Käyttäjäroolit ja pääsy profiilikenttiin

Sisällysluettelo

• Kolmen asian on oltava kunnossa

• Kenttäkohtaiset käyttöoikeudet käyttäjärooleissa

• Rooli on annettava oikeaan ryhmään

• Järjestelmärooli ei anna pääsyä profiileihin

• Vakioroolit: omassa ja työtovereiden profiileissa

   

Kolmen asian on oltava kunnossa

Jotta käyttäjärooli toimii odotetusti, kolmen asian on oltava kunnossa samanaikaisesti. Jos yksikin niistä puuttuu, henkilöllä ei ole aiottuja käyttöoikeuksia.

1. Käyttäjäroolissa on oltava "Katselu ja muokkaus" niille profiilikentille, joita haluat henkilön hallitsevan

2. Käyttäjärooli on annettava ryhmään (tiimi, toimipiste tai yritys), johon työntekijät kuuluvat

3. Henkilölle on todella annettava rooli

💡 Tämä on yksi yleisimmistä syistä, miksi käyttöoikeudet eivät toimi odotetusti. Rooli voi näyttää asetuksissa oikealta. Jos sitä ei kuitenkaan ole annettu oikeaan ryhmään tai oikeissa kentissä ei ole "Katselu ja muokkaus", henkilö ei voi nähdä tai muuttaa mitään.

Kenttäkohtaiset käyttöoikeudet käyttäjärooleissa

Human käyttäjäroolit määräävät käyttöoikeudet yksittäisten kenttien tasolla, eivät vain moduulien tasolla. Voit esimerkiksi antaa jollekulle oikeuden nähdä tehtävänimikkeen ilman pääsyä palkkatietoihin. Tai voit antaa hänen muokata työsuhteen tietoja ilman pääsyä irtisanomistietoihin.

Jokaiselle kentälle voi valita yhden kolmesta tasosta:

• Ei käyttöoikeutta — kenttä ei näy

• Vain katselu — kenttä näkyy, mutta sitä ei voi muokata

• Katselu ja muokkaus — kenttää voi sekä katsella että muuttaa

Kentät on jaettu neljään osioon:

1. Perustiedot — Sähköposti, Puhelinnumero, Profiilikuva, Etusivun kuva, Syntymäaika, Tietoa minusta ja Kiinnostuksenkohteet

2. Työsuhde — Tehtävänimike, Työsuhteen tiedot (henkilökohtainen tehtävänkuvaus, sopimustyyppi, työaika prosentteina, työntekijätunnus, sopimuksen alkamispäivä, ensimmäinen työpäivä, koeajan päättymispäivä), Irtisanominen (irtisanomisilmoituksen päivämäärä, viimeinen työpäivä, sopimuksen päättymispäivä), Pankkitiedot, Palkka

3. Henkilötiedot — Nimi, Osoite, Sukupuoli, Kansallisuus, Siviilisääty, Erityisruokavalio, Henkilökohtainen sähköpostiosoite, Henkilöllisyys, Hätäyhteyshenkilöt, Lapset

4. Sekalaista — Poissaolot, Kompetenssit, Asiakirjat, Työsuhteen aloitus ja työsuhteen lopetus, Prosessit, Tehtävät, Käyttäjät, Tiedot, Merkkipäivät

💡Esimerkki: Johtaja-roolissa voi olla "Katselu ja muokkaus" kentille Tehtävänimike ja Poissaolot, mutta "Ei käyttöoikeutta" kentille Palkka ja Pankkitiedot. Vaikka henkilöllä on Johtaja-rooli, hän ei voi nähdä tai muuttaa palkkatietoja, ellei kentälle ole erikseen valittu "Katselu ja muokkaus".

Näin muokkaat käyttäjäroolin kenttäkohtaisia lupia:

1. Siirry kohtaan "Järjestelmäasetukset"

2. Napsauta "Roolit" ja siirry kohtaan "Käyttäjäroolit"

3. Napsauta roolia, jota haluat muokata

4. Napsauta "Muokkaa roolia"

5. Määritä kunkin kentän käyttöoikeustaso

🔗 Lue lisää roolien hallinnasta Humassa.

