Sisällysluettelo
- Kolme käyttöoikeustasoa
- Asiakirjan omistaja
- Kenelle voit jakaa asiakirjan
- Miten "ryhmän ylläpitäjät" toimii
- Asiakirjan käyttöoikeuden muuttaminen
- Usean asiakirjan käyttöoikeuksien muokkaaminen kerralla
- Usein kysytyt kysymykset
Kolme käyttöoikeustasoa
Jokaiselle henkilölle tai ryhmälle, jolla on käyttöoikeus asiakirjaan, annetaan yksi kolmesta käyttöoikeustasosta:
| Käyttöoikeustaso | Mitä voit tehdä |
|---|---|
| Ei käyttöoikeutta | Et voi tarkastella asiakirjaa tai käsitellä sitä |
| Vain katselu | Voit tarkastella ja ladata asiakirjan, mutta et voi muokata tietoja tai muuttaa käyttöoikeusasetuksia |
| Katselu ja muokkaus | Voit tarkastella, ladata ja muokata asiakirjaa, hallita käyttöoikeusasetuksia ja poistaa asiakirjan |
⚠️ Asiakirjalla on aina oltava vähintään yksi henkilö tai ryhmä, jolla on "Katselu ja muokkaus" -oikeus. Jos poistat viimeisen muokkausoikeuden omaavan henkilön, Huma varoittaa sinua ennen tallentamista.
💡 Asiakirjan omistajalla on aina "Katselu ja muokkaus" -oikeus, eikä sitä voi laskea.
Asiakirjan omistaja
Henkilöstä, joka lataa tai luo asiakirjan, tulee automaattisesti asiakirjan omistaja. Omistaja on ainoa, joka voi hallita käyttöoikeusasetuksia, kunnes hän jakaa asiakirjan erikseen muille.
Tämä tarkoittaa, että kun asiakirja ladataan ensimmäisen kerran, vain omistaja näkee sen. Kenelläkään muulla ei ole käyttöoikeutta, ennen kuin omistaja jakaa asiakirjan.
Kun omistaja myöntää "Katselu ja muokkaus" -oikeuden toiselle henkilölle tai ryhmälle, myös tämä henkilö voi hallita asiakirjan käyttöoikeusasetuksia.
⚠️ Jos asiakirjan omistaja lähtee organisaatiosta ja hänen tilinsä poistetaan käytöstä tai poistetaan, kukaan ei voi hallita käyttöoikeuksia, muokata asiakirjaa tai poistaa sitä, ellei omistajuutta ole siirretty tai "Katselu ja muokkaus" -oikeutta ole myönnetty jollekulle toiselle etukäteen.
💡 Suosittelemme vahvasti, että jaat tärkeät asiakirjat aina vähintään yhdelle toiselle henkilölle "Katselu ja muokkaus" -oikeudella. Näin työ voi jatkua, vaikka omistaja ei olisi tavoitettavissa.
🔗 Lue lisää asiakirjan käyttöoikeuden siirtämisestä.
Kenelle voit jakaa asiakirjan
Kun jaat asiakirjan, voit valita seuraavista:
| Jaa käyttäjille | Kuka saa käyttöoikeuden |
|---|---|
| Kaikki organisaation työntekijät | Kaikki aktiiviset työntekijät |
| Tietty henkilö | Yksi yksittäinen työntekijä |
| Ryhmän jäsenet | Tietyn tiimin, toimipisteen tai yrityksen kaikki jäsenet |
| Ryhmän ylläpitäjät | Vain käyttäjät, joilla on käyttäjärooli, joka antaa asiakirjojen käyttöoikeuden kyseiseen ryhmään |
⚠️ Kun jaat asiakirjan vaihtoehdolla "Kaikki organisaation työntekijät", kaikilla aktiivisilla työntekijöillä on käyttöoikeus siihen. Käytä tätä vaihtoehtoa harkiten arkaluonteisille asiakirjoille.
💡 Suosittelemme aina, että annat "Katselu ja muokkaus" -oikeuden vähintään yhdelle tietylle henkilölle, kuten HR-päällikölle, ryhmälle jakamisen lisäksi. Näin joku voi aina hallita asiakirjaa, vaikka ryhmän jäsenyydet muuttuisivat.
Miten "ryhmän ylläpitäjät" toimii
"Ryhmän ylläpitäjät" ei ole kiinteä luettelo henkilöistä. Sillä tarkoitetaan ketä tahansa, jolla on käyttäjärooli, joka antaa asiakirjojen käyttöoikeuden kyseiseen ryhmään kulloinkin.
