Ändra e-postadress

Innehållsförteckning

• Roller och åtkomst

• Så ändrar du en e-postadress

• E-postadressen används redan – vad gör jag?

• Den anställda har inte bekräftat den nya e-postadressen

• Byta till en ny e-postdomän

• Lägga till en ny anställd innan jobbmejlen är klar

Roller och åtkomst

💡 Anställda kan bara redigera sitt eget fält "Personlig e-postadress" – inte e-postadressen de loggar in med. Den personliga e-postadressen kan inte användas för att logga in i Huma.

Så ändrar du en e-postadress

1. Gå till modulen Personer och öppna den anställdes profil

2. Gå till "Intro" och klicka på "Redigera"

3. Fyll i den nya e-postadressen, klicka på "Spara" och sedan på "Bekräfta ändringar"

När ändringen har skickats:

• Ett meddelande skickas till den gamla adressen

• Ett bekräftelsemejl med en länk skickas till den nya adressen

• Huma fortsätter att använda den gamla adressen tills den anställda bekräftar den nya genom att följa länken

💡 Se till att den nya e-postadressen redan har skapats innan du skickar ändringen. Om adressen inte finns ännu kan e-postleverantören studsa eller svartlista bekräftelsemejlet, vilket blockerar framtida försök att skicka e-post till adressen.

💡 Om den anställda aldrig har loggat in i Huma uppdateras e-postadressen direkt utan bekräftelse. Den anställda behöver inte göra något.

E-postadressen används redan – vad gör jag?

Det betyder att e-postadressen redan är registrerad på ett annat konto i Huma. Så tar du reda på vilket konto den tillhör:

• Filtrera personlistan på e-postadress
• Eller gör en export från Personer och sök efter e-postadressen i den exporterade filen

🔗 Läs om export från Personer.

Den anställda har inte bekräftat den nya e-postadressen

Om den anställda inte har fått eller bekräftat bekräftelsemejlet kan du skicka det igen när som helst.

1. Gå till modulen Personer och öppna den anställdes profil

2. Gå till "Intro" – där visas ett gult meddelande om att en ändring väntar

3. Klicka på "Skicka bekräftelsemeddelande igen"

4. Ett nytt bekräftelsemejl skickas till den nya adressen. E-postadressen ändras i profilen först när den anställda har bekräftat den.

💡 Be den anställda att kontrollera skräpposten om bekräftelsemejlet inte går att hitta.

Byta till en ny e-postdomän

Om din organisation byter till en ny e-postdomän är det viktigt att följa stegen i rätt ordning, så att adresserna inte svartlistas.

1. Skapa de nya e-postadresserna i ert e-postsystem först, innan du gör några ändringar i Huma

2. Ändra e-postadresserna i Huma när de nya adresserna är aktiva och kan ta emot e-post

3. Be de anställda att bekräfta sin nya e-postadress genom att följa länken i bekräftelsemejlet

⚠️ Om du ändrar en e-postadress i Huma innan den nya adressen finns i ert e-postsystem kan bekräftelsemejlet studsa och adressen svartlistas, vilket blockerar all framtida e-post från Huma till adressen.

💡 Observera att ändringar av e-postadresser i Huma inte synkroniseras automatiskt till alla integrationer. Tripletex kräver till exempel av säkerhetsskäl att ändringar av e-postadresser görs manuellt i deras system.

Lägga till en ny anställd innan jobbmejlen är klar

Om en ny anställd behöver läggas upp i Huma innan jobbmejladressen har skapats kan du registrera personen med en tillfällig e-postadress, till exempel en privat adress, och uppdatera den senare.

Så gör du det på ett säkert sätt:

1. Lägg till den anställda i Huma med den privata eller tillfälliga e-postadressen
2. Skicka inte någon inbjudan ännu. Så länge den anställda inte har bjudits in eller loggat in får personen inga meddelanden från Huma, inte heller om tilldelade uppgifter eller onboarding
3. Ställ in roller, onboarding och uppgifter som vanligt
4. När jobbmejladressen är klar går du till den anställdes profil och uppdaterar e-postadressen under "Intro"
5. Eftersom den anställda aldrig har loggat in uppdateras e-postadressen direkt, utan bekräftelse
6. Skicka inbjudan när jobbmejladressen är på plats

💡 Så länge den anställda inte har bjudits in eller loggat in skickas inga meddelanden till den tillfälliga e-postadressen. Du kan tryggt ställa in onboarding, tilldela uppgifter och konfigurera åtkomst under tiden.