Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Steg 1: Utgå från arbetsmiljöhandboken
- Steg 2: Genomför skyddsronden
- Steg 3: Rapportera brister som incidenter
- Steg 4: Spara resultatet
- Vanliga frågor
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Starta och hantera processer | Användarroll: Diverse → Processer |
| Skapa och hantera mötesrundor | Systemroll: Möten → Administrering av möten |
| Skapa smarta dokument och mallar | Systemroll: Dokument → Smarta mallar och stilar |
| Hantera incidentärenden | Systemroll: Incidenter → Handläggning |
💡 Skyddsronder genomförs oftast av ett skyddsombud eller en arbetsmiljöansvarig som har rätt roller i Huma.
Steg 1: Utgå från arbetsmiljöhandboken
Mallen för arbetsmiljöhandboken ger organisationen ett färdigt ramverk för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den innehåller mål, rutiner, en policy för droger och alkohol och ett årshjul, som du kan anpassa efter er organisation.
Årshjulet listar återkommande arbetsmiljöaktiviteter under året, bland annat en skyddsrond i augusti. Använd det som underlag när du planerar när och hur skyddsronden ska genomföras.
Om organisationen inte redan har satt upp arbetsmiljöhandboken rekommenderar vi att du börjar där innan du lägger upp arbetsflödet för skyddsronden.
💡 Skyddsronden finns som en aktivitet i augusti i processmallen «HMS Årshjul». Om organisationen använder den mallen ingår skyddsronden redan i det årliga arbetsflödet.
Steg 2: Genomför skyddsronden
Huma stöder skyddsronder med tre olika verktyg. Välj det som passar er organisation bäst, eller kombinera dem.
📄 Alternativ A: Använd en process
En process är det mest strukturerade sättet. Du kan tilldela uppgifter till vissa personer, ange förfallodatum och följa förloppet – allt på ett ställe. Det passar bra om flera personer är med och genomför skyddsronden.
Processmallen «HMS Årshjul» i mallbiblioteket innehåller redan en skyddsrond som ett steg i årshjulet. Du kan köra hela årshjulet eller skapa en separat processmall bara för skyddsronden.
Så startar du en process från mallen för årshjulet:
- Gå till modulen Processer
- Klicka på «Ny process»
- Välj mallen «HMS Årshjul» i mallbiblioteket
- Ange referensdatum och justera uppgifterna vid behov
- Klicka på «Starta process»
💡 Om du vill ha en egen process för skyddsronden kan du skapa en egen processmall med bara de relevanta stegen. Då är den lätt att återanvända varje år.
🔗 Läs mer om hur du arbetar med processer.
🗣️ Alternativ B: Använd en mötesrunda
Med en mötesrunda kan du dela ut samma strukturerade möte till flera personer på en gång. Det passar bra om skyddsronden består av genomgångar eller samtal per avdelning eller plats.
- Gå till modulen Möten
- Klicka på «Lägg till mötesrunda»
- Välj en mall eller börja med ett tomt möte
- Lägg upp dagordningen med de ämnen du vill gå igenom
- Välj vilka som ska ingå och vem som ska leda varje möte
- Ange ett förfallodatum och klicka på «Starta mötesrunda»
💡 När mötet är slutfört kan du spara det som PDF för dokumentationen.
💡 Använd mötets dagordning för att dokumentera iakttagelser och uppföljningspunkter direkt under genomgången. Anteckningarna sparas automatiskt.
🔗 Läs mer om hur du konfigurerar ett möte eller en mötesrunda.
📑 Alternativ C: Använd ett smart dokument
Ett smart dokument passar bra om du vill dokumentera bristerna i ett strukturerat, skriftligt format. Det är ett bra val om organisationen använder en fast checklista eller ett fast rapportformat för skyddsronder.
