Fortnox-integration

*This article is in Swedish

Innehållsförteckning

Roller och behörigheter
Så flödar data
Innan du börjar
Konfigurera integrationen
När integrationen är aktiv
Stödda fält
Fellogg och felsökning
Vanliga frågor
Relaterade artiklar

Roller och behörigheter

Roll i Huma	Systemroll med fullständig åtkomst till Organisation
I Fortnox	En aktiv integrationslicens och en Fortnox-användare som kan godkänna anslutningen till Huma. Huma begär åtkomst till lön och företagsinformation.

💡 Osäker på vilka roller du behöver i Fortnox? Kontakta Fortnox support.

Så flödar data

Data	Huma → Fortnox	Fortnox → Huma	När
Profilfält	✅ Automatiskt	✅ Endast manuellt	Ändringar i Huma skickas i realtid. Ändringar i Fortnox hämtas när du klickar på «Synkronisera användare».
Nya medarbetare	✅ Endast manuellt	✅ Endast manuellt	När du klickar på «Synkronisera användare»
Anställningsdatum	✅ Automatiskt	❌	När en tjänst skapas, ändras eller tas bort i Huma
Frånvaro	✅ Automatiskt	❌	När frånvaron är godkänd i Huma och har ett slutdatum
Lön	❌	❌	Stöds inte

⚠️ Historiska data överförs inte. Endast tjänster och frånvaro som skapas eller ändras efter att integrationen är aktiv skickas till Fortnox.

Innan du börjar

Du har en systemroll med fullständig åtkomst till Organisation i Huma.
Ert Fortnox-konto har en integrationslicens. Se Steg 1.
Medarbetare som finns i båda systemen har samma e-postadress i Huma och Fortnox. Huma matchar medarbetare endast på e-post.
Om du vill synkronisera frånvaro:
- Frånvaro måste först vara konfigurerad i Huma (frånvarotyper eller arbetstidsscheman).
- Alla medarbetare måste ha ett giltigt arbetstidsschema i Fortnox. Frånvarotimmarna beräknas utifrån det.

🔗 Getting started with Payroll & accounting integrations

Konfigurera integrationen

Steg 1: Aktivera integrationslicensen i Fortnox

Fortnox kräver en aktiv integrationslicens för att kunna koppla ihop något tredjepartssystem. Det räcker med en licens för alla integrationer. Om du redan har en kan du hoppa över det här steget.

Logga in i Fortnox.
Gå till «Administrera användare».
Klicka på «Lägg till licenser».
Bläddra ned till «Integration: Integrera Fortnox med ett annat system».
Klicka på «Lägg till».

💡 Vid frågor om licenser eller API i Fortnox, kontakta Fortnox.

Steg 2: Koppla Huma till Fortnox

Gå till «Integrationer» i Huma och välj «Fortnox».
Läs flikarna «Översikt» och «Detaljer».
Klicka på «Konfigurera» uppe till höger.
Ge anslutningen ett namn.
Välj vilka som ska ingå i anslutningen: alla, eller ett visst team, en plats eller ett bolag.
Godkänn villkoren och klicka på «Fortsätt».
Välj inställningar (se steg 3) och klicka på «Spara».
Ett fönster från Fortnox öppnas. Logga in vid behov och klicka på «Godkänn behörighet».

🔗 Behöver du fler anslutningar, till exempel en per bolag? Se Multiple integrations.

Steg 3: Välj vad som ska synkroniseras

Fortnox har en inställning. Du kan ändra den senare.

Inställning	När den är på	När den är av
Frånvaro: Skapa, uppdatera och ta bort i Fortnox när det uppdateras i Huma	Godkänd frånvaro skickas till Fortnox som frånvarotransaktioner.	Frånvaro skickas inte.

💡 Anställningsdatum skickas alltid. Det finns ingen inställning för dem.

Steg 4: Mappa frånvarotyper

Du gör bara det här steget om frånvarosynkronisering är på.

Gå igenom varje frånvarotyp i Huma.
Välj motsvarande frånvaroorsak i Fortnox.
Låt bli att mappa typer som du inte vill skicka.
Klicka på «Spara».

⚠️ Fortnox har bara en frånvarotyp för sjukfrånvaro, medan Huma har både «Sjukanmälan» och «Sjukskrivning». Vi rekommenderar att du mappar båda till «Sjukfrånvaro» i Fortnox.

⚠️ Om du senare mappar en frånvarotyp till en annan orsak uppdateras frånvaro som redan skickats till Fortnox inte längre från Huma. Ändra de posterna i Fortnox till den nya orsaken för att koppla ihop dem igen.

Steg 5: Synkronisera användare för att aktivera integrationen

Efter konfigurationen står det «Den här integrationen har konfigurerats, men är inte aktiv» på integrationssidan. Ingenting skickas förrän du har slutfört det här steget.

