En handbok, många behov

Innehållsförteckning

• Så får du plats med flera handböcker i en
• Använd en tom kategori som avdelare
• Vanliga situationer och hur du löser dem

Så får du plats med flera handböcker i en

I Huma har ni en handbok. Men det betyder inte att allt måste blandas ihop på ett ställe. Handboken är egentligen ett system av kategorier och ämnen där du bestämmer vem som ser vad. Därför kan du återskapa strukturen från flera handböcker i en enda.

De viktigaste verktygen är:

• Kategorier – för att gruppera och skilja innehåll åt visuellt
• Åtkomststyrning – för att bestämma vem som ser varje ämne
• Tomma kategorier – för att skapa avdelare som ser ut som separata handböcker

Använd en tom kategori som avdelare

Ett av de mest användbara tricken i Huma är att skapa en kategori utan ämnen – bara ett namn och en kort beskrivning. Den fungerar som en avdelare i handboken och får avsnittet att se ut och kännas som en egen del eller en egen handbok.

Om du till exempel vill ha en arbetsmiljöhandbok i huvudhandboken kan du skapa en kategori som heter «ARBETSMILJÖHANDBOK» med en kort beskrivning som «Arbetsmiljö». De anställda ser det som ett tydligt, eget avsnitt – trots att allt ingår i samma handbok.

Så här ser det ut i praktiken:

💡 Administratörer kan se tomma kategorier, men de anställda ser dem inte förrän de innehåller minst ett publicerat ämne. Lägg till minst ett publicerat ämne i kategorin för att avdelaren ska synas för de anställda.

Vanliga situationer och hur du löser dem

Flera språk

Om organisationen har anställda i olika länder kan du hantera alla språkversioner i samma handbok genom att styra åtkomsten på ämnesnivå.

• Skapa samma ämnesstruktur för varje språk
• Dela den svenska versionen med platsen Sverige
• Dela den norska versionen med platsen Norge
• Dela innehåll som gäller alla, till exempel företagets värderingar, med alla

💡 De anställda ser bara de ämnen som delas med dem. En anställd i Sverige ser alltså bara svenskt innehåll, och en anställd i Norge ser bara norskt innehåll.

💡 Ange språk på varje ämne så blir det ännu lättare för de anställda att hitta innehåll på sitt eget språk när de söker.

En handbok för arbetsmiljö eller säkerhet

Om du vill ha en egen handbok för arbetsmiljö eller säkerhet kan du skapa den som ett eget avsnitt i handboken med hjälp av tricket med en tom kategori ovan.

• Skapa en tom kategori som heter «ARBETSMILJÖHANDBOK» eller liknande som avdelare
• Lägg till dina ämnen om arbetsmiljö som kategorier och ämnen under den
• Dela arbetsmiljöinnehållet med alla, eller med specifika platser om det skiljer sig mellan arbetsplatserna

På så sätt upplever de anställda arbetsmiljöinnehållet som en egen handbok, trots att det ligger i samma struktur.

Handböcker för avdelningar eller team

Om olika avdelningar behöver eget innehåll, till exempel en säljhandbok eller en introduktionsguide för IT, kan du skapa avdelningsspecifika kategorier och styra vem som ser dem.

• Skapa en kategori för varje avdelning, t.ex. «Sälj», «IT», «Ekonomi»
• Lägg till relevanta ämnen i varje kategori
• Dela ämnena i varje kategori med rätt team

💡 Anställda i Sälj ser bara ämnena i kategorin Sälj. Anställda i IT ser bara IT-ämnena. Alla kan ändå ha ett gemensamt urval av ämnen överst i handboken.

Exempel: Ett svenskt detaljhandelsföretag

Ett detaljhandelsföretag med anställda i Stockholm, Göteborg och Malmö, samt ett HR-team på huvudkontoret, har byggt upp sin handbok så här:

Varje grupp av anställda ser bara det som är relevant för dem – men allt finns i en handbok som är lätt att underhålla.

🔗 Läs mer i Handbok i Huma och Hantera din handbok.