- Gå till modulen Dokument
- Skapa ett nytt smart dokument eller använd en befintlig mall
- Skriv ned brister, iakttagelser och åtgärdspunkter
- Skicka eventuellt dokumentet för digital signering
- Spara dokumentet som PDF när ronden är klar
💡 Överväg att skapa ett eget team eller en egen plats i Huma för arbetsmiljö. Du kan sedan ge den gruppen åtkomst till dokumenten från skyddsronderna, så att all arbetsmiljödokumentation finns på ett ställe med rätt åtkomststyrning.
💡 Om du genomför skyddsronder regelbundet kan du spara dokumentet som en mall och återanvända samma format varje år.
Steg 3: Rapportera brister som incidenter
Om skyddsronden visar på brister, till exempel osäkra förhållanden, utrustning som saknas eller rutiner som inte följs, bör du rapportera dem som incidenter i Huma. Då följs bristerna upp, tilldelas rätt person och hanteras ordentligt.
- Gå till modulen Incidenter
- Klicka på «Rapportera en incident»
- Beskriv bristen och kategorisera den
- Fördela ansvaret och ange en tidsfrist för uppföljningen
- Följ ärendet tills det är löst och stängt
💡 Om du rapporterar incidenter direkt efter skyddsronden försvinner eller glöms ingenting bort. Varje ärende följs upp separat och kan kopplas till en ansvarig person.
Steg 4: Spara resultatet
När skyddsronden är klar sparar du resultatet på det sätt som passar er organisation. Det finns tre vanliga alternativ:
- Som dokument
Om du använde ett smart dokument i steg 2 sparar du det som PDF i modulen Dokument. Då har du en signerad, arkiverad dokumentation av ronden. - Som ett ämne i arbetsmiljöhandboken
Du kan lägga till en sammanfattning av skyddsrondens resultat direkt i arbetsmiljöhandboken i Huma. Det är praktiskt om du vill att resultatet ska vara lätt tillgängligt för alla anställda. - Som en nyhet
Publicera en nyhetsartikel för att dela viktiga resultat eller åtgärder med organisationen. Det är ett bra alternativ om du vill kommunicera resultatet brett och hålla alla informerade.
🔗 Läs mer om hur du skapar och publicerar en nyhetsartikel.
Vanliga frågor
Har Huma en färdig mall för skyddsronder?
Ja. Processmallen «HMS Årshjul» i mallbiblioteket innehåller en skyddsrond som en del av det årliga arbetsmiljöarbetet. Du kan använda den som utgångspunkt eller skapa en separat processmall bara för skyddsronden.
Vilket alternativ ska jag välja för att genomföra ronden?
Det beror på hur er organisation arbetar. Använd en process om du vill ha uppgiftsbaserad uppföljning med tydligt ansvar. Använd en mötesrunda om skyddsronden består av strukturerade samtal eller genomgångar per avdelning eller plats. Använd ett smart dokument om du behöver en skriftlig rapport som kan signeras och arkiveras.
Kan jag kombinera verktygen?
Ja. Du kan till exempel använda en process för att styra hela arbetsflödet, en mötesrunda för genomgångarna och ett smart dokument för att dokumentera och arkivera bristerna.
Måste jag rapportera brister som incidenter?
Nej, men det rekommenderas. När bristerna rapporteras som incidenter följs de upp, tilldelas och hanteras på ett strukturerat sätt – i stället för att antecknas informellt och kanske glömmas bort.
Var sparas resultatet?
Det beror på vilka verktyg du använder. Processer arkiveras i modulen Processer. Mötesanteckningar sparas i modulen Möten. Dokument och PDF:er sparas i modulen Dokument. Du kan också publicera resultatet som en nyhet eller lägga till det i arbetsmiljöhandboken.
Vem ska genomföra skyddsronden i Huma?
Oftast ett skyddsombud eller en arbetsmiljöansvarig. Personen behöver rätt roller i Huma beroende på vilka verktyg hen använder – se tabellen Roller och åtkomst överst i artikeln.