Sisällysluettelo
- Roolit ja käyttöoikeudet
- Tapausten käsittelijöiden määrittäminen
- Ilmoituskanava
- Saapuneiden tapausten yleiskatsaus
- Tapauksen käsittely
- Tapauksen tilat
- Jatkotoimet Humassa
- Tapauksen sulkeminen ja avaaminen uudelleen
- Arkisto
- Usein kysytyt kysymykset
Roolit ja käyttöoikeudet
| Käyttöoikeus | Rooli |
|---|---|
| Whistleblowing-tapausten käsittely | Järjestelmärooli: Whistleblowing-ilmoittaminen → Tapausten käsittely |
| Whistleblowing-ilmoittamisen käyttöönotto ja tapausten käsittelijöiden lisääminen | Järjestelmärooli: Roolit ja käyttöoikeudet |
💡 Kun Whistleblowing-ilmoittaminen otetaan käyttöön, Huma luo automaattisesti lukitun järjestelmäroolin nimeltä "Whistleblowing-käsittelijä". Voit antaa tämän roolin oikeille henkilöille käyttöönoton yhteydessä tai milloin tahansa myöhemmin kohdassa Järjestelmäasetukset → Roolit.
Tapausten käsittelijöiden määrittäminen
Ennen kuin Whistleblowing-ilmoittaminen-moduuli otetaan käyttöön, sinun on nimettävä vähintään yksi tapauksen käsittelijä. Ilman tapauksen käsittelijää saapuvia ilmoituksia ei voida käsitellä, ja organisaation ylläpitäjät saavat ilmoituksen, jossa heitä kehotetaan määrittämään käsittelijä.
Tapausten käsittelijöiden lisääminen käyttöönoton yhteydessä:
- Siirry kohtaan "Whistleblowing-ilmoittaminen"
- Napsauta "Määritä ilmianto…"
- Lisää oikeat henkilöt tapausten käsittelijöiksi
- Napsauta "Ota käyttöön"
Tapausten käsittelijöiden lisääminen tai muuttaminen käyttöönoton jälkeen:
- Siirry kohtaan Järjestelmäasetukset → Roolit
- Siirry välilehdelle "Ylläpitäjien roolit"
- Etsi rooli "Whistleblowing-käsittelijä"
- Lisää tai poista henkilöitä tarpeen mukaan
⚠️ Vain käyttäjät, joilla on Roolit ja käyttöoikeudet -järjestelmärooli, voivat lisätä tai poistaa tapausten käsittelijöitä.
Ilmoituskanava
Kun Whistleblowing-ilmoittaminen otetaan käyttöön, Huma luo ulkoisen kanavan, jonka kautta kuka tahansa voi lähettää ilmoituksen. Löydät kanavan linkin Whistleblowing-ilmoittaminen-moduulista ja voit jakaa sen sieltä.
- Siirry Whistleblowing-ilmoittaminen-moduuliin
- Napsauta "Asetukset"
- Napsauta "Ilmoituskanava" nähdäksesi ja kopioidaksesi linkin
- Jaa linkki työntekijöille ja kaikille muille, joiden pitäisi voida tehdä ilmoitus
💡 Harkitse kanavan linkin sijoittamista helposti löydettävään paikkaan, esimerkiksi yrityksesi verkkosivuille, intranetiin tai henkilöstökäsikirjaan.
Saapuneiden tapausten yleiskatsaus
Kaikki saapuneet tapaukset näkyvät Whistleblowing-ilmoittaminen-moduulissa. Jokaisesta tapauksesta näet:
- Tapausnumero
- Lähetyspäivä
- Nykyinen tila
- Viimeinen toimenpide
💡 Voit suodattaa tapauksia tilan mukaan ja nähdä nopeasti, mitkä vaativat huomiota.
Tapauksen käsittely
Kun uusi tapaus saapuu, avaa se, käy ilmoitus läpi ja aloita jatkotoimet.
- Siirry Whistleblowing-ilmoittaminen-moduuliin
- Napsauta tapausta, jonka haluat käsitellä, ja napsauta "Kuittaa ja avaa tapaus"
- Käy ilmoitus läpi – näet kuvauksen, lähetyspäivän, tapausnumeron ja sen, onko ilmoittaja nimetön vai kertonut nimensä
- Viesti ilmoittajan kanssa lähettämällä viestejä suoraan tapauksessa
- Päivitä tapauksen tila selvityksen edetessä
- Sulje tapaus, kun selvitys on valmis
💡 Kaikki viestintä tapahtuu tapauksen sisällä. Jos ilmoittaja on valinnut pysyä nimettömänä, hänen henkilöllisyytensä ei paljastu koskaan, ei myöskään viestejä vaihdettaessa.
💡 Jos ilmoittaja antoi sähköpostiosoitteen ilmoituksia varten, hän saa sähköpostin aina, kun lähetät viestin tai päivität tapausta.
Tapauksen tilat
| Tila | Mitä se tarkoittaa |
|---|---|
| Avaamaton | Tapaus on vastaanotettu, mutta yksikään tapausten käsittelijä ei ole vielä avannut sitä |
| Nähty | Tapauksen käsittelijä on avannut tapauksen |
| Avoin | Tapauksen käsittelijä työskentelee aktiivisesti tapauksen parissa |
| Suljettu | Tapaus on päätetty |
💡Kun avaat tapauksen ensimmäistä kertaa, tila muuttuu automaattisesti tilasta "Avaamaton" tilaan "Nähty". Kun kuittaat tapauksen ja aloitat aktiiviset jatkotoimet, päivitä tilaksi "Avoin".
