Tripletex Integrasjon

 

*This article is in norwegian. 

---

 

Flere tilkoblinger

Hvis du trenger å konfigurere flere integrasjonsinstanser, følg veiledningen som er beskrevet her.

• Hvis dere setter opp en tilkobling for en Gruppe (teams/lokasjon/selskap), vil Huma legge ansatte i første aktive avdeling. 

 

Nødvendige rettigheter i Tripletex

For at Huma-integrasjonen skal fungere, må ansatt-tokenet, og dermed den ansatte, ha:

• Aktiv "Systemtilgang"
• Tilgang til "Ansattrelaterte regnskapsrapporter"
• Full tilgang til: Selskapsinformasjon, Ansattinformasjon og Lønnsinnstillinger

 

 

• For synkronisering av fravær kreves også:

  • Tilgang til alle timelister (inkl. godkjenning) for hele selskapet. Husk å huke av "Timelister: Hele selskapet" for API-nøkkelen.

 

 

 

 

1. Hent en ansatt-token fra Tripletex

For å konfigurere en integrasjon i Huma må du ha en "Systemrolle med full tilgang til organisasjonen" i Huma. 

• Hvis du er usikker på hvilke roller som kreves på Tripletex-siden for å fullføre oppsettet, kontakt Tripletex support for veiledning.

• Du må være logget inn i Tripletex og ha riktig autorisasjon for å kunne opprette en ansatt-token. Kontakt Tripletex sin systemadministrator hvis du mangler nødvendige rettigheter.

• Hvis den ansatte ikke har nødvendige rettigheter for Huma-integrasjonen når du forsøker å opprette tokenet, vil Tripletex gi en feilmelding, og tokenet vil ikke bli opprettet.

• Hvis den ansatte som eier tokenet senere mister noen av disse rettighetene, vil tokenet også miste dem, og integrasjonen vil slutte å fungere korrekt.

• Se Nødvendige rettigheter for detaljer.

 

 

Sett opp integrasjon

1. Logg inn i Tripletex
2. I venstremenyen, gå til "Selskap > Ansatte"
3. Klikk deg inn på den ansatte som skal eie tokenet
4. Velg fanen "API-tilgang"
5. Klikk på "Ny nøkkel" under "API brukernøkler"
6. Velg "Huma" i nedtrekksmenyen i "Applikasjon"
7. Gi nøkkelen et navn
8. Klikk "Opprett nøkkel"
9. En ny API-nøkkel ble opprettet. Vennligst kopier nøkkelen og lagre den en sikker plass.

 

For mer informasjon om token/API,  se Tripletex (kun norsk språk).

 

 

 

2a. Koble Huma til Tripletex

For å sette opp integrasjoner i Huma, må brukeren ha "Systemrolle med full tilgang til Organisasjon". 

1. Logg inn i Huma og gå til "Integrasjoner", velg Tripletex.
2. Les all informasjon om Tripletex-integrasjonen før du går videre
   • «Oversikt»
   • «Detaljer»
3. Klikk "Sett opp" øverst til høyre.
4. Gi tilkoblingen et navn og velg hvem som bør være en del av denne tilkoblingen (alle/teams/lokasjoner/selskap). 
5. Trykk "Fortsett" og lim inn den opprettede Tripletex ansatt-tokenet, og huk av for at du har nødvendig autoritet. 
6. Klikk "Fortsett" og huk av for ønskede innstillinger. Les mer om innstillingene her, i neste steg. 
7. Trykk "Sett opp", og tilkoblingen mellom systemene er nå etablert.

 

2b. Konfigurer integrasjonsinnstillinger

• Velg om brukere som legges til via denne integrasjonen skal ha "påloggingstilgang i Tripletex"
• Når du legger til brukere i Huma, kan du velge om de "automatisk skal legges til i Tripletex"
  • Hvis dette er deaktivert, må du gjøre en manuell synkronisering når du legger til ny bruker i Huma for at de skal synkroniseres til Tripletex. 
  • Hvis du bruker Teamtailor-integrasjonen eller CV-Video-integrasjonen, vil brukere som legges til i Huma via disse også bli lagt til i Tripletex.
  • Brukere uten fødselsdato vil bli opprettet i Tripletex, men være inaktive. For å aktivere dem må fødselsdato legges inn i Huma og deretter synkroniseres manuelt.
  • Brukere legges til med grunnleggende tilgang. Hvis de trenger mer tilgang i Tripletex, må en administrator gi dette manuelt i Tripletex. 
• Aktiver "Oppdater lønnsdata i Tripletex når de oppdateres i Huma" hvis du ønsker å overføre lønnsdata
  • Kun lønn som opprettes eller oppdateres etter aktivering vil bli overført
  • Lønn sendes kun fra Huma til Tripletex
• Aktiver "Opprett fravær i Tripletex når det legges til i Huma" for å overføre fravær
  • Kun godkjent fravær registrert som arbeidsdager overføres
  • Endringer eller sletting i Huma vil også oppdateres/slettes i Tripletex

• Klikk "Lagre" for å fullføre oppsettet.

