Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Hva er Utstyrmodulen?
- Sette opp utstyrstyper
- Legge til utstyr for en ansatt
- Redigere og slette utstyr
- Filtrere utstyr
- Eksportere utstyr
- Importere utstyr
- Varsler
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Legge til, redigere og slette utstyrstyper og utstyr | Systemrolle: Utstyr → Administrasjon av utstyr |
| Se eget utstyr | Alle ansatte. Ingen rolle kreves |
💡 Alle ansatte ser sitt eget utstyr under «Ditt utstyr», men kan ikke redigere det. Bare brukere med tilgang til Administrasjon av utstyr ser alt utstyr i organisasjonen og kan gjøre endringer.
Hva er Utstyrmodulen?
I Utstyr-modulen kan du registrere, tildele og følge med på alle eiendeler i bedriften, fra PC-er og mobiltelefoner til nøkkelkort, verktøy og arbeidsklær. Du ser hvem som har hva, når utstyret ble delt ut, og når det skal leveres tilbake eller byttes ut.
💡 Utstyr er organisert etter type. Hver type kan ha varianter, for eksempel typen «Telefon» med variantene «iPhone 15» og «Samsung Galaxy S24».
Sette opp utstyrstyper
Før du kan legge til utstyr for ansatte, må du opprette minst én utstyrstype.
- Gå til Utstyr-modulen
- Åpne fanen «Alt utstyr»
- Klikk «Legg til utstyr»
- Fyll inn detaljene for typen (se tabellen under)
- Klikk «Legg til»
| Felt (Detaljer) | Beskrivelse |
|---|---|
| Ikon | Et ikon og en bakgrunnsfarge for typen |
| Navn | Navnet på utstyrstypen, for eksempel «PC» eller «Nøkkelkort» |
| Beskrivelse | Valgfri beskrivelse |
| Varianter | Én eller flere varianter, for eksempel «MacBook Pro 14"» eller «Dell XPS 15» |
| Krev startdato | Om det må angis en startdato når utstyret tildeles |
| Krev sluttdato | Om det må angis en sluttdato når utstyret tildeles |
| Krev dokumentasjon | Om det må lastes opp dokumentasjon når utstyret tildeles |
| Krev serienummer | Om det må fylles inn et serienummer når utstyret tildeles |
💡 Grupper utstyret etter type, og legg inn de konkrete modellene som varianter. Opprett for eksempel typen «Telefon» med variantene «iPhone 15 128GB» og «Samsung Galaxy S24 256GB».
Legge til utstyr for en ansatt
Du kan legge til utstyr fra Utstyr-modulen eller direkte fra profilen til en ansatt.
Fra Utstyr-modulen:
- Gå til Utstyr-modulen
- Åpne fanen «Alt utstyr»
- Klikk «Legg til utstyr»
- Velg en utstyrstype
- Fyll inn detaljene: variant, hvem utstyret skal tildeles, serienummer, merknader, startdato og sluttdato
- Slå eventuelt på «Send varsel når du legger til» for å varsle den ansatte
- Klikk «Legg til»
- Legg eventuelt til dokumentasjon eller lenker, og klikk «Ferdig»
Fra profilen til en ansatt:
- Gå til Folk-modulen og åpne profilen til den ansatte
- Åpne fanen «Utstyr»
- Klikk «Legg til utstyr»
- Følg de samme stegene som over
💡 Utstyret trenger ikke å tildeles en bestemt ansatt. Du kan også registrere utstyr uten å tildele det, slik at du har full oversikt over alle eiendelene i bedriften.
Redigere og slette utstyr
Slik redigerer du utstyr:
- Gå til Utstyr-modulen og fanen «Alt utstyr», eller åpne profilen til den ansatte og fanen «Utstyr»
- Klikk på de tre prikkene ved siden av utstyret
- Klikk «Rediger» og gjør endringene
- Klikk «Lagre»
Slik sletter du utstyr:
- Klikk på de tre prikkene ved siden av utstyret
- Klikk «Slett» og bekreft
⚠️ Hvis du sletter en utstyrstype, slettes også alt utstyr av den typen. Dette kan ikke angres.
Filtrere utstyr
I fanen «Alt utstyr» kan du filtrere utstyr på:
| Filter | Beskrivelse |
|---|---|
| Status | Mangler dokumentasjon, Mangler serienummer, Utløpt, Utløper snart |
| Selskaper, Teams, Lokasjoner | Filtrer etter gruppemedlemskap |
Eksportere utstyr
- Gå til Utstyr-modulen
- Klikk «Eksporter utstyr» øverst til høyre
- Velg hvilke utstyrstyper eksporten skal ha med, eller la feltet stå tomt for å ta med alle
- Velg hvem eksporten skal gjelde: alle, medlemmer av bestemte grupper eller enkeltpersoner
- Slå på «Inkluder ikke-tildelt utstyr» ved behov
- Klikk «Generer rapport»
💡 Som standard tar eksporten bare med utstyr som tilhører aktive brukere. Bruk «Inkluder ikke-tildelt utstyr» hvis du også vil eksportere utstyr som ikke er tildelt noen.
Importere utstyr
Import er nyttig når du har et stort lager og vil registrere mange eiendeler samtidig.
- Gå til Utstyr-modulen
- Klikk «Importer fra fil»
- Last ned importfilmalen
- Fyll ut malen og last opp filen
- Klikk «Legg til»
Varsler
| Hendelse | Hvem får varselet |
|---|---|
| Utstyr er tildelt | Den ansatte som får utstyret. Varselet sendes bare når noen andre tildeler utstyret |
| Utstyr utløper snart | Brukere med tilgang til Administrasjon av utstyr. Varselet sendes 90 dager før sluttdatoen |
Ofte stilte spørsmål
Kan ansatte se sitt eget utstyr?
Ja. Alle ansatte ser sitt eget utstyr under «Ditt utstyr» i Utstyr-modulen. De kan ikke redigere det.
Jeg får en melding om at utstyr med serienummer [x] allerede er registrert, men jeg finner det ikke. Hva har skjedd, og hvor finner jeg det?
Utstyret er registrert i Huma, men vises kanskje ikke i Utstyr-modulen. Du kan finne det på en av disse måtene:
- Eksporter alt utstyr og søk etter serienummeret i eksportfilen. Hvis det ikke står der, er utstyret sannsynligvis registrert på en deaktivert bruker.
- For å finne utstyr på en deaktivert bruker går du til Folk-modulen og åpner profilen til brukeren. Åpne fanen «Utstyr» for å se utstyret som er registrert på personen.
💡 Utstyr som er tildelt deaktiverte brukere, vises ikke i Utstyr-modulen. Du finner det bare direkte på profilen til brukeren.
Kan jeg registrere utstyr uten å tildele det til en ansatt?
Ja. Du kan registrere utstyr uten å knytte det til en bestemt person. Da har du full oversikt over alle eiendelene i bedriften.
Hvordan holder jeg oversikt over når utstyr ble kjøpt eller delt ut?
Bruk feltet for startdato når du legger til utstyr. Du bestemmer selv hva startdatoen betyr, for eksempel kjøpsdato, utleveringsdato eller starten på en leieperiode.
Kan jeg legge ved kvitteringer eller dokumentasjon?
Ja. Du kan laste opp filer og legge til lenker når du legger til eller redigerer utstyr.
Hva skjer når en utstyrstype slettes?
Alt utstyr av den typen blir også slettet permanent. Dette kan ikke angres.