Klicka på «Synkronisera användare».
Matchande användare är medarbetare med samma e-post i båda systemen.
- Klicka på «Visa användare» för att se fält med olika eller saknade värden.
- Välj för varje fall om Huma ska uppdateras med värdet från Fortnox, om Fortnox ska uppdateras med värdet från Huma, eller om du vill låta det vara.
- Klicka på «Nästa».
Icke-matchande användare är medarbetare som bara finns i ett av systemen.
- Välj om du vill skapa alla, bara de du väljer, eller ingen.
- Välj riktning: Fortnox → Huma, eller Huma → Fortnox.
Klicka på «Synkronisera användare».

Statusen ändras till «Ansluten och aktiv». Du får ett e-postmeddelande med resultatet.

💡 Obs

Bestäm innan du synkroniserar vilket system som har den mest aktuella informationen. Dina val här skriver över data.

⚠️ Användare som saknar obligatoriska fält synkroniseras inte förrän värdena har fyllts i.

När integrationen är aktiv

Det här sker automatiskt

Ändringar i stödda profilfält i Huma skickas till Fortnox i realtid.
Anställningsdatum uppdateras i Fortnox när en tjänst skapas, ändras eller tas bort i Huma.
Frånvaro skickas när den ändras i Huma, om frånvarosynkronisering är på.

När du behöver synkronisera manuellt

Klicka på «Synkronisera användare» när:

Du har ändrat ett stött fält i Fortnox och vill ha in det i Huma.
Du har lagt till medarbetare i Fortnox som ska skapas i Huma.
Du har lagt till medarbetare i Huma som ska skapas i Fortnox. Nya medarbetare skapas aldrig automatiskt i Fortnox.

Nya medarbetare som skapas från Huma

Medarbetaren får personaltypen «TJM» (tjänsteman) i Fortnox.
Anställningsdatumen hämtas från medarbetarens tjänster i Huma.
Medarbetaren får ett arbetstidsschema på 0 timmar. All frånvaro blir då 0 timmar. Tilldela ett giltigt arbetstidsschema under fliken «Anställning» på personalkortet i Fortnox.

När en medarbetare slutar

Inaktiverad i Huma:

Medarbetaren inaktiveras inte i Fortnox.
Medarbetaren låses för uppdateringar från integrationen.

Raderad i Huma:

Medarbetaren raderas inte i Fortnox.
Nästa gång du klickar på «Synkronisera användare» föreslås det att medarbetaren skapas i Huma igen.
Medarbetaren kan inte synkroniseras om hen har ändrats i Fortnox efter att hen raderades i Huma.

💡 För att registrera att anställningen avslutas i Fortnox anger du avtalets slutdatum på medarbetarens sista tjänst i Huma.

Ändra inställningar

Gå till Fortnox-integrationen i Huma.
Klicka på ··· uppe till höger.
Välj ett alternativ:
- «Redigera anslutningsinställningar» för att slå på eller av frånvarosynkronisering.
- «Redigera anslutningsdetaljer» för att ändra namnet eller vilka som ingår i anslutningen.
- «Mappa frånvarotyper» för att ändra mappningen av frånvarotyper.

Koppla ifrån eller ta bort

Koppla ifrån: Stoppar synkroniseringen men behåller konfigurationen.
Ta bort: Stoppar synkroniseringen och raderar all sparad konfiguration.

Stödda fält

Profilfält

Ändringar i Huma skickas automatiskt. Ändringar i Fortnox hämtas med «Synkronisera användare».

Fält i Huma	Fält i Fortnox	Obligatoriskt	Kommentarer
Förnamn	Förnamn		API-namn: `Employee.FirstName`
Efternamn	Efternamn		API-namn: `Employee.LastName`
E-postadress	E-post	✅	Används för att matcha medarbetare. Måste vara unik i Huma. API-namn: `Employee.Email`
Telefonnummer	Telefon 1		Måste vara unikt i Huma. Om numret i Fortnox saknar landskod används den svenska landskoden (+46). API-namn: `Employee.Phone1`
Anställnings-ID	Anställningsnummer	✅	Måste vara unikt i Huma. Skickas bara när medarbetaren skapas i Fortnox och uppdateras aldrig efter det. Om du ändrar det i Huma kopplas medarbetaren bort från integrationen. API-namn: `Employee.EmployeeId`
Bankkonto	Clearingnummer / Kontonummer		Endast svenska bankkonton. Internationella konton stöds inte. API-namn: `Employee.ClearingNo`, `Employee.BankAccountNo`
Adress	Adress 1, Adress 2, Postnummer, Ort, Land		Landet skickas med sitt svenska namn. API-namn: `Employee.Address1`, `Employee.Address2`, `Employee.PostCode`, `Employee.City`, `Employee.Country`

Anställningsdatum (Huma → Fortnox)

Fält i Huma	Fält i Fortnox	Obligatoriskt	Kommentarer
Avtalets startdatum	Anställningsdatum		Använder avtalets startdatum för medarbetarens första tjänst i Huma. API-namn: `Employee.EmploymentDate`
Avtalets slutdatum	Anställd t.o.m.		Använder avtalets slutdatum för medarbetarens sista tjänst i Huma. API-namn: `Employee.EmployedTo`

