Fortnox Integration

Innehållsförteckning

Ställ in integration

• Flera anslutningar

• 1. Så aktiverar du integrationslicensen

• 2. Anslut Huma med Fortnox

  • 2a. Auktorisering

  • 2b. Konfigurera integrationsinställningarna

  • 2c. Mappa frånvarotyper

• 3. Synkronisera användare och välj hur konflikter eller saknade värden ska hanteras

• 4. Din anslutning mellan Huma och Fortnox är aktiv

Aktiv integration

• Så synkroniserar du användare manuellt

• Inaktiverad eller raderad användare

• Stödda fält

Allmänna frågor

• FAQ: Fortnox och Huma frånvarointegration

 

*This article is in swedish

---

 

Flera anslutningar

Om du behöver konfigurera flera integrationsinstanser följer du installationsguiden som finns här.

 

 

1. Så aktiverar du integrationslicensen

För att konfigurera en integration i Huma måste du ha en "Systemroll med fullständiga åtkomsträttigheter för organisationen".

Om du är osäker på vilka roller som krävs i Fortnox för att slutföra konfigurationen av integrationen, vänligen kontakta Fortnox support för vägledning.

Om du redan har detta kan du hoppa över det här steget:

Fortnox kräver att du har en aktiv integrationslicens för att kunna integrera något tredjepartssystem, endast en licens behövs för alla integrationer.

1. Gå till ert Fortnox-konto

2. Navigera till "Administrera användare"

3. Klicka på "Lägg till licenser"

4. Bläddra ned till "Integration: Integrera Fortnox med ett annat system"

5. Klicka på "Lägg till"

 

För frågor om licenser eller API i Fortnox, kontakta Fortnox.

 

 

 

2a. Anslut Huma med Fortnox

För att konfigurera integrationer i Huma måste användaren ha en "Systemroll med fullständiga åtkomsträttigheter för organisationen". 

1. Logga in i Huma och gå till "Integrationer", välj Fortnox.

2. Läs all information om Fortnox-integrationen innan du fortsätter.

   1. "Översikt"

   2. "Detaljer"

3. Klicka på "Konfigurera" uppe till höger.

4. Ge anslutningen ett namn och välj vilka som ska omfattas av denna anslutning (alla/team/platser/bolag).

5. Markera "Användarvillkoren" och klicka på "Fortsätt".

6. Markera önskade inställningar. Läs mer om inställningarna i nästa steg.

7. Klicka på "Spara" så öppnas ett fönster från Fortnox.

8. Klicka sedan på "Godkänn behörighet".

9. Anslutningen mellan systemen är nu upprättad.

 

 

 

2b. Konfigurera integrationsinställningarna 

Aktivera "Skapa frånvaro i Fortnox när den läggs till i Huma" om du vill överföra frånvaro till Fortnox. 

• Registrerad och godkänd frånvaro i Huma kommer att överföras till Fortnox och tilldelas motsvarande frånvarotyper där.

• Ändringar i frånvaro i Huma kommer att leda till ändringar i den frånvaro som skapats i Fortnox.

• Om frånvaro raderas i Huma kommer den också att raderas i Fortnox.

• Endast frånvaro som ”räknas som arbetsdagar” kommer att överföras till Fortnox.

Klicka på "Spara" så är anslutningen mellan systemen upprättad.

 

 

 

2c. Koble frånvarotyper

Om du har valt att synkronisera frånvaro från Huma till Fortnox måste du mappa frånvarotyper:

1. Gå igenom alla frånvarotyper

2. Välj motsvarande frånvarotyp (aktivitet) i Fortnox

3. Exkludera typer du inte vill överföra

• Fortnox har endast en frånvarotyp för sjukfrånvaro till skillnad från Humas ”Sjukanmälan" och ”Sjukskrivning”. Vi rekommenderar att du mappar båda till Sjukfrånvaro i Fortnox. 

 

Läs mer om hur frånvaro hanteras i integrationer generellt och här för Fortnox.

 

 

 

 

 

3. Synkronisera användare och välj hur konflikter eller saknade värden ska hanteras

När du har klickat på "Spara" kommer du till startsidan för anslutningen. För att aktivera integrationen måste du klicka på "Synkronisera användare".

1. Klicka på "Synkronisera användare".

2. Matchande användare: användare vi hittar både i Huma och Fortnox (samma e‑postadress i båda systemen).

   1. Klicka på "Visa användare" för att se vilka stödda fält som inte matchar eller saknas.

   2. Hantera "icke matchande" eller "saknade värden".

   3. Klicka på "Nästa".

3. Icke matchande användare: användare som bara finns i ett av systemen.

   1. Välj mellan att skapa "alla/valda användare/inte skapa".

   2. Välj hur användare ska skapas:

      1. Fortnox > Huma: lägg till i Huma.

      2. Huma > Fortnox: lägg till i Fortnox.

• Klicka på "Synkronisera användare". Du får ett e‑postmeddelande med resultatet.

 

Obs

• Användare som inte har fyllt i alla "Obligatoriska fält" kommer inte att synkroniseras.

 

 

 

 

 

 

4. Din anslutning mellan Huma och Fortnox är aktiv

• Ändringar som görs i stödda fält i Huma (listade nedan) uppdateras automatiskt i Fortnox i realtid.

• Observera att du behöver synkronisera användare för att få in de senaste ändringarna från Fortnox. Ändringar som görs i Fortnox uppdateras inte automatiskt i Huma.

 

 

 

Så synkroniserar du användare

Använd ”Synkronisera användare” när du har uppdaterat något av de stödda fälten i Fortnox eller när du vill skapa nya användare. För att synkronisera användare måste e‑postadressen alltid vara densamma i båda systemen.

