Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Hva er Kompetansemodulen?
- De fem kompetansekategoriene
- Kompetansetyper
- Varsler
- Eksport
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Opprette og administrere kompetansetyper, og legge til og redigere kompetanse for alle ansatte | Systemrolle: Kompetanse → Administrasjon av kompetanse |
| Legge til og redigere kompetanse for ansatte i bestemte grupper | Brukerrolle: Se og endre → Kompetanse |
| Se kompetanse i modulen | Alle ansatte. Ingen rolle kreves |
💡 Alle ansatte kan se kompetanseoversikten uten noen spesiell rolle. For å legge til eller oppdatere kompetanse, også din egen, trenger du en av rollene over. Se spørsmål og svar nederst.
Hva er Kompetansemodulen?
Kompetanse-modulen gir organisasjonen full oversikt over de ansattes ferdigheter, kvalifikasjoner og erfaring, samlet på ett sted. Du kan se hvilken kompetanse de ansatte har og når sertifiseringer utløper. Du kan også finne gapet mellom kompetansen organisasjonen trenger og kompetansen dere har i dag.
En kompetanse kan ha dokumentasjon, utløpsdato, nivå og merknader. Slik får HR-administratorer og ledere et strukturert og oppdatert bilde av arbeidsstyrken.
De fem kompetansekategoriene
All kompetanse i Huma er delt inn i fem kategorier:
| Kategori | Beskrivelse |
|---|---|
| Ferdigheter | Praktiske og faglige ferdigheter, for eksempel kommunikasjon, ledelse, programvare eller teknisk kunnskap |
| Språk | Språkferdigheter etter CEFR-skalaen (A1 til C2), og i tillegg Morsmål / flerspråklig |
| Sertifiseringer | Kurs, sertifikater, HMS-sertifiseringer, førerkort og lignende kvalifikasjoner med en utstedelsesdato og/eller utløpsdato |
| Utdanning | Formell utdanning, for eksempel grader, vitnemål og yrkesfaglig utdanning |
| Erfaring | Arbeidserfaring, tidligere stillinger og relevant yrkeshistorikk |
Kompetansetyper
I hver kategori kan du opprette egne kompetansetyper, for eksempel «Førstehjelpsbevis» under Sertifiseringer eller «Python» under Ferdigheter. Kompetansetypen bestemmer hvilke felt som må fylles ut når noen legger til kompetansen, for eksempel om utløpsdato eller dokumentasjon er påkrevd.
Når du oppretter en kompetansetype, kan du angi dette:
| Innstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Navn | Navnet på kompetansetypen |
| Kategori | Hvilken av de fem kategoriene typen hører til |
| Utløpsdato påkrevd | Om det må angis en utløpsdato når kompetansen legges til |
| Utstedelsesdato påkrevd | Om det må angis en utstedelsesdato |
| Dokumentasjon påkrevd | Om det må lastes opp dokumentasjon |
💡 Kompetansetyper er felles for hele organisasjonen. Alle med tilgang til å administrere kompetanse kan opprette og redigere typer.
Varsler
Huma sender automatiske varsler om utløp av kompetanse i disse situasjonene. Som standard sendes varselet om at en sertifisering snart utløper, 30 dager før utløpsdatoen.
| Hendelse | Hvem får varselet |
|---|---|
| Sertifiseringen utløper snart | Den ansatte som eier kompetansen, og brukere med tilgang til å administrere kompetanse |
| Sertifiseringen har utløpt | Den ansatte som eier kompetansen, og brukere med tilgang til å administrere kompetanse |
💡 Ansatte kan selv velge hvilke varsler de vil ha under Varslingsinnstillinger i kontoinnstillingene sine.
Eksport
Du kan eksportere kompetansedata til rapportering eller analyse.
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Eksportere kompetanse for alle ansatte | Systemrolle: Kompetanse → Administrasjon av kompetanse |
| Eksportere kompetanse for ansatte i bestemte grupper | Brukerrolle: Se og endre → Kompetanse |
- Gå til Kompetanse-modulen
- Klikk «Eksporter kompetanser» øverst til høyre
- Velg hvilke kompetansetyper eksporten skal ha med, eller la feltet stå tomt for å ta med alle
- Velg hvem eksporten skal gjelde: alle, medlemmer av bestemte grupper eller enkeltpersoner
- Klikk «Generer rapport»
💡 Du kan bare eksportere kompetanse for ansatte i grupper du har tilgang til å administrere kompetanse for.
Ofte stilte spørsmål
Kan ansatte legge til egen kompetanse?
Ikke uten riktig rolle. For å legge til eller redigere kompetanse, også din egen, trenger du en av disse:
- en systemrolle med tilgang til Administrasjon av kompetanse
- en brukerrolle med «Se og endre»-tilgang til Kompetanse for gruppen du tilhører
Hvis alle ansatte skal kunne administrere sin egen kompetanse, må du gi dem riktig tilgang i standardrollen «På sin egen profil».
Kan kollegaer se hverandres kompetanse?
Delvis. Kompetanseoversikten er synlig for alle ansatte. Nivået på en kompetanse vises likevel bare for den ansatte selv og for brukere med tilgang til å administrere kompetanse. Merknader er synlige for alle i organisasjonen.
Kan jeg legge til dokumentasjon på en kompetanse?
Ja. Du kan legge til dokumentasjon som filer eller lenker. Når du registrerer kompetanse for flere personer samtidig, kan du ikke legge til dokumentasjon. Da må dokumentasjonen legges til for hver person etterpå.
Hvem kan se dokumentasjonen som er lastet opp?
Dokumentasjonen følger de samme tilgangsreglene som selve kompetansen. Den er synlig for brukere med tilgang til å administrere kompetanse og for den ansatte som eier kompetansen.
Hva skjer når en sertifisering utløper?
Kompetansen blir markert som utløpt, og både den ansatte og kompetanseadministratorene får et varsel. Kompetansen blir liggende i Huma og kan oppdateres eller fornyes.