Roller, godkjenninger og varsler

Innholdsfortegnelse

• Roller og tilgang

   

• Slik fungerer godkjenninger

   

• Automatisk godkjenning — når og hvorfor

   

• Rollen Nærmeste leder og fravær

   

• Slik setter du opp en leder for godkjenning uten automatisk godkjenning

   

• Notifikasjoner

Roller og tilgang

Det finnes to rolletyper som gir tilgang til å administrere fravær i Huma:

💡 Alle ansatte kan registrere sitt eget fravær og ingen rolle er nødvendig for det.

Slik fungerer godkjenninger

Om en fraværsregistrering krever godkjenning, konfigureres per fraværstype under Fravær → Innstillinger. 🔗 Les mer om innstillinger for fravær her.

Når «Krev godkjenning» er aktivert for en fraværstype:

• Ansatte som registrerer sitt eget fravær vil få registreringen satt til Venter — i påvente av godkjenning
• Brukere med tilgang til fraværshåndtering (systemrolle eller brukerrolle) vil se et varsel og kan godkjenne eller avvise forespørselen

Når «Krev godkjenning» er deaktivert:

• Alle fraværsregistreringer av den typen godkjennes automatisk, uavhengig av hvem som registrerer dem

Slik godkjenner eller avviser du en fraværsforespørsel som venter:

1. Gå til Fravær-modulen

    

2. Klikk «Godkjenninger» i toppnavigasjonen

    

3. Se gjennom forespørslene som venter, og klikk «Godkjenn» eller «Avvis»

    

4. Legg eventuelt til en kommentar før du bekrefter

💡 Godkjennere kan også trekke tilbake en godkjenning eller avvisning i ettertid.

Automatisk godkjenning — når og hvorfor

Selv om en fraværstype krever godkjenning, vil fraværet bli automatisk godkjent hvis personen som registrerer det har tilgang til fraværshåndtering, enten gjennom en systemrolle eller en brukerrolle med fraværstilgang.

Dette betyr:

Rollen Nærmeste leder og fravær

Rollen Nærmeste leder inkluderer tilgang til fraværshåndtering for underordnede. Dette betyr at en nærmeste leder, hvis tilgangen er satt til «Full tilgang», kan:

• Se, registrere, redigere og slette fravær for sine underordnede

   

• Godkjenne og avvise fraværsforespørsler fra sine underordnede

   

• Automatisk godkjenne fravær ved registrering på vegne av en underordnet

💡Merk

• Dette betyr også at hvis en nærmeste leder registrerer sitt eget fravær og godkjenning kreves, vil det settes til status "Venter," siden de kun har fraværstilgang over sine underordnede, ikke over seg selv.

• Rollen Nærmeste leder blir også automatisk tildelt som ansvarlig for oppfølging av sykefravær for sine underordnede, hvis ingen annen spesifikk bruker er valgt.

Slik setter du opp en leder for godkjenning uten automatisk godkjenning

Et vanlig spørsmål vi får er: hvordan gir jeg en leder muligheten til å godkjenne fravær for teamet sitt, uten at deres egne fraværsregistreringer blir automatisk godkjent?

Svaret avhenger av hva du ønsker:

1. Hvis du vil at lederen skal godkjenne fravær for teamet sitt:
   Gi dem en brukerrolle med fraværstilgang gitt over teamet eller lokasjonen deres. De vil kunne godkjenne og avvise fraværsforespørsler fra teammedlemmene sine. Deres egne fraværsregistreringer vil også bli automatisk godkjent.
2. Hvis du vil at lederen kun skal se fravær — ikke godkjenne det:
   Gi dem en brukerrolle med «Kun se» på fravær. De vil se fravær i teamet sitt, men kan ikke godkjenne, avvise, redigere eller slette registreringer.
3. Hvis du vil at ledere skal godkjenne fravær for teamet sitt, men selv gå gjennom godkjenningsflyten:
   Bruk rollen Nærmeste leder og fjern tilgangen til fraværshåndtering fra den. Nærmeste ledere vil da kunne se fraværet til sine underordnede, men fravær de registrerer selv vil gå gjennom den normale godkjenningsflyten. En dedikert HR-administrator med en systemrolle håndterer godkjenninger for lederne.

Notifikasjoner

Huma sender automatiske varsler knyttet til fravær i følgende situasjoner:

💡 Brukere kan administrere sine egne varselinnstillinger under kontoinnstillinger.