 

 

2c. Koble fraværstyper

Hvis du har valgt å synkronisere fravær fra Huma til Tripletex, må du koble fraværstyper:

1. Gå gjennom alle fraværstyper
2. Velg tilsvarende fraværstype (aktivitet) i Tripletex
3. Ekskluder typer du ikke ønsker å overføre

 

Les mer om hvordan fravær håndteres i integrasjoner generelt og her for Tripletex.

 

3. Synkroniser brukere og håndter konflikter

Etter at du klikker "Lagre", kommer du til forsiden for tilkoblingen. For å aktivere integrasjonen, må man "Synkronisere brukere".

1. Trykk "Synkroniser brukere"

2. Matchende brukere: brukere vi finner i både Huma og Tripletex (lik e-post i begge systemene)
   
   1. Trykk på "Se brukere" for å se hvilke støttende felter som ikke matcher, eller mangler. 
   2. Håndter "ikke-matchende" eller "manglende verdier". 
   3. Klikk "Neste"
3. Ikke-matchende brukere: brukere som kun eksisterer i ett av systemene.
   1. Velg mellom å opprette "alle/valgte brukere/ikke opprett". 
   2. Velg hvordan brukere skal opprettes:
      1. Tripletex > Huma : legg til i Huma. 
      2. Huma > Tripletex : legg til i Tripletex. 

• Klikk "Synkroniser brukere". Du mottar en e-post med resultatet.

Merk:

• Feilen «Period between multiple names» kan skyldes skjult formatering i profilfelter
• Tripletex krever avdeling ved opprettelse av bruker. Huma legger ansatte i første aktive avdeling. 
• Brukere som ikke har utfylt "Påkrevde felter", vil ikke bli synkronisert. 

 

 

 

4. Tilkoblingen mellom Huma og Tripletex er aktiv

• Endringer i støttede felter i Huma oppdateres automatisk i Tripletex i sanntid.

• Endringer gjort i Tripletex oppdateres ikke automatisk i Huma, og man må da gjøre manuell synkronisering, "Synkroniser brukere". 

 

 

 

Hvordan synkronisere brukere

Bruk «Synkroniser brukere» når du har oppdatert ett av de støttede feltene i Fortnox, eller når du vil opprette nye brukere. For at synkronisering av brukere skal fungere, må e‑postadressen til enhver tid være lik i begge systemene.

1. Gå til Tripletex-integrasjonen i Huma
2. Klikk "Synkroniser brukere"
3. Følg stegene. Les mer om stegene her.

 

Merk

Hvis du har opprettet en bruker i Huma må du gjøre en "Manuell synkronisering" for å opprette brukeren i Tripletex gjennom integrasjonen (hvis "opprett brukere automatisk" ikke er aktivert").

 

 

Deaktiverte eller slettede brukere

Når en bruker deaktiveres i Huma:

• Brukeren deaktiveres ikke i Tripletex.
• Brukeren låses for oppdateringer (synkronisering). 

Når en bruker slettes i Huma:

• Brukeren slettes ikke i Tripletex.
• Manuell synkronisering vil foreslå å opprette brukeren på nytt.
• Kan ikke synkroniseres hvis det finnes endringer i Tripletex.

 

 

Støttende felter - Ansattfelter som synkroniseres

Endringer som gjøres i støttede felter i Huma (listet opp nedenfor) blir automatisk oppdatert i Tripletex i sanntid. Endringer som gjøres i Tripletex må derimot synkroniseres manuelt i Huma.

 

 

 

FAQ: Tripletex og Huma fraværsintegrasjon

🏖️ Les mer om hvordan fraværshåndtering i integrasjoner fungerer generelt.

⛓️‍💥 Vær oppmerksom på at aktivering av integrasjonen eller å slå på "fraværssync" ikke overfører historiske fraværsregistreringer til Tripletex. Fraværsdata synkroniseres til integrasjonen kun når et fravær blir godkjent i Huma. Fraværssynkroniseringen fungerer kun fra Huma til Tripletex.

