaa lähtökohtana

HSE-käsikirjamalli antaa organisaatiollesi valmiin rungon järjestelmälliseen HSE-työhön. Se sisältää tavoitteet, rutiinit, päihdepolitiikan ja vuosisuunnitelman, ja voit mukauttaa ne kaikki omaan organisaatioosi.

Vuosisuunnitelmassa (årshjul) on lueteltu vuoden aikana toistuvat HSE-toiminnot, mukaan lukien turvallisuuskierros elokuussa. Käytä sitä pohjana, kun suunnittelet, milloin ja miten teet turvallisuuskierroksen.

Jos organisaatiosi ei ole vielä ottanut HSE-käsikirjaa käyttöön, suosittelemme aloittamaan siitä ennen turvallisuuskierroksen työnkulun määrittämistä.

 

💡 Turvallisuuskierros on merkitty elokuun toiminnoksi HSE-vuosisuunnitelman prosessimallissa. Jos organisaatiosi käyttää tätä mallia, turvallisuuskierros on jo osa vuosittaista työnkulkuasi.

🔗 Lue lisää Käsikirjasta. 

 

Vaihe 2: Tee turvallisuuskierros

Huma tukee turvallisuuskierroksia kolmella eri työkalulla. Valitse organisaatiollesi parhaiten sopiva tai yhdistä niitä.

 

📄 Vaihtoehto A: Käytä prosessia

Prosessi on jäsennellyin tapa. Voit osoittaa tehtäviä tietyille henkilöille, asettaa määräpäiviä ja seurata edistymistä, kaikki yhdessä paikassa. Tämä toimii hyvin, jos turvallisuuskierroksen tekemiseen osallistuu useita henkilöitä.

Mallikirjaston "HMS Årshjul" -prosessimallissa turvallisuuskierros on jo yksi vuosisuunnitelman vaiheista. Voit käyttää koko vuosisuunnitelmaa tai luoda erillisen prosessimallin pelkälle turvallisuuskierrokselle.

Näin aloitat prosessin HSE-vuosisuunnitelman mallista:

1. Siirry Prosessit-moduuliin
2. Klikkaa "Uusi prosessi"
3. Valitse Mallikirjastosta "HMS Årshjul" -malli
4. Aseta viitepäivämäärä ja muokkaa tehtäviä tarpeen mukaan
5. Klikkaa "Aloita prosessi"

 

💡 Jos haluat oman prosessin turvallisuuskierrokselle, luo oma prosessimalli, jossa on vain tarvittavat vaiheet. Näin voit helposti käyttää sitä uudelleen joka vuosi.

🔗 Lue lisää siitä, miten työskentelet prosessien kanssa.

 

🗣️ Vaihtoehto B: Käytä tapaamiskierrosta

Tapaamiskierroksella voit jakaa saman jäsennellyn tapaamisen usealle henkilölle kerralla. Tämä toimii hyvin, jos turvallisuuskierrokseen kuuluu läpikäyntejä tai keskusteluja osastoittain tai toimipisteittäin.

1. Siirry Tapaamiset-moduuliin
2. Klikkaa "Lisää tapaamiskierros"
3. Valitse malli tai aloita tyhjällä tapaamisella
4. Laadi asialista aiheista, jotka haluat käydä läpi
5. Valitse, keitä tapaamiseen otetaan mukaan ja kuka vetää kunkin tapaamisen
6. Aseta määräpäivä ja klikkaa "Käynnistä tapaamiskierros"

 

💡 Kun tapaaminen on päättynyt, voit tallentaa sen PDF-tiedostona arkistoosi.

💡 Käytä tapaamisen asialistaa havaintojen ja jatkotoimien kirjaamiseen suoraan läpikäynnin aikana. Muistiinpanot tallentuvat automaattisesti.

🔗 Lue lisää siitä, miten luot tapaamisen tai tapaamiskierroksen. 

 

📑 Vaihtoehto C: Käytä smart-asiakirjaa

Smart-asiakirja toimii hyvin, jos haluat kirjata havainnot jäsennellyssä kirjallisessa muodossa. Se on hyvä valinta, jos organisaatiollasi on turvallisuuskierroksia varten vakiintunut tarkistuslista tai raporttipohja.

1. Siirry Asiakirjat-moduuliin
2. Luo uusi smart-asiakirja tai käytä olemassa olevaa mallia
3. Kirjaa havainnot, huomiot ja toimenpiteet
4. Lähetä asiakirja halutessasi sähköisesti allekirjoitettavaksi
5. Tallenna asiakirja PDF-tiedostona, kun kierros on valmis

 

💡 Harkitse oman tiimin tai toimipisteen luomista Humaan HSE-työtä varten. Voit sitten antaa tälle ryhmälle käyttöoikeuden turvallisuuskierroksen asiakirjoihin. Näin kaikki HSE-dokumentaatio on yhdessä paikassa oikein käyttöoikeuksin.