Rooli on annettava oikeaan ryhmään

Käyttäjärooli antaa pääsyn vain niihin työntekijöihin, jotka kuuluvat ryhmään, johon rooli on annettu. Jos henkilölle on annettu Johtaja-rooli Oslon toimipisteeseen, hänellä on tämä pääsy vain Oslon työntekijöihin, ei muiden tiimien tai toimipisteiden työntekijöihin.

Kahden asian on siis täsmättävä: rooli on annettava oikeaan ryhmään, ja työntekijän on oltava kyseisen ryhmän jäsen.

💡Esimerkki: Annalla on Johtaja-rooli "Markkinointi"-tiimiin. Hän voi katsella ja muokata kaikkien Markkinoinnin jäsenten profiileja. Jos uusi työntekijä lisätään vain "Myynti"-tiimiin, Annalla ei ole pääsyä hänen profiiliinsa — vaikka hänellä on Johtaja-rooli.

Näin annat roolin ryhmään:

1. Siirry kohtaan "Järjestelmäasetukset"

2. Napsauta "Roolit" ja siirry kohtaan "Käyttäjäroolit"

3. Napsauta roolia, jonka haluat antaa

4. Napsauta "Myönnä käyttöoikeus"

5. Valitse henkilö ja valitse "Ryhmien jäsenet"

6. Valitse haluamasi tiimi, toimipiste tai yritys

7. Napsauta "Myönnä käyttöoikeus"

💡 Suuremmissa organisaatioissa, joissa hallintaa on jaettu, Huma suosittelee antamaan käyttöoikeudet tiettyihin ryhmiin eikä kaikkiin.

🔗 Lue lisää roolien antamisesta Humassa.

Järjestelmärooli ei anna pääsyä profiileihin

Järjestelmärooli antaa pääsyn koko organisaatiota koskeviin asetuksiin ja ylläpitotoimintoihin,  kuten integraatioiden, moduulien, roolien ja tilausasetusten hallintaan. Se ei anna pääsyä työntekijöiden profiileihin tai heidän tietoihinsa.

Edes järjestelmän ylläpitäjä, jolla on kaikki oikeudet, ei voi nähdä tai muokata työntekijän palkkaa, työsuhteen tietoja tai henkilötietoja, ellei hänellä ole myös käyttäjäroolia. Käyttäjäroolissa on oltava "Katselu ja muokkaus" tarvittaville kentille, ja rooli on annettava ryhmään, johon työntekijä kuuluu.

💡 Esimerkki: Erik on järjestelmän ylläpitäjä ja voi hallita kaikkia Human asetuksia. Kun hän avaa työtoverinsa profiilin, hän ei kuitenkaan näe tämän palkkaa eikä voi muuttaa tehtävänimikettä, koska hänellä ei ole käyttäjäroolia, jossa nämä kentät on otettu käyttöön.

💡 Jos joku tarvitsee sekä järjestelmätason ylläpito-oikeudet että mahdollisuuden hallita työntekijöiden profiilitietoja, hän tarvitsee sekä järjestelmäroolin että käyttäjäroolin, jossa on oikeat kenttäkohtaiset luvat.

🔗 Lue lisää Human eri roolityypeistä.

Vakioroolit: omassa ja työtovereiden profiileissa

Sama kenttäkohtainen logiikka koskee kaikkia työntekijöitä vakioroolien kautta. Vakioroolit ovat kaksi sisäänrakennettua roolia, jotka koskevat kaikkia automaattisesti, eikä niitä tarvitse antaa erikseen.

• Omassa profiilissa — määrää, mitä jokainen työntekijä voi nähdä ja muokata omassa profiilissaan

• Työtovereiden profiileissa — määrää, mitä jokainen työntekijä voi nähdä muiden profiileissa

💡 Esimerkki: Jos "Hätäyhteyshenkilöt"-kentälle on valittu "Katselu ja muokkaus" kohdassa "Omassa profiilissa", kaikki työntekijät voivat lisätä ja päivittää omia hätäyhteyshenkilöitään. Jos valintana on "Vain katselu", he näkevät kentän mutta eivät voi muuttaa sitä.

Järjestelmän ylläpitäjä määrittää nämä roolit. Ne asettavat perustason käyttöoikeuksille koko organisaatiossa.

🔗 Lue lisää Human eri roolityypeistä.