 

Støttende felter - fraværsfelter som synkroniseres

Dette er fraværsfeltene som vil bli synkronisert fra Huma til Tripletex:

 

Hvordan registrerer jeg fravær i Tripletex?

I Tripletex registreres fravær som timer på spesifikke aktiviteter. En Tripletex-administrator må sette opp aktiviteter for registrering av fravær, i tillegg til standardaktiviteten «Ferie» som følger med Tripletex. Fraværstyper i Huma må kobles til disse aktivitetene i integrasjonsinnstillingene.

 

Oppdaterer integrasjonen fravær?

Ja, Huma oppdaterer automatisk fravær i Tripletex når de blir endret (opprettet, oppdatert eller slettet) i Huma.

 

Hva utløser oppdateringer av timelister i Tripletex?

Huma oppretter, oppdaterer eller sletter automatisk timelisteføringer i Tripletex basert på endringer som gjøres i Huma.

 

Når opprettes fraværsføringer i Tripletex?

Kun når fraværstypen i Huma er koblet til en Tripletex-aktivitet og oppfyller visse betingelser, som at fraværet har en sluttdato og er godkjent.

 

Når blir fraværsføringer oppdatert i Tripletex?

Når dato, prosentandel, notat eller status for en fraværsføring i Huma endres etter at den er opprettet i Tripletex. Merk at hvis du fjerner sluttdato for et fravær, eller endrer status til noe annet enn godkjent, vil Huma slette fraværet i Tripletex.

 

Hva skjer hvis en Tripletex-kobling endres?

Hvis du endrer hvilken Tripletex-aktivitet en fraværstype i Huma er koblet til, vil alle eksisterende fraværsføringer som allerede er opprettet i Tripletex av Huma for denne koblingen, bli frakoblet fraværet i Huma og vil ikke lenger bli oppdatert fra Huma. Hvis du derimot redigerer disse fraværene i Tripletex slik at aktiviteten deres samsvarer med den nye koblingen, vil de igjen motta oppdateringer.

 

Når opprettes ikke fraværsføringer i Tripletex?

Hvis fraværet i Huma ikke har en sluttdato, eller hvis fraværsforespørselen ikke er godkjent, vil Huma ikke opprette en føring i Tripletex.

 

Kan historisk fravær overføres til Huma?

Det finnes ingen automatisk import eller synkronisering av historiske fraværsdata fra Tripletex til Huma.

Huma kan brukes som hovedsystem for alle nye fraværsregistreringer fremover. Ønsker man å registrere historisk fraværsdata, må dette gjøres manuelt i Huma og deretter godkjennes, for at det skal synkroniseres over til Tripletex. 

 

Hvordan håndteres sletting?

Hvis en fraværsføring slettes i Huma, vil Huma slette den tilsvarende føringen i Tripletex. Huma vil også slette en føring i Tripletex hvis den tilhørende fraværsføringen i Huma mister sluttdatoen sin, eller hvis et godkjent fravær blir gjort om til ikke-godkjent.

 

Hvordan matcher Huma fravær for oppdateringer eller sletting?

Huma matcher fravær etter ansatt, type og tidsperiode for å sikre korrekte oppdateringer eller slettinger i Tripletex.

 

Hvordan beregnes timelisteføringer?

Timene beregnes basert på Tripletex sin standard for arbeidstid, justert for den enkelte ansatte og fraværets stillingsprosent.

 

Hvordan beregnes fraværsdager?

Dager beregnes basert på arbeidsplanen og helligdagsinnstillingene i Huma. Hvis en arbeidsplan inkluderer helger som arbeidsdager, og et fravær går over disse dagene, vil Huma sende de tilsvarende timelisteføringer til Tripletex, og se bort fra helligdagsinnstillingene i Tripletex.

 

Hva skjer hvis Tripletex avviser en forespørsel?

Huma endrer status på føringen til «avvist», varsler relevante brukere og ledere, og registrerer feilen i integrasjonens feillogg.

Dette gjøres likevel ikke hvis forespørselen kun gjelder oppdatering av notat for et fravær: Huma ser på dette som en mindre feil som ikke gjør at fraværet kommer så mye ut av synk at det må markeres som avvist. En slik feil vil fortsatt vises i integrasjonens feillogg, slik at en administrator kan vurdere om noe må følges opp.

 

1. Den som har satt opp tokenet (API-nøkkelen) må gå til «Min profil» i Tripletex.

2. Klikk på «Mer» og deretter «API-tilgang».

3. Klikk på nøkkelen som er satt opp mellom integrasjonen og Huma.
4. Scroll ned til «Timeliste» og kontroller at riktig tilgang er gitt, og at den gjelder for «hele selskapet».