💡 Jos teet turvallisuuskierroksia säännöllisesti, tallenna asiakirja mallina, jotta voit käyttää samaa pohjaa joka vuosi.

🔗 Lue lisää smart-asiakirjoista. 

 

 

Vaihe 3: Raportoi havainnot poikkeamina

Jos turvallisuuskierroksella löytyy ongelmia, kuten vaarallisia olosuhteita, puuttuvia varusteita tai menettelytapojen rikkomuksia, raportoi ne poikkeamina Humassa. Näin havainnot kirjataan, osoitetaan oikealle henkilölle ja niitä seurataan asianmukaisesti.

1. Siirry Poikkeamat-moduuliin
2. Klikkaa "Uusi tapaus"
3. Kuvaile havainto ja luokittele se
4. Osoita vastuu ja aseta määräpäivä jatkotoimille
5. Seuraa tapausta, kunnes se on ratkaistu ja suljettu

 

💡 Kun raportoit poikkeamat heti turvallisuuskierroksen jälkeen, mitään ei katoa tai unohdu. Jokaista tapausta seurataan erikseen, ja sen voi yhdistää vastuulliseen henkilöön.

🔗 Lue lisää poikkeamista.

 

 

Vaihe 4: Tallenna tulokset

Kun turvallisuuskierros on valmis, tallenna tulokset organisaatiollesi sopivalla tavalla. Yleisiä vaihtoehtoja on kolme:

• Asiakirjana 

  Jos käytit vaiheessa 2 smart-asiakirjaa, tallenna se PDF-tiedostona Asiakirjat-moduuliin. Näin sinulla on kierroksesta allekirjoitettu ja arkistoitu tallenne.

• Artikkelina HSE-käsikirjassa

  Voit lisätä yhteenvedon turvallisuuskierroksen havainnoista suoraan HSE-käsikirjaasi Humassa. Tämä on hyödyllistä, jos haluat tulosten olevan helposti kaikkien työntekijöiden saatavilla.

• Uutisena

  Julkaise uutinen, jossa kerrot tärkeimmistä havainnoista tai toimenpiteistä organisaatiollesi. Tämä on hyvä vaihtoehto, jos haluat viestiä tuloksista laajasti ja pitää kaikki ajan tasalla.

   

🔗 Lue lisää siitä, miten luot ja julkaiset uutisen.

 

 

Usein kysytyt kysymykset

Onko Humassa valmis malli turvallisuuskierrokselle?

On. Mallikirjaston "HMS Årshjul" -prosessimallissa turvallisuuskierros on osa HSE-vuosisuunnitelmaa. Voit käyttää sitä lähtökohtana tai luoda erillisen prosessimallin pelkälle turvallisuuskierrokselle.

 

Minkä vaihtoehdon valitsen kierroksen tekemiseen?

Se riippuu siitä, miten organisaatiosi toimii. Käytä prosessia, jos haluat tehtäväpohjaista seurantaa ja selkeästi osoitettuja vastuita. Käytä tapaamiskierrosta, jos turvallisuuskierrokseen kuuluu jäsenneltyjä keskusteluja tai läpikäyntejä osastoittain tai toimipisteittäin. Käytä smart-asiakirjaa, jos tarvitset kirjallisen raportin, jonka voi allekirjoittaa ja arkistoida.

 

Voinko yhdistää työkaluja?

Voit. Voit esimerkiksi hallita koko työnkulkua prosessilla, tehdä läpikäynnit tapaamiskierroksella ja kirjata ja arkistoida havainnot smart-asiakirjaan.

 

Onko havainnot pakko raportoida poikkeamina?

Ei ole pakko, mutta se on suositeltavaa. Kun raportoit havainnot poikkeamina, niitä seurataan, ne osoitetaan vastuuhenkilöille ja niihin palataan jäsennellysti — sen sijaan, että ne kirjattaisiin epävirallisesti ja ne voisivat unohtua.

 

Mihin tulokset tallentuvat?

Se riippuu käyttämistäsi työkaluista. Prosessit arkistoidaan Prosessit-moduuliin. Tapaamisten muistiinpanot tallentuvat Tapaamiset-moduuliin. Asiakirjat ja PDF-tiedostot tallentuvat Asiakirjat-moduuliin. Voit myös julkaista tulokset uutisena tai lisätä ne HSE-käsikirjaasi.

 

Kenen pitäisi tehdä turvallisuuskierros Humassa?

Yleensä työsuojeluvaltuutetun (verneombud) tai HSE-vastaavan. Henkilö tarvitsee Humassa tarvittavat roolit sen mukaan, mitä työkaluja hän käyttää — katso tämän artikkelin alussa oleva Roolit ja käyttöoikeudet -taulukko.