Användarroller och åtkomst till profilfält

Innehållsförteckning

Tre saker måste vara på plats
Åtkomst per fält i användarroller
Rollen måste ges över rätt grupp
En systemroll ger inte åtkomst till profiler
Standardroller: på den egna profilen och kollegornas profiler

Tre saker måste vara på plats

För att en användarroll ska fungera som förväntat måste tre saker vara på plats samtidigt. Om någon av dem saknas får personen inte den åtkomst du har tänkt.

Användarrollen måste ha «Se och ändra» för just de profilfält du vill att personen ska hantera
Användarrollen måste ges över den grupp (team, plats eller företag) som de anställda tillhör
Personen måste faktiskt ha tilldelats rollen

💡 Det här är en av de vanligaste orsakerna till att åtkomsten inte fungerar som förväntat. En roll kan se rätt ut i inställningarna, men om den inte ges över rätt grupp, eller om rätt fält inte är inställda på «Se och ändra», kan personen inte se eller ändra något.

Åtkomst per fält i användarroller

Användarroller i Huma styr åtkomsten på fältnivå, inte bara på modulnivå. Det betyder att du kan ge någon åtkomst till att se en befattning utan att ge åtkomst till lön, eller låta någon ändra anställningsdetaljer utan att röra uppgifterna om uppsägning.

Varje fält kan ställas in på en av tre nivåer:

Ingen åtkomst – fältet syns inte
Bara se – fältet syns men kan inte ändras
Se och ändra – fältet kan både visas och ändras

Fälten är indelade i fyra avsnitt:

Intro – E-post, Telefon, Profilbild, Omslagsbild, Födelsedatum, Kul fakta och Intressen
Anställning – Befattning, Anställningsdetaljer (individuell arbetsbeskrivning, avtalstyp, anställningsprocent, anställnings-ID, avtalets startdatum, första arbetsdag, slutdatum för provanställning), Uppsägning (datum då uppsägningen lämnades in, sista arbetsdag, avtalets slutdatum), Bankuppgifter, Lön
Personuppgifter – Namn, Adress, Kön, Nationalitet, Civilstånd, Kostbehov, Personlig e-postadress, Identifikationer, Nödkontakter, Barn
Diverse – Frånvaro, Kompetens, Dokument, Onboarding och offboarding, Processer, Uppgifter, Användare, Insikter, Jubileer

💡 Exempel: En roll som Ledare kan ha «Se och ändra» på Befattning och Frånvaro, men «Ingen åtkomst» på Lön och Bankuppgifter. Även om personen har rollen Ledare kan hen inte se eller ändra löneinformation om inte fältet uttryckligen är inställt på «Se och ändra».

Så redigerar du behörigheterna per fält för en användarroll:

Gå till «Systeminställningar»
Klicka på «Roller» och öppna «Användarroller»
Klicka på rollen du vill redigera
Klicka på «Redigera roll»
Ställ in åtkomstnivån för varje fält i respektive avsnitt

🔗 Läs mer om hur du hanterar roller i Huma.

Rollen måste ges över rätt grupp

En användarroll ger bara åtkomst till anställda som är medlemmar i den grupp rollen ges över. Om en person har rollen Ledare över platsen Stockholm har hen bara den åtkomsten för anställda i Stockholm, inte för anställda i andra team eller på andra platser.

Det betyder att två saker måste stämma: rollen måste ges över rätt grupp, och den anställda måste vara medlem i gruppen.

💡 Exempel: Sara har rollen Ledare över teamet «Marknad». Hon kan se och ändra profilerna för alla i Marknad. Om en ny anställd börjar men bara läggs till i teamet «Försäljning» har Sara ingen åtkomst till den personens profil – trots att hon har rollen Ledare.

Så ger du en roll över en grupp:

Gå till «Systeminställningar»
Klicka på «Roller» och öppna «Användarroller»
Klicka på rollen du vill tilldela
Klicka på «Lägg till åtkomst»
Välj personen och välj «Medlemmar i grupper»
Välj aktuellt team, plats eller företag
Klicka på «Ge åtkomst»

💡 För större organisationer med delegerad ledning rekommenderar Huma att behörigheter ges över vissa grupper i stället för över alla.

🔗 Läs mer om hur du tilldelar roller i Huma.

En systemroll ger inte åtkomst till profiler

En systemroll ger åtkomst till inställningar och administrativa funktioner för hela organisationen – till exempel att hantera integrationer, moduler, roller och prenumerationsinställningar. Den ger inte åtkomst till anställdas profiler eller deras uppgifter.

Inte ens en systemadmin kan se eller ändra en anställds lön, anställningsdetaljer eller personuppgifter om hen inte också har en användarroll där de aktuella fälten är inställda på «Se och ändra», given över den grupp den anställda tillhör.

💡 Exempel: Johan är systemadmin och kan hantera alla inställningar i Huma. Men när han öppnar en kollegas profil kan han inte se kollegans lön eller ändra befattningen, eftersom han inte har någon användarroll där de fälten är aktiverade.

💡 Om någon behöver både administrativ åtkomst på systemnivå och möjlighet att hantera personaldata på profiler behöver hen både en systemroll och en användarroll med rätt behörigheter per fält.

🔗 Läs mer om de olika typerna av roller i Huma.

Standardroller: på den egna profilen och kollegornas profiler

Samma logik per fält gäller för alla anställda genom standardrollerna. Standardrollerna är två inbyggda roller som gäller alla automatiskt – ingen manuell tilldelning behövs.

På sin egen profil – styr vad alla anställda kan se och ändra på sin egen profil
På andras profiler – styr vad alla anställda kan se på andras profiler

💡 Exempel: Om «Nödkontakter» är inställt på «Se och ändra» under «På sin egen profil» kan alla anställda lägga till och uppdatera sina egna nödkontakter. Om fältet är inställt på «Bara se» kan de se fältet men inte ändra det.

Standardrollerna konfigureras av en systemadmin och utgör grundnivån för åtkomst i hela organisationen.