Jatkotoimet Humassa
Kun olet vastaanottanut ilmoituksen ja aloittanut selvityksen, voit käyttää Human muita osia jatkotoimien jäsentämiseen sen mukaan, onko ilmoittaja nimetön vai ei.
Jos ilmoittaja ei ole nimetön:
- Tapaamiset – Sovi kahdenkeskinen tapaaminen suoraan Humassa, jotta voit keskustella asiasta kasvokkain, dokumentoida keskustelun ja määrittää toimenpiteet
- Prosessit – Luo prosessi, jolla varmistat, että selvityksen kaikki tarvittavat vaiheet tehdään oikeassa järjestyksessä ja oikeiden henkilöiden toimesta
- Tehtävät – Anna tiettyjä jatkotehtäviä oikeille henkilöille suoraan Humassa
Jos ilmoittaja on nimetön:
- Käytä Prosesseja ja Tehtäviä sisäisen selvityksen hallintaan ottamatta ilmoittajaa suoraan mukaan, ja pidä kaikki viestintä itse whistleblowing-tapauksessa
💡 Käsittele kaikkia Humassa tehtäviä jatkotoimia huolellisesti ja hienotunteisesti. Varmista, että vain asianosaisilla henkilöillä on pääsy tietoihin.
Tapauksen sulkeminen ja avaaminen uudelleen
Tapauksen sulkeminen:
- Avaa tapaus Whistleblowing-ilmoittaminen-moduulissa
- Napsauta "Sulje tapaus"
- Voit halutessasi lisätä päätösviestin ilmoittajalle
- Vahvista
⚠️ Kun tapaus on suljettu, kumpikaan osapuoli ei voi enää lähettää viestejä. Sekä ilmoittaja että tapauksen käsittelijä voivat avata tapauksen uudelleen 1 kuukauden kuluessa sen sulkemisesta. Sen jälkeen tapausta ei voi enää avata uudelleen.
Tapauksen avaaminen uudelleen:
- Avaa suljettu tapaus
- Napsauta "Avaa tapaus uudelleen"
- Vahvista
Arkisto
Suljetut tapaukset siirtyvät automaattisesti Whistleblowing-ilmoittaminen-moduulin "Arkisto"-välilehdelle. Manuaalista arkistointia ei ole, vaan tapauksen sulkeminen riittää. Arkisto on pysyvä tallenne kaikista päätetyistä tapauksista, ja pääset siihen milloin tahansa.
💡 Arkistossa olevat tapaukset voi avata uudelleen 1 kuukauden kuluessa sulkemisesta. Sen jälkeen ne jäävät arkistoon vain luku -tallenteena.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko muuttaa Whistleblowing-ilmoittaminen-moduulin tai kanavan nimeä?
Et. Moduulin ja kanavan nimet ovat kiinteitä, eikä niitä voi muokata.
Voiko tapausten käsittelijöitä olla useita samanaikaisesti?
Kyllä. Voit määrittää niin monta tapausten käsittelijää kuin tarvitset. Kaikki tapausten käsittelijät saavat ilmoituksen, kun uusi ilmoitus lähetetään.
Näkeekö tapauksen käsittelijä, kuka ilmoituksen teki, jos ilmoittaja valitsi pysyä nimettömänä?
Ei. Jos ilmoittaja valitsi pysyä nimettömänä, hänen henkilöllisyytensä ei paljastu koskaan, ei edes tapausten käsittelijöille. Huma ei kerää tunnistetietoja, kuten IP-osoitteita tai selaintietoja.
Mitä tapahtuu, jos tapausten käsittelijöitä ei ole, kun ilmoitus lähetetään?
Organisaation ylläpitäjät saavat ilmoituksen, jossa heitä kehotetaan määrittämään tapausten käsittelijät. Ilmoitus tallennetaan, ja siihen pääsee käsiksi, kun tapauksen käsittelijä on määritetty.
Voinko liittää tapaukseen tiedostoja?
Et vielä. Whistleblowing-ilmoittaminen-moduuli ei tällä hetkellä tue liitetiedostoja.
Mitkä ovat tapauksen käsittelyn lakisääteiset määräajat?
Organisaatioiden, joilla on työntekijöitä Euroopan maissa, on kuitattava ilmoitus 7 päivän kuluessa sekä annettava jatkotoimista palautetta 3 kuukauden kuluessa. Organisaatioiden, joilla on työntekijöitä vain Norjassa, on kuitattava ilmoitus kohtuullisessa ajassa. Huma lähettää tapausten käsittelijöille automaattisia muistutuksia, jos nämä määräajat lähestyvät eikä tapausta ole käsitelty.
Voiko suljetun tapauksen poistaa?
Ei. Whistleblowing-tapauksia ei voi poistaa. Ne säilyvät Humassa pysyvänä tallenteena.
Saako jokainen tapaus oman tapausnumeron?
Kyllä. Jokainen lähetetty ilmoitus saa automaattisesti ennalta määritetyn tapausnumeron. Numeroa ei voi muuttaa, ja sitä käytetään tapauksen tunnistamiseen koko prosessin ajan.