Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Vad är frånvarotyper?
- Skapa en egen frånvarotyp
- Byt namn på eller ta bort en egen frånvarotyp
- Aktivera eller inaktivera frånvarotyper
- Inställningar för frånvarotyper
- Visa som – så visas frånvaron för andra
- Tillåt procentbaserad frånvaro – så räknas delvisa dagar
- Vanliga frågor
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Ställa in frånvarotyper | Systemroll: Frånvaro → Administrering av frånvaro |
Vad är frånvarotyper?
Frånvarotyperna anger de olika kategorierna av frånvaro i Huma, till exempel semester eller sjukskrivning. Huma har sju inbyggda frånvarotyper: Semester, Sjukanmälan, Sjukskrivning, Betald ledighet, Obetald ledighet, VAB och Föräldraledighet.
Du kan inte byta namn på eller ta bort de inbyggda typerna, men du kan aktivera eller inaktivera var och en och ändra deras inställningar. Administratörer kan också skapa egna frånvarotyper baserade på någon av de sju inbyggda typerna. Se «Skapa en egen frånvarotyp» nedan.
Bastyper
Varje frånvarotyp i Huma – oavsett om det är en av de sju inbyggda typerna eller en egen typ som du har skapat – hör till en av sju bastyper: Semester, Sjukanmälan, Sjukskrivning, Betald ledighet, Obetald ledighet, VAB och Föräldraledighet.
Bastypen avgör hur frånvaron beräknas och grupperas i rapporter. En egen typ som bygger på Sjukskrivning räknas till exempel som sjukskrivning i sjukfrånvarorapporten, även om den har ett eget namn i Huma.
💡 När du skapar en egen frånvarotyp kopieras ikonen och beskrivningen först från bastypen. Du kan ändra de flesta inställningar efteråt, men själva bastypen kan inte ändras senare.
🔗 Läs mer om hur frånvaro fungerar i Huma.
Skapa en egen frånvarotyp
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Klicka på «Skapa frånvarotyp»
- Välj den bastyp som din egen typ ska bygga på – den avgör hur typen beräknas och grupperas i rapporter
- Fyll i namn, ikon och beskrivning för din egen typ
- Klicka på «Skapa»
💡 Namnet måste vara unikt bland organisationens egna frånvarotyper.
💡 När du har skapat en egen typ kan du ställa in den ytterligare, till exempel vem som kan registrera frånvaro av typen och hur den visas för andra.
⚠️ En ny egen frånvarotyp går inte att använda direkt. Om bastypen har en standardpolicy kopierar Huma den automatiskt, inklusive antal dagar, tidsperiod och inställningar för överföring. Om bastypen inte har någon standardpolicy får den nya typen ingen policy alls. I båda fallen är inga anställda tilldelade ännu, så se till att det finns en policy och att anställda är tilldelade innan någon kan registrera frånvaro av den här typen.
🔗 Läs mer om frånvaropolicyer.
⚠️ Exportkoden kopieras inte från bastypen. Tills du anger en manuellt på den nya typens policy visas en tom exportkod för typen i exporten av frånvarodetaljer, och lönesystemsintegrationer kan avvisa frånvaro av den här typen.
💡 Om organisationen har aktiva integrationer som synkroniserar frånvaro måste du mappa den nya egna frånvarotypen i inställningarna för varje integration innan frånvaro av typen kan synkroniseras. Typen använder inte automatiskt bastypens mappning – en egen frånvarotyp som inte är mappad avvisas när den försöker synkroniseras. Huma visar en påminnelse på typens inställningssida om en mappning saknas.
🔗 Läs mer i Skapa frånvaropolicyer och Tilldela personer till frånvaropolicyer.
Byt namn på eller ta bort en egen frånvarotyp
Humas sju inbyggda frånvarotyper kan inte byta namn eller tas bort. Egna frånvarotyper kan byta namn när som helst och tas bort om de inte har använts ännu.