Om du behöver göra en manuell synkronisering mellan Fortnox och Huma:

1. Gå till Integrationssidan för Fortnox i Huma.

2. Klicka på ”Synkronisera användare” och följ stegen.

3. Följ stegen. Läs mer om stegen här.

 

Obs

• Om ni har skapat en ny användare i Huma måste ni göra en manuell synkronisering för att skapa användaren i Fortnox via integrationen.

• Om ett fel uppstår under synkroniseringen kan du se detaljerad information i ”Fellogg” på Fortnox-integrationssidan i Huma.

 

 

Inaktiverad eller raderad användare

När en användare inaktiveras i Huma …

• kommer användaren inte att inaktiveras i Fortnox.

• kommer användaren att låsas för uppdateringar.

När en användare raderas i Huma …

• kommer användaren inte att raderas i Fortnox.

• och inte den andra integrationen, kommer den manuella synkroniseringen att be dig skapa denna användare i Fortnox.

• kan användaren inte synkroniseras om det har gjorts ändringar i deras profil i Fortnox.

 

 

Stödda fält – Anställdfält som synkroniseras

Ändringar som görs i stödda fält i Huma (listade nedan) uppdateras automatiskt i Fortnox i realtid. Ändringar som görs i Fortnox måste däremot synkroniseras manuellt i Huma.

Dessa är de profilfält som kommer att synkroniseras mellan Huma och Fortnox:

 

 

FAQ: Fortnox och Huma frånvarointegration

🏖️ Läs mer om hur frånvarohantering i integrationer fungerar generellt.

⛓️‍💥 Observera att aktivering av integrationen eller att slå på ”frånvarosynk” inte överför historiska frånvaroregistreringar till Fortnox. Frånvarodata synkroniseras till integrationen endast när en frånvaro har godkänts i Huma. Frånvarosynkroniseringen fungerar endast från Huma till Fortnox.

 

Stödfält – frånvarofält som synkroniseras

Detta är frånvarofälten som kommer att synkroniseras från Huma till Fortnox:

 

Uppdaterar integrationen frånvaro?

Ja, Huma uppdaterar automatiskt frånvaro i Fortnox när den ändras (skapas, uppdateras eller raderas) i Huma.

 

Vad triggar kalenderuppdateringar i Fortnox?

Huma skapar, uppdaterar eller raderar automatiskt tidrapporter i Fortnox baserat på ändringar som görs i Huma.

 

När skapas frånvaroposter i Fortnox?

Endast när frånvarotypen i Huma är mappad till en aktivitet i Fortnox och uppfyller vissa villkor, som att ha ett slutdatum och vara godkänd.

 

När uppdateras frånvaroposter i Fortnox?

När datum, omfattning, anteckning eller status för en frånvaropost i Huma ändras efter att posten har skapats i Fortnox. Observera att om du tar bort slutdatumet för en frånvaro, eller ändrar statusen till något annat än godkänd, kommer Huma att ta bort frånvaron i Fortnox.

 

Vad händer om en Fortnox‑mappning ändras?

Om du ändrar vilken Fortnox‑aktivitet en frånvarotyp i Huma är mappad till, kommer befintliga frånvaroposter som redan har skapats i Fortnox av Huma för den mappningen att kopplas bort från frånvaron i Huma och inte längre uppdateras från Huma. Om du däremot redigerar dessa frånvaroposter i Fortnox så att deras aktivitet motsvarar den nya mappningen, kommer de att börja ta emot uppdateringar igen.

 

När skapas inte en frånvaropost i Fortnox?

Om frånvaron i Huma saknar slutdatum eller om frånvarobegäran inte är godkänd, kommer Huma inte att skapa någon post i Fortnox.

På grund av begränsningar i Fortnox kan Huma inte skapa, redigera eller ta bort en frånvaroperiod som överstiger 50 dagar i Fortnox. Ändringar kommer att visas i Huma men inte i Fortnox.

 

Hur hanteras raderingar?

Om en frånvaropost raderas i Huma, raderar Huma den motsvarande posten i Fortnox. Huma raderar också en post i Fortnox om den motsvarande posten i Huma förlorar sitt slutdatum, eller om en godkänd frånvaro blir ogodkänd.

På grund av begränsningar i Fortnox kan Huma inte skapa, redigera eller ta bort en frånvaroperiod som överstiger 50 dagar i Fortnox. Ändringar kommer att visas i Huma men inte i Fortnox.

 

Hur matchar Huma frånvaro för uppdateringar eller raderingar?

Huma matchar frånvaro utifrån medarbetare, typ och tid för att säkerställa korrekta uppdateringar eller raderingar i Fortnox.

 

Hur beräknas timmarna i kalenderposter?

Timmar beräknas utifrån medarbetarens arbetstidsschema som finns under fliken Anställning på personalkortet.

• När användare skapas via en synk från Huma tilldelas de ett arbetstidsschema med 0 timmar. Detta innebär att alla frånvaroregistreringar kommer att bli 0 timmar.

• Säkerställ att alla användare har tilldelats ett giltigt arbetstidsschema i Fortnox.

 

 

 

 

Varför avvisar Fortnox begäran?

För att undvika avvikelser mellan systemen kommer en begäran med fel att avvisas av Fortnox. Alla relevanta användare och chefer kommer att få en avisering. En sådan misslyckad begäran visas fortfarande i integrationsfelloggen så att en administratör kan kontrollera om den behöver åtgärdas.

• Säkerställ att alla användare har tilldelats ett giltigt arbetstidsschema i Fortnox.

• Om en frånvaro avvisas går du till integrationssidan i Huma och ”Error log” för att se felmeddelandet.