Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Vad är modulen Utrustning?
- Skapa utrustningstyper
- Lägg till utrustning för en anställd
- Redigera och radera utrustning
- Filtrera utrustning
- Exportera utrustning
- Importera utrustning
- Notifikationer
- Vanliga frågor
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Lägga till, redigera och radera utrustningstyper och utrustning | Systemroll: Utrustning → Hantering av utrustning |
| Se sin egen utrustning | Alla anställda, ingen roll krävs |
💡 Alla anställda kan se sin egen utrustning under Din utrustning, men de kan inte redigera den. Bara användare med åtkomst till Hantering av utrustning kan se all utrustning i organisationen och göra ändringar.
Vad är modulen Utrustning?
Med modulen Utrustning kan du registrera, tilldela och hålla koll på alla företagets tillgångar, från bärbara datorer och mobiltelefoner till passerkort, verktyg och arbetskläder. Du ser vem som har vad, när utrustningen lämnades ut och när den ska lämnas tillbaka eller bytas ut.
💡 Utrustning är ordnad efter typ. Varje typ kan ha varianter, till exempel en typ som heter ”Telefon” med varianterna ”iPhone 15” och ”Samsung Galaxy S24”.
Skapa utrustningstyper
Innan du kan lägga till utrustning för anställda måste du skapa minst en utrustningstyp.
- Gå till modulen Utrustning.
- Gå till fliken All utrustning.
- Klicka på Lägg till utrustning.
- Fyll i uppgifterna om typen.
- Klicka på Lägg till.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Ikon | En ikon och bakgrundsfärg som representerar typen |
| Namn | Utrustningstypens namn, till exempel ”Bärbar dator” eller ”Passerkort” |
| Beskrivning | En valfri beskrivning |
| Varianter | En eller flera varianter, till exempel ”MacBook Pro 14"” eller ”Dell XPS 15” |
| Kräv startdatum | Om ett startdatum måste anges när utrustningen tilldelas |
| Kräv slutdatum | Om ett slutdatum måste anges när utrustningen tilldelas |
| Kräv dokumentation | Om dokumentation måste laddas upp när utrustningen tilldelas |
| Kräv serienummer | Om ett serienummer måste anges när utrustningen tilldelas |
💡 Gruppera utrustning efter typ, med specifika modeller som varianter. Skapa till exempel typen ”Telefon” med varianterna ”iPhone 15 128GB” och ”Samsung Galaxy S24 256GB”.
Lägg till utrustning för en anställd
Du kan lägga till utrustning antingen från modulen Utrustning eller direkt från en anställds profil.
Från modulen Utrustning:
- Gå till modulen Utrustning.
- Gå till fliken All utrustning.
- Klicka på Lägg till utrustning.
- Välj en utrustningstyp.
- Fyll i uppgifterna: variant, vem utrustningen ska tilldelas, serienummer, anteckningar samt start- och slutdatum.
- Slå på Skicka notifikation om du vill meddela den anställda.
- Klicka på Lägg till.
- Lägg till dokumentation eller länkar om du vill och klicka på Färdig.
Från en anställds profil:
- Gå till modulen Personer och öppna den anställdas profil.
- Gå till fliken Utrustning.
- Klicka på Lägg till utrustning.
- Följ samma steg som ovan.
💡 Du behöver inte tilldela utrustningen till en viss anställd. Du kan registrera otilldelad utrustning för att få en fullständig överblick över företagets tillgångar.
Redigera och radera utrustning
Så redigerar du utrustning:
- Gå till modulen Utrustning → fliken All utrustning, eller öppna den anställdas profil → fliken Utrustning.
- Klicka på de tre prickarna bredvid utrustningen.
- Klicka på Redigera och gör dina ändringar.
- Klicka på Spara.
Så raderar du utrustning:
- Klicka på de tre prickarna bredvid utrustningen.
- Klicka på Radera och bekräfta.
⚠️ Om du raderar en utrustningstyp raderas också all utrustning av den typen. Det går inte att ångra.
Filtrera utrustning
Du kan filtrera utrustning på fliken All utrustning efter:
| Filter | Beskrivning |
|---|---|
| Status | Saknar dokumentation, Saknar serienummer, Löpt ut, Löper ut snart |
| Företag, Team, Platser | Filtrera efter gruppmedlemskap |
Exportera utrustning
- Gå till modulen Utrustning.
- Klicka på Exportera utrustning uppe till höger.
- Under Utrustningstyper väljer du vilka typer som ska ingå, eller lämnar fältet tomt för alla.
- Under Utrustning tilldelad till väljer du vilka som ska ingå: alla, Medlemmar i grupper eller Enskilda personer.
- Slå på Inkludera otilldelad utrustning om det behövs.
- Klicka på Generera rapport.
💡 Som standard ingår bara utrustning som tillhör aktiva användare i exporten. Använd Inkludera otilldelad utrustning om du även vill exportera utrustning som inte är tilldelad någon.
Importera utrustning
Import är praktiskt när du har en stor mängd utrustning och vill registrera allt på en gång.
- Gå till modulen Utrustning.
- Klicka på Importera från fil.
- Ladda ner importmallen.
- Fyll i mallen och ladda upp filen.
- Klicka på Lägg till.
Notifikationer
| Händelse | Vem som får den |
|---|---|
| Utrustning tilldelad | Den anställda som utrustningen tilldelas, bara när någon annan tilldelar den |
| Utrustning löper ut snart | Användare med åtkomst till Hantering av utrustning. Skickas 90 dagar före slutdatumet. |
Vanliga frågor
Kan de anställda se sin egen utrustning?
Ja. Alla anställda kan se sin egen utrustning under Din utrustning i modulen Utrustning. De kan inte redigera den.
Jag får ett meddelande om att utrustning med serienummer [x] redan är registrerad, men jag ser den inte. Vad har hänt, och var hittar jag den?
Utrustningen är registrerad i Huma, men den syns kanske inte i modulen Utrustning. Du hittar den på något av de här sätten:
- Exportera all utrustning och sök efter serienumret i exportfilen. Om det inte finns där är utrustningen troligen registrerad på en inaktiverad användare.
- Utrustning på en inaktiverad användare hittar du genom att gå till modulen Personer, öppna den inaktiverade användarens profil och gå till fliken Utrustning.
💡 Utrustning som är tilldelad inaktiverade användare syns inte i modulen Utrustning. Du hittar den bara direkt i användarens profil.
Kan jag registrera utrustning utan att tilldela den till en anställd?
Ja. Du kan registrera otilldelad utrustning för att få en fullständig överblick över företagets tillgångar, utan att koppla den till en viss person.
Hur håller jag koll på när utrustning köptes in eller lämnades ut?
Använd startdatumet när du lägger till utrustning. Du bestämmer själv vad startdatumet står för, till exempel inköpsdatum, utlämningsdatum eller början på en leasingperiod.
Kan jag bifoga kvitton eller dokumentation?
Ja. Du kan ladda upp filer och lägga till länkar när du lägger till eller redigerar utrustning.
Vad händer när en utrustningstyp raderas?
All utrustning av den typen raderas också permanent. Det går inte att ångra.