5. Prøv deretter å godkjenne/legge til fraværet på nytt i Huma.

   1. For detaljerte forklaringer på konkrete feil, sjekk integrasjonens feillogg på Huma sin integrasjonsside. Denne loggen gir beskrivelser av problemene som har oppstått.

 

 

 

 

 

---

 

 

 

FAQ: Tripletex og Huma lønnsintegrasjon

💰 Vær oppmerksom på at aktivering av integrasjonen eller å slå på "lønnssync" ikke overfører historiske lønnsopplysninger til Tripletex. Lønnsdata synkroniseres til integrasjonen kun når en lønn opprettes eller redigeres i Huma. Lønnssynkroniseringen fungerer kun fra Huma til Tripletex.

 

Støttende felter - fraværsfelter som synkroniseres

Dette er lønnsfeltene som vil bli synkronisert fra Huma til Tripletex:

Huma felt	Tripletex felt
Fra-dato* (PÅKREVD)	date   Huma vil opprette eller oppdatere stillingen i Tripletex basert på denne datoen.
Til-dato	date   Huma vil opprette eller oppdatere stillingen i Tripletex basert på denne datoen.
Lønnsbeløp	annualSalary  hourlyWage   Årlige eller månedlige beløp vil bli brukt til å beregne årslønnen. Time- eller ukebeløp vil bli beregnet som en timelønn basert på standardtiden for lønnsperioden, som definert i Tripletex.
Intervall	remunerationType If the salary is monthly or annual, the renumeration type will updated as Fixed Salary. If the salary is hourly or weekly, the renumeration type will be updated as Hourly Pay.
Last salary change date	Will be updated with the current salary effective date.

 

Hvorfor bør jeg synkronisere lønnsdata lagret i Huma til Tripletex?

Synkronisering av lønnsdata sikrer at lønnsberegningene i Tripletex er korrekte og oppdaterte, basert på den nyeste informasjonen fra Huma. Denne integrasjonen bidrar til å effektivisere HR- og lønnsprosessene ved å fjerne behovet for manuell registrering av data.

 

Hvordan sender jeg lønnsdata automatisk fra Huma til Tripletex?

For å sende lønnsdata automatisk må du først aktivere integrasjonen manuelt i innstillingene. Når integrasjonen er aktivert, vil alle lønnsendringer som gjøres i Huma etter dette automatisk bli sendt til Tripletex.

Hvis integrasjonen allerede er satt opp, kan du aktivere dette i integrasjonsinnstillingene som du finner under ··· oppe i høyre hjørne og "Rediger tilkoblingsinnstillinger". 

 

 

Hvordan oppdateres lønn mellom Huma og Tripletex?

Integrasjonen bruker lønnens gyldighetsdato til å avgjøre om den skal oppdatere en eksisterende stilling eller opprette en ny stilling i Tripletex. Hvis lønnen er satt som «time» eller «uke», vil integrasjonen også ta hensyn til innstillingen «Standardtid» i Tripletex når lønnen oppdateres.

Huma kan ikke opprette en ny lønnsregistrering med en gyldighetsdato som faller mellom to eksisterende lønnsregistreringer.

 

Hva skjer hvis det ikke finnes en eksisterende stilling i Tripletex?

Hvis det ikke finnes en eksisterende stilling for lønnens gyldighetsdato i Tripletex, vil integrasjonen opprette en ny stilling med den oppdaterte lønnsinformasjonen og bruke lønnens gyldighetsdato fra Huma som startdato.

 

Hvordan håndterer integrasjonen ulike valutaer?

Integrasjonen bruker valutaen som er definert i selskapsinnstillingene i Tripletex. Lønn som er definert i en annen valuta vil ikke bli synkronisert, og det vil bli logget en feil.

 

Hva skjer hvis en lønn slettes i Huma?

Hvis den slettede lønnen har samme startdato som en stilling, vil lønnsfeltene i Tripletex bli tømt. Hvis en lønn slettes i Huma, kan ikke integrasjonen slette den tilsvarende stillingen i Tripletex. I stedet vil integrasjonen logge en feil, og kunden må oppdatere Tripletex manuelt.

 

Hvordan håndteres masseoppdateringer av lønn gjennom "Lønnsrevisjon" i Huma?

Under en lønnsrevisjon i Huma sender integrasjonen oppdateringsforespørsler til Tripletex for alle berørte brukere. Hvis en forespørsel feiler, logges feilen, men prosessen fortsetter for de øvrige brukerne. Operasjoner for en enkelt bruker stopper når den første feilen oppstår.