Sisällysluettelo
Näin sovitat useita käsikirjoja yhteen
Humassa sinulla on yksi käsikirja. Se ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki pitäisi sekoittaa samaan paikkaan. Käsikirja on oikeastaan luokkien ja aiheiden järjestelmä, jossa sinä päätät, kuka näkee mitäkin, joten voit rakentaa useiden käsikirjojen rakenteen yhden käsikirjan sisään.
Tärkeimmät työkalut ovat:
- Luokat — sisällön ryhmittelyyn ja visuaaliseen erotteluun
- Käyttöoikeuksien hallinta — sen päättämiseen, kuka näkee kunkin aiheen
- Tyhjät luokat — visuaalisten erottimien luomiseen, jotka näyttävät erillisiltä käsikirjoilta
Käytä tyhjää luokkaa visuaalisena erottimena
Yksi Human hyödyllisimmistä kikoista on luoda luokka, jossa ei ole aiheita, vain nimi ja lyhyt kuvaus. Se toimii käsikirjassa visuaalisena erottimena, ja se näyttää ja tuntuu erilliseltä osiolta tai käsikirjalta.
Jos haluat esimerkiksi HSE-käsikirjan pääkäsikirjasi sisälle, voit luoda luokan nimeltä ”HSE-KÄSIKIRJA” ja antaa sille lyhyen kuvauksen, kuten ”HSE”. Työntekijät näkevät sen selkeänä, erillisenä osiona — vaikka kaikki on osa samaa käsikirjaa.
Käytännössä se näyttää tältä:
💡 Ylläpitäjät näkevät tyhjät luokat, mutta työntekijät eivät näe niitä, ellei niissä ole vähintään yhtä julkaistua aihetta. Lisää luokkaan vähintään yksi julkaistu aihe, jotta erotin näkyy työntekijöille.
Tavallisia tilanteita ja niiden ratkaisuja
Useita kieliä
Jos organisaatiossasi on työntekijöitä eri maissa, voit hallinnoida kaikkia kieliversioita samassa käsikirjassa määrittämällä käyttöoikeudet aihekohtaisesti.
- Luo sama aiherakenne jokaiselle kielelle
- Jaa norjankielinen versio Norjan toimipisteelle
- Jaa ruotsinkielinen versio Ruotsin toimipisteelle
- Jaa kaikkia koskeva sisältö, kuten yrityksen arvot, kaikille
💡 Työntekijät näkevät vain heille jaetut aiheet, joten norjalainen työntekijä näkee vain norjankielisen sisällön ja ruotsalainen työntekijä vain ruotsinkielisen sisällön.
💡 Määritä jokaisen aiheen kieli, jotta työntekijät löytävät haulla vielä helpommin sisältöä omalla kielellään.
HSE- tai turvallisuuskäsikirja
Jos haluat erillisen HSE- tai turvallisuuskäsikirjan, luo se omaksi osiokseen käsikirjasi sisälle edellä kuvatulla tyhjän luokan kikalla.
- Luo tyhjä luokka nimeltä ”HSE-KÄSIKIRJA” tai vastaava visuaaliseksi erottimeksi
- Lisää HSE-aiheesi sen alle luokkina ja aiheina
- Jaa HSE-sisältö kaikille, tai tietyille toimipisteille, jos se vaihtelee toimipaikoittain
Näin työntekijät kokevat HSE-sisällön erillisenä käsikirjana, vaikka se on osa samaa rakennetta.
Osasto- tai tiimikohtaiset käsikirjat
Jos eri osastot tarvitsevat omaa sisältöä, esimerkiksi myynnin pelikirjan tai IT-perehdytysoppaan, voit luoda osastokohtaisia luokkia ja päättää, kuka näkee ne.
- Luo luokka jokaiselle osastolle, esim. ”Myynti”, ”IT”, ”Talous”
- Lisää kuhunkin luokkaan siihen kuuluvat aiheet
- Jaa kunkin luokan aiheet oikealle tiimille
💡 Myynnin työntekijät näkevät vain Myynti-luokan aiheet. IT:n työntekijät näkevät vain IT-aiheet. Kaikilla voi silti olla yhteiset aiheet käsikirjan alussa.
Esimerkki: norjalainen vähittäiskaupan yritys
Vähittäiskaupan yritys, jolla on työntekijöitä Oslossa, Bergenissä ja Trondheimissa sekä HR-tiimi pääkonttorissa, rakentaa käsikirjansa näin:
| Luokka | Jaettu | Sisältö |
|---|---|---|
| Yrityksen käsikirja | Kaikille | Arvot, edut, toimintaohjeet |
| HSE-KÄSIKIRJA | — | Tyhjä luokka — visuaalinen erotin |
| HSE-aiheet | Kaikille | HSE-rutiinit ja -ohjeet |
| Myymälähenkilöstö | Myymälätiimi | Rutiinit, asiakaspalvelu, turvallisuus myymälässä |
| HR ja hallinto | HR-tiimi | Palkanlaskennan rutiinit, rekrytointiohjeet |
Jokainen työntekijäryhmä näkee vain sen, mikä on heille olennaista — mutta kaikki on yhdessä käsikirjassa, jota on helppo ylläpitää.