Frånvaro (Huma → Fortnox)

Fält i Huma	Fält i Fortnox	Obligatoriskt	Kommentarer
Frånvarotyp	Orsak	✅	Ställs in i steg 4. API-namn: `AbsenceTransaction.CauseCode`
Tidsperiod	Datum	✅	En frånvarotransaktion per frånvarodag. Högst 50 arbetsdagar per frånvaro. API-namn: `AbsenceTransaction.Date`
Procentandel	Omfattning	✅	Timmarna beräknas utifrån medarbetarens arbetstidsschema i Fortnox. API-namn: `AbsenceTransaction.Extent`

💡 Anteckningen på frånvaron i Huma skickas inte till Fortnox.

Fellogg och felsökning

Här hittar du felloggen

Gå till Fortnox-integrationen i Huma.
Öppna fliken «Fellogg».

Felen är grupperade per dag. Varje post visar ett meddelande, tidpunkten, vilken medarbetare det gäller och en nivå:

Nivå	Betydelse
🔴 Fel	Något skickades inte till Fortnox. Du behöver göra något.
🟡 Varning	Något behöver din uppmärksamhet.
🔵 Info	För kännedom. Du behöver inte göra något.

Integrationens status

Status på integrationssidan	Vad du gör
Den här integrationen har konfigurerats, men är inte aktiv	Klicka på «Synkronisera användare» för att aktivera den.
Ansluten och aktiv	Allt fungerar.

Vanliga fel

Problem	Vad det betyder	Så löser du det
Frånvaron är 0 timmar i Fortnox	Medarbetaren har inget arbetstidsschema, eller ett schema på 0 timmar, i Fortnox.	Tilldela ett giltigt arbetstidsschema under fliken «Anställning» i Fortnox.
Frånvaro längre än 50 arbetsdagar finns inte i Fortnox	Huma kan inte skapa, ändra eller ta bort frånvaro som är längre än 50 arbetsdagar i Fortnox.	Registrera frånvaron manuellt i Fortnox, eller dela upp den i kortare perioder i Huma.
Email mismatch when trying to update	E-postadressen i Fortnox matchar inte längre medarbetaren i Huma.	Se till att e-postadressen är densamma i båda systemen och klicka på «Synkronisera användare».
Rate limit exceeded for request…	Huma skickade för många förfrågningar till Fortnox på kort tid.	Vänta en stund och försök igen.
Anslutningen till Fortnox slutar fungera	Godkännandet i Fortnox har gått ut eller tagits bort, eller så är integrationslicensen inte längre aktiv.	Kontrollera integrationslicensen i Fortnox. Anslut sedan integrationen igen i Huma och godkänn behörigheten i Fortnox på nytt.

När Fortnox avvisar frånvaro

Om Fortnox avvisar en frånvaro får berörda medarbetare och chefer en avisering, och felet loggas. Öppna «Fellogg» för att se meddelandet från Fortnox.

Vanliga frågor

Varför syns inte ändringar jag gör i Fortnox i Huma?
Ändringar går bara automatiskt från Huma till Fortnox. Klicka på «Synkronisera användare» för att hämta ändringar från Fortnox till Huma.

Vilken tjänsteinformation skickas till Fortnox?
Endast anställningsdatumen. Avtalets startdatum för den första tjänsten skickas som anställningsdatum, och avtalets slutdatum för den sista tjänsten skickas som slutdatum. Andra tjänstefält, till exempel avtalstyp och sysselsättningsgrad, skickas inte.

När skapas, uppdateras eller tas frånvaro bort i Fortnox?
Skapas: när frånvaron är godkänd, har ett slutdatum och dess typ är mappad till en orsak i Fortnox.
Uppdateras: när procentandelen ändras. Om datum eller typ ändras tar Huma bort frånvaron i Fortnox och skapar den på nytt.
Tas bort: när frånvaron raderas i Huma, när slutdatumet tas bort eller när den inte längre är godkänd.
Huma matchar frånvaro utifrån medarbetare, typ och tidsperiod.

Hur beräknas frånvarotimmarna?
Fortnox beräknar timmarna utifrån medarbetarens arbetstidsschema under fliken «Anställning». Medarbetare som skapas från Huma får ett schema på 0 timmar, så se till att alla har ett giltigt schema.

Varför skickas inte lön till Fortnox?
Fortnox-integrationen stöder inte lön. Registrera löneändringar manuellt i Fortnox.

Kan jag överföra historisk frånvaro eller historiska tjänster?
Nej. Endast data som skapas eller ändras efter att integrationen är aktiv skickas. För att få in historisk frånvaro i Fortnox registrerar du den i Huma och godkänner den efter att integrationen är aktiv.

Behöver jag mer än en integrationslicens i Fortnox?
Nej. En integrationslicens räcker för alla integrationer i ert Fortnox-konto.