Esimerkki: Ewan työsopimus
Ewan työsopimus on jaettu seuraaville:
- Ewa – "Vain katselu" -oikeudella
- Kari (HR-päällikkö) – "Katselu ja muokkaus" -oikeudella
- Tiimin X ylläpitäjät – "Katselu ja muokkaus" -oikeudella
| Henkilö | Käyttöoikeus |
|---|---|
| Ewa | ✅ Voi tarkastella asiakirjaa |
| Kari (HR) | ✅ Voi tarkastella ja muokata asiakirjaa |
| Tiimin X ylläpitäjät | ✅ Voivat tarkastella ja muokata – jos heillä on käyttäjärooli, joka antaa asiakirjojen käyttöoikeuden tiimiin X |
| Tiimin X tavalliset jäsenet | ❌ Ei käyttöoikeutta – asiakirjaa ei ole jaettu kaikille tiimin X jäsenille |
💡 Siksi jakaminen "ryhmän ylläpitäjille" on tehokasta. Kun uusi henkilö saa asiakirjojen käyttäjäroolin ryhmään, hän saa automaattisesti käyttöoikeuden kaikkiin asiakirjoihin, jotka on jaettu kyseisen ryhmän ylläpitäjille, ilman manuaalisia päivityksiä.
Asiakirjan käyttöoikeuden muuttaminen
- Siirry Asiakirjat-moduuliin ja avaa asiakirja
- Napsauta "Asiakirjan asetukset"
- Lisää tai poista henkilöitä ja ryhmiä
- Määritä kullekin käyttöoikeustaso
- Napsauta "Tallenna"
⚠️ Vain käyttäjät, joilla on "Katselu ja muokkaus" -oikeus, voivat muuttaa sitä, kenellä on käyttöoikeus asiakirjaan.
🔗 Lue lisää asiakirjan käyttöoikeuden siirtämisestä.
Usean asiakirjan käyttöoikeuksien muokkaaminen kerralla
Voit päivittää usean asiakirjan käyttöoikeudet kerralla kahdella tavalla:
Laajenna käyttöoikeutta
Lisää uusia käyttöoikeusasetuksia olemassa olevien lisäksi. Tämä on hyödyllistä, kun haluat antaa käyttöoikeuden useammille henkilöille poistamatta nykyisiä käyttöoikeuksia.
- Valitse päivitettävät asiakirjat kunkin asiakirjan vasemmalla puolella olevalla valintaruudulla
- Napsauta näytön alareunan toimintopalkista "Käyttöoikeus"
- Valitse "Laajenna"
- Lisää henkilöt tai ryhmät ja määritä käyttöoikeustaso
- Napsauta "Tallenna"
Korvaa käyttöoikeus
Korvaa olemassa olevat käyttöoikeusasetukset kokonaan uusilla. Käytä harkiten – tämä poistaa kaikki nykyiset käyttöoikeudet ja korvaa ne määrittämilläsi.
- Valitse päivitettävät asiakirjat
- Napsauta toimintopalkista "Käyttöoikeus"
- Valitse "Korvaa"
- Kirjoita vahvistusteksti vahvistaaksesi, että ymmärrät seuraukset
- Määritä uudet käyttöoikeusasetukset ja napsauta "Tallenna"
⚠️ Kun olet korvannut käyttöoikeudet, jäljelle jäävät vain määrittämäsi käyttöoikeusasetukset. Varmista, että vähintään yhdellä henkilöllä säilyy "Katselu ja muokkaus" -oikeus.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko nähdä, kenellä on tällä hetkellä käyttöoikeus asiakirjaan?
Kyllä. Avaa asiakirja ja napsauta "Hallitse jakamista". Näet luettelon kaikista, joilla on käyttöoikeus, sekä heidän käyttöoikeustasonsa.
Mitä tapahtuu, jos poistan vahingossa kaikkien "Katselu ja muokkaus" -oikeuden?
Huma varoittaa sinua ennen tallentamista, jos yrität poistaa viimeisen henkilön, jolla on "Katselu ja muokkaus" -oikeus. Asiakirjaa ei voi tallentaa niin, ettei kenelläkään ole muokkausoikeutta.
Näkevätkö ryhmän jäsenet asiakirjat, jotka on jaettu "ryhmän ylläpitäjille"?
Eivät. "Ryhmän ylläpitäjille" jaetut asiakirjat näkyvät vain käyttäjille, joilla on asiakirjojen käyttäjärooli kyseiseen ryhmään. Ne eivät näy ryhmän tavallisille jäsenille.
Mitä "Rajoitettu asiakirja" tarkoittaa?
Se tarkoittaa, että näet asiakirjan nimen luettelossa, mutta sinulle ei ole myönnetty käyttöoikeutta sen sisältöön. Sinut on lisättävä asiakirjaan erikseen, jotta voit tarkastella sitä.