Sähköpostiosoitteen vaihtaminen

Sisällysluettelo

• Roolit ja käyttöoikeudet

• Sähköpostiosoitteen vaihtaminen

• Sähköpostiosoite on jo käytössä – mitä teen?

• Työntekijä ei ole vahvistanut uutta sähköpostiosoitetta

• Siirtyminen uuteen sähköpostiverkkotunnukseen

• Uuden työntekijän lisääminen ennen kuin hänen työsähköpostinsa on valmis

Roolit ja käyttöoikeudet

💡 Työntekijät voivat muokata vain omaa "Henkilökohtainen sähköpostiosoite" -kenttäänsä, eivät kirjautumiseen käytettävää sähköpostiosoitetta. Henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella ei voi kirjautua Humaan.

Sähköpostiosoitteen vaihtaminen

1. Siirry Ihmiset-moduuliin ja avaa työntekijän profiili

2. Siirry kohtaan "Perustiedot" ja napsauta "Muokkaa"

3. Kirjoita uusi sähköpostiosoite ja napsauta "Tallenna" ja "Vahvista muutokset"

Kun muutos on lähetetty:

• Vanhaan osoitteeseen lähetetään ilmoitus sähköpostitse

• Uuteen osoitteeseen lähetetään vahvistusviesti, jossa on linkki

• Huma käyttää vanhaa osoitetta, kunnes työntekijä vahvistaa uuden osoitteen linkin kautta

💡 Varmista, että uusi sähköpostiosoite on jo luotu, ennen kuin lähetät muutoksen. Jos osoitetta ei vielä ole, sähköpostipalvelusi voi palauttaa vahvistusviestin tai lisätä osoitteen estolistalle. Tämä estää sähköpostien lähettämisen kyseiseen osoitteeseen jatkossa.

💡 Jos työntekijä ei ole koskaan kirjautunut Humaan, sähköpostiosoite päivittyy heti ilman vahvistusta. Työntekijän ei tarvitse tehdä mitään.

Sähköpostiosoite on jo käytössä – mitä teen?

Tämä tarkoittaa, että sähköpostiosoite on jo rekisteröity toiselle Huma-tilille. Näin löydät tilin, jolle osoite kuuluu:

• Suodata Ihmiset-luetteloa sähköpostiosoitteen mukaan
• Tai tee Ihmiset-vienti ja hae sähköpostiosoitetta viedystä tiedostosta

🔗 Lue lisää Ihmiset-viennistä.

Työntekijä ei ole vahvistanut uutta sähköpostiosoitetta

Jos työntekijä ei saanut vahvistusviestiä tai ei ole vahvistanut sitä, voit lähettää sen uudelleen milloin tahansa.

1. Siirry Ihmiset-moduuliin ja avaa työntekijän profiili

2. Siirry kohtaan "Perustiedot". Näet keltaisen ilmoituksen, joka kertoo, että muutos odottaa vahvistusta

3. Napsauta "Lähetä varmistusviesti uudelleen"

4. Uuteen osoitteeseen lähetetään uusi vahvistusviesti. Sähköpostiosoite vaihtuu profiilissa vasta, kun työntekijä on vahvistanut sen.

💡 Pyydä työntekijää tarkistamaan roskapostikansionsa, jos hän ei löydä vahvistusviestiä.

Siirtyminen uuteen sähköpostiverkkotunnukseen

Jos organisaatiosi siirtyy uuteen sähköpostiverkkotunnukseen, noudata vaiheita oikeassa järjestyksessä, jotta osoitteet eivät päädy estolistalle.

1. Luo uudet sähköpostiosoitteet ensin sähköpostijärjestelmääsi, ennen kuin teet muutoksia Humaan

2. Vaihda sähköpostiosoitteet Humassa, kun uudet osoitteet ovat käytössä ja pystyvät vastaanottamaan sähköposteja

3. Pyydä työntekijöitä vahvistamaan uusi sähköpostiosoitteensa vahvistusviestin linkin kautta

⚠️ Jos vaihdat sähköpostiosoitteen Humassa ennen kuin uusi osoite on olemassa sähköpostijärjestelmässäsi, vahvistusviesti voi palautua ja osoite voi päätyä estolistalle. Tällöin kaikki Human tulevat sähköpostit kyseiseen osoitteeseen estyvät.

💡 Huomaa, että Humassa tehdyt sähköpostiosoitteen muutokset eivät synkronoidu automaattisesti kaikkiin integraatioihin. Esimerkiksi Tripletexissä sähköpostiosoitteen muutokset on tietoturvasyistä tehtävä manuaalisesti heidän järjestelmässään.

Uuden työntekijän lisääminen ennen kuin hänen työsähköpostinsa on valmis

Jos uusi työntekijä on lisättävä Humaan ennen kuin hänen työsähköpostiosoitteensa on luotu, voit rekisteröidä hänet väliaikaisella sähköpostiosoitteella, esimerkiksi henkilökohtaisella sähköpostilla, ja päivittää sen myöhemmin.

Näin toimit turvallisesti:

1. Lisää työntekijä Humaan hänen henkilökohtaisella tai väliaikaisella sähköpostiosoitteellaan
2. Älä lähetä kutsua vielä. Niin kauan kuin työntekijää ei ole kutsuttu eikä hän ole kirjautunut sisään, hän ei saa Humasta mitään ilmoituksia, ei myöskään tehtävien määrityksiä tai työsuhteen aloitukseen liittyviä ilmoituksia
3. Määritä roolit, työsuhteen aloitus ja tehtävät tavalliseen tapaan
4. Kun työsähköpostiosoite on valmis, siirry työntekijän profiiliin ja päivitä sähköpostiosoite kohdassa "Perustiedot"
5. Koska työntekijä ei ole koskaan kirjautunut sisään, sähköpostiosoite päivittyy heti. Vahvistusta ei tarvita
6. Lähetä kutsu, kun työsähköposti on käytössä

💡 Niin kauan kuin työntekijää ei ole kutsuttu eikä hän ole kirjautunut sisään, väliaikaiseen sähköpostiosoitteeseen ei lähetetä ilmoituksia. Voit sillä välin turvallisesti määrittää työsuhteen aloituksen, antaa tehtäviä ja määrittää käyttöoikeudet.