Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Sette opp saksbehandlere
- Varslerportalen
- Oversikt over innkomne saker
- Behandle en sak
- Saksstatuser
- Oppfølging i Huma
- Gjenåpne sak
- Arkivet
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Behandle varslingssaker | Systemrolle: Varsling → Saksbehandling |
| Aktivere varsling og legge til saksbehandlere | Systemrolle: Roller → Administrasjon av roller og rettigheter |
💡 Når varsling aktiveres, oppretter Huma automatisk en låst systemrolle som heter «Saksbehandler for varsler». Du kan gi rollen til de aktuelle personene under oppsettet eller når som helst senere under Systeminnstillinger → Roller.
Sette opp saksbehandlere
Før dere tar i bruk Varsling-modulen, må du bestemme minst én saksbehandler. Uten saksbehandler kan ingen behandle innkomne varsler, og administratorer i organisasjonen får beskjed om å sette opp en.
Slik legger du til saksbehandlere under oppsettet:
- Gå til «Varsling»
- Klikk «Konfigurer varsling…»
- Legg til de aktuelle personene som saksbehandlere
- Klikk «Aktiver»
Slik legger du til eller endrer saksbehandlere etter aktivering:
- Gå til Systeminnstillinger → Roller
- Gå til «Systemroller»
- Finn rollen «Saksbehandler for varsler»
- Legg til eller fjern personer ved behov
⚠️ Bare brukere med systemrollen Administrasjon av roller og rettigheter kan legge til eller fjerne saksbehandlere.
Varslerportalen
Når varsling aktiveres, oppretter Huma en ekstern portal der alle kan sende inn varsler. Du finner og deler lenken til portalen fra Varsling-modulen.
- Gå til Varsling-modulen
- Klikk «Innstillinger»
- Klikk «Del varslerportalen» for å se og kopiere lenken
- Del lenken med ansatte og andre som skal kunne varsle
💡 Gjør lenken til portalen lett å finne, for eksempel på nettsiden, intranettet eller i personalhåndboken.
Oversikt over innkomne saker
Alle innkomne saker vises i Varsling-modulen. For hver sak ser du:
- Saksnummer
- Innsendingsdato
- Gjeldende status
- Siste handling
💡 Du kan filtrere sakene på status for å se hva som må følges opp.
Behandle en sak
Når en ny sak kommer inn, åpner du den for å gå gjennom varselet og starte oppfølgingen.
- Gå til Varsling-modulen
- Klikk på saken du vil behandle, og deretter «Bekreft og åpne sak»
- Gå gjennom varselet. Du ser beskrivelsen, innsendingsdatoen, saksnummeret og om varsleren er anonym eller har oppgitt navn
- Kommuniser med varsleren ved å sende meldinger direkte i saken
- Oppdater statusen etter hvert som undersøkelsen går fremover
- Lukk saken når undersøkelsen er avsluttet
💡 Merk
-
All kommunikasjon skjer i saken. Hvis varsleren har valgt å være anonym, blir identiteten aldri avslørt, heller ikke når dere sender meldinger.
-
Hvis varsleren har oppgitt en e-postadresse for varsler, får vedkommende en e-post hver gang du sender en melding eller oppdaterer saken.
* Engelsk video
Saksstatuser
| Status | Hva det betyr |
|---|---|
| Usett | Saken er mottatt, men ingen saksbehandler har åpnet den ennå |
| Sett | En saksbehandler har åpnet saken |
| Åpen | Saksbehandleren jobber med saken |
| Lukket | Saken er avsluttet |
💡 Når du åpner en sak for første gang, endres statusen automatisk fra «Usett» til «Sett». Når du bekrefter saken og starter oppfølgingen, endres statusen til «Åpen».
Oppfølging i Huma
Når du har mottatt et varsel og startet undersøkelsen, kan du bruke andre deler av Huma til å strukturere oppfølgingen. Hvilke deler som passer, avhenger av om varsleren er anonym eller ikke.
Hvis varsleren ikke er anonym:
- Møter: Sett opp en samtale direkte i Huma for å følge opp personlig, dokumentere samtalen og fordele oppgaver
- Prosesser: Lag en prosess slik at alle nødvendige steg i undersøkelsen blir gjort i riktig rekkefølge og av riktige personer
- Oppgaver: Tildel konkrete oppfølgingsoppgaver til de aktuelle personene direkte i Huma
Hvis varsleren er anonym:
- Bruk Prosesser og Oppgaver til å styre den interne undersøkelsen uten å involvere varsleren direkte. Hold all kommunikasjon med varsleren i selve varslingssaken
💡 All oppfølging i Huma må gjøres varsomt og diskré. Sørg for at bare de relevante personene har tilgang til informasjonen.
Gjenåpne sak
Slik lukker du en sak:
- Åpne saken i Varsling-modulen
- Klikk «Lukk sak»
- Skriv eventuelt en avsluttende melding til varsleren
- Bekreft
⚠️ Når saken er lukket, kan ingen av partene sende flere meldinger. Både varsleren og saksbehandleren kan åpne saken på nytt innen 1 måned etter at den ble lukket. Etter det kan saken ikke åpnes igjen.
Slik åpner du en sak på nytt:
- Åpne den lukkede saken
- Klikk «Åpne saken på nytt»
- Bekreft
Arkivet
Saker som lukkes, flyttes automatisk til fanen «Arkiv» i Varsling-modulen. Du trenger ikke arkivere noe manuelt. Det holder å lukke saken. Arkivet gir deg en permanent oversikt over alle avsluttede saker, og du har tilgang til det når som helst.
💡 Saker i arkivet kan åpnes på nytt innen 1 måned etter at de ble lukket. Etter det blir de liggende i arkivet og kan bare leses.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg endre navnet på Varsling-modulen eller portalen?
Nei. Navnene på modulen og portalen er faste og kan ikke tilpasses.
Kan flere personer være saksbehandlere samtidig?
Ja. Du kan ha så mange saksbehandlere du trenger. Alle saksbehandlere får varsel når et nytt varsel sendes inn.
Kan saksbehandleren se hvem som sendte inn varselet hvis varsleren valgte å være anonym?
Nei. Hvis varsleren har valgt å være anonym, blir identiteten aldri avslørt, heller ikke for saksbehandlerne. Huma samler ikke inn informasjon som kan identifisere varsleren, som IP-adresse eller nettleserdata.
Hva skjer hvis det ikke finnes saksbehandlere når et varsel sendes inn?
Administratorer i organisasjonen får beskjed om å sette opp saksbehandlere. Varselet lagres og blir tilgjengelig når en saksbehandler er på plass.
Kan jeg legge ved filer i en sak?
Ikke ennå. Varsling-modulen støtter foreløpig ikke vedlegg.
Hvilke lovpålagte frister gjelder for å behandle en sak?
Virksomheter med ansatte i andre europeiske land må bekrefte mottak av varselet innen 7 dager og gi oppfølging og tilbakemelding innen 3 måneder. Virksomheter som bare har ansatte i Norge, må bekrefte mottak innen rimelig tid. Huma sender automatiske påminnelser til saksbehandlerne når fristene nærmer seg og saken ikke er behandlet.
Kan en lukket sak slettes?
Nei. Varslingssaker kan ikke slettes. De blir liggende i Huma som en permanent oversikt.
Får hver sak et eget saksnummer?
Ja. Hvert varsel som sendes inn, får automatisk et saksnummer. Nummeret kan ikke endres og brukes til å identifisere saken gjennom hele prosessen.