Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Konfigurera handläggare
- Visselblåsarportalen
- Översikt över inkomna ärenden
- Handlägg ett ärende
- Ärendestatusar
- Följ upp i Huma
- Stäng och öppna ett ärende på nytt
- Arkivet
- Vanliga frågor
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Handlägga visselblåsarärenden | Systemroll: Visselblåsning → Handläggning |
| Aktivera visselblåsning och lägga till handläggare | Systemroll: Roller → Administration av roller och behörigheter |
💡 När visselblåsning aktiveras skapar Huma automatiskt en låst systemroll som heter «Handläggare för visselblåsning». Du kan ge rollen till rätt personer när du konfigurerar modulen eller när som helst efteråt via Systeminställningar → Roller.
Konfigurera handläggare
Innan ni börjar använda modulen Visselblåsning måste du utse minst en handläggare. Utan handläggare kan inkomna anmälningar inte hanteras, och organisationens administratörer får en notifikation som uppmanar dem att lägga till en.
Så lägger du till handläggare när du konfigurerar modulen första gången:
- Gå till «Visselblåsning»
- Klicka på «Konfigurera visselblåsning…»
- Lägg till de aktuella personerna som handläggare
- Klicka på «Aktivera»
Så lägger du till eller ändrar handläggare efter aktiveringen:
- Gå till Systeminställningar → Roller
- Öppna «Systemroller»
- Leta upp rollen «Handläggare för visselblåsning»
- Lägg till eller ta bort personer vid behov
⚠️ Bara användare med en systemroll med åtkomst till Administration av roller och behörigheter kan lägga till eller ta bort handläggare.
Visselblåsarportalen
När visselblåsning aktiveras skapar Huma en extern portal där vem som helst kan skicka in en anmälan. Du hittar och delar länken till portalen i modulen Visselblåsning.
- Gå till modulen Visselblåsning
- Klicka på «Inställningar»
- Klicka på «Visselblåsarportalen» för att se och kopiera länken
- Dela länken med anställda och andra som ska kunna rapportera
💡 Se till att länken till portalen är lätt att hitta, till exempel på företagets webbplats, intranät eller i personalhandboken.
Översikt över inkomna ärenden
Alla inkomna ärenden visas i modulen Visselblåsning. För varje ärende ser du:
- Ärendenummer
- Datum för inskickning
- Aktuell status
- Senaste handling
💡 Du kan filtrera ärendena på status för att få en överblick över vad som behöver hanteras.
Handlägg ett ärende
När ett nytt ärende kommer in öppnar du det för att granska anmälan och påbörja uppföljningen.
- Gå till modulen Visselblåsning
- Klicka på ärendet du vill handlägga och sedan på «Bekräfta och öppna ärendet»
- Granska anmälan – du ser beskrivningen, datum för inskickning, ärendenummer och om anmälaren är anonym eller har angett sitt namn
- Kommunicera med anmälaren genom att skicka meddelanden direkt i ärendet
- Uppdatera ärendets status allteftersom utredningen fortskrider
- Stäng ärendet när utredningen är avslutad
💡 All kommunikation sker i ärendet. Om anmälaren har valt att vara anonym avslöjas identiteten aldrig, inte ens när ni skickar meddelanden.
💡 Om anmälaren har angett en e-postadress för notifikationer får hen ett e-postmeddelande när du skickar ett meddelande eller uppdaterar ärendet.
Ärendestatusar
| Status | Vad det betyder |
|---|---|
| Osett | Ärendet har tagits emot men har ännu inte öppnats av någon handläggare |
| Sett | En handläggare har öppnat ärendet |
| Öppet | Handläggaren arbetar aktivt med ärendet |
| Stängt | Ärendet är avslutat |
💡 När du öppnar ett ärende första gången ändras statusen automatiskt från «Osett» till «Sett». När du bekräftar ärendet och påbörjar en aktiv uppföljning uppdaterar du statusen till «Öppet».
Följ upp i Huma
När du har tagit emot en anmälan och påbörjat utredningen kan du använda andra delar av Huma för att strukturera uppföljningen, beroende på om anmälaren är anonym eller inte.
Om anmälaren inte är anonym:
- Möten – Boka ett 1-till-1-möte direkt i Huma för att följa upp personligen, dokumentera samtalet och tilldela åtgärdspunkter
- Processer – Skapa en process för att säkerställa att alla nödvändiga steg i utredningen genomförs i rätt ordning och av rätt personer
- Uppgifter – Tilldela konkreta uppföljningsuppgifter till rätt personer direkt i Huma
Om anmälaren är anonym:
- Använd Processer och Uppgifter för att hantera den interna utredningen utan att involvera anmälaren direkt, och håll all kommunikation inom själva visselblåsarärendet
💡 All uppföljning i Huma ska hanteras varsamt och diskret. Se till att bara rätt personer har åtkomst till informationen.
Stäng och öppna ett ärende på nytt
Så stänger du ett ärende:
- Öppna ärendet i modulen Visselblåsning
- Klicka på «Stäng ärende»
- Lägg eventuellt till ett avslutande meddelande till anmälaren
- Bekräfta
⚠️ När ett ärende har stängts kan ingen av parterna skicka fler meddelanden. Både anmälaren och handläggaren kan öppna ärendet på nytt inom 1 månad från att det stängdes. Därefter kan ärendet inte öppnas igen.
Så öppnar du ett ärende på nytt:
- Öppna det stängda ärendet
- Klicka på «Öppna ärendet på nytt»
- Bekräfta
Arkivet
Stängda ärenden flyttas automatiskt till fliken «Arkiv» i modulen Visselblåsning. Du behöver inte arkivera något manuellt – det räcker att stänga ärendet. Arkivet ger dig en permanent förteckning över alla avslutade ärenden och är alltid tillgängligt.
💡 Ärenden i arkivet kan öppnas på nytt inom 1 månad från att de stängdes. Därefter ligger de kvar i arkivet och kan bara läsas.
Vanliga frågor
Kan jag byta namn på modulen Visselblåsning eller portalen?
Nej. Namnen på modulen och portalen är fasta och kan inte anpassas.
Kan flera personer vara handläggare samtidigt?
Ja. Du kan utse så många handläggare som behövs. Alla handläggare får en notifikation när en ny anmälan skickas in.
Kan en handläggare se vem som skickade in anmälan om anmälaren har valt att vara anonym?
Nej. Om anmälaren har valt att vara anonym avslöjas identiteten aldrig, inte ens för handläggare. Huma samlar inte in identifierande information som IP-adresser eller webbläsardata.
Vad händer om det inte finns några handläggare när en anmälan skickas in?
Organisationens administratörer får en notifikation som uppmanar dem att lägga till handläggare. Anmälan sparas och blir tillgänglig när en handläggare har utsetts.
Kan jag bifoga filer till ett ärende?
Inte ännu. Bilagor stöds för närvarande inte i modulen Visselblåsning.
Vilka lagstadgade tidsfrister gäller för att hantera ett ärende?
Organisationer med anställda i europeiska länder måste bekräfta anmälan inom 7 dagar och ge återkoppling inom 3 månader. Organisationer som bara har anställda i Norge ska bekräfta inom rimlig tid. Huma skickar automatiska påminnelser till handläggarna när tidsfristerna närmar sig och ärendet inte har hanterats.
Kan ett stängt ärende raderas?
Nej. Visselblåsarärenden kan inte raderas. De finns kvar i Huma som en permanent förteckning.
Får varje ärende ett unikt ärendenummer?
Ja. Varje anmälan som skickas in får automatiskt ett ärendenummer. Numret kan inte ändras och används för att identifiera ärendet under hela processen.