Så byter du namn på en egen frånvarotyp:
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Scrolla ner till den egna frånvarotypen och klicka på den
- Klicka i namnfältet och skriv ett nytt namn
- Klicka på «Spara»
Så tar du bort en egen frånvarotyp:
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Scrolla ner till den egna frånvarotypen och klicka på den
- Klicka på «Ta bort frånvarotyp»
- Skriv «Radera» för att bekräfta
💡 En egen frånvarotyp kan bara tas bort om ingen frånvaro någonsin har registrerats på den. Om den har använts ser du i stället alternativet att inaktivera den – då behålls historiken, men inga nya registreringar kan göras.
⚠️ Det går inte att ångra borttagningen av en egen frånvarotyp.
🔗 Om organisationen synkroniserar frånvaro med ett lön- eller ekonomisystem ska du komma ihåg att uppdatera mappningen av typer om du byter namn på eller tar bort en egen frånvarotyp.
Aktivera eller inaktivera frånvarotyper
Du kan styra vilka frånvarotyper de anställda kan registrera. Inaktiverade frånvarotyper syns inte för de anställda.
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Scrolla ner till «Frånvarotyper och -policyer»
- Slå på eller av varje frånvarotyp
Inställningar för frånvarotyper
Varje frånvarotyp har ett antal inställningar som styr hur den fungerar. Så hittar du inställningarna:
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till fliken «Inställningar»
- Scrolla ner till frånvarotypen du vill ändra och klicka på den
- Klicka på «Redigera frånvarotyp»
- Gör dina ändringar och klicka på «Spara»
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Ikon | En emoji och en färg som visar frånvarotypen i kalendern och i listor |
| Beskrivning | En kort beskrivning som visas för de anställda när de registrerar frånvaro. Använd den för att förklara när eller hur typen ska användas. Håll den kort. |
| Visa som | Styr hur frånvaron visas för kollegor. 🔗 Läs mer i avsnittet nedan. |
| Kräv godkännande | Om inställningen är aktiverad måste frånvaro av den här typen godkännas av en användare med åtkomst till administrering av frånvaro. |
| Tillåt procentbaserad frånvaro | Gör det möjligt för anställda att registrera deltidsfrånvaro, t.ex. 50 % sjukskrivning. 🔗 Läs mer i avsnittet nedan. |
| Tillåt delvisa dagar | Gör det möjligt för anställda att registrera delvis första och/eller sista dag i en frånvaroperiod. |
| Kräv slutdatum | Om inställningen är aktiverad måste de anställda ange ett slutdatum. Om den är inaktiverad kan frånvaro registreras utan slutdatum och pågår tills den avslutas manuellt. |
| Kräv anteckningar | Om inställningen är aktiverad måste de anställda skriva en anteckning när de registrerar frånvaro av den här typen. |
| Inkludera alternativ för jobbrelaterad orsak | Lägger till ett alternativ där den anställda kan markera om frånvaron är jobbrelaterad. |
| Exportkod | En kod som tas med i den detaljerade exporten. Den ska matcha koderna i ert externa frånvaro- eller lönesystem. |
| Aktivera uppföljningsprocess för frånvaro | Aktiverar den strukturerade uppföljningsprocessen för frånvaro. Huma stödjer för närvarande norsk och svensk lagstiftning om sjukfrånvaro. Uppföljningsprocessen baseras på den anställdas helgdagskalender. |
| Ansvarig för uppföljning | Vem som ansvarar för uppföljningsprocessen – antingen den anställdas närmaste ledare eller en reservperson om ingen närmaste ledare är tilldelad. |
💡 När du stänger av «Kräv godkännande» för en frånvarotyp godkänns alla befintliga frånvaroregistreringar av den typen som inväntar godkännande automatiskt.
Visa som – så visas frånvaron för andra
Inställningen «Visa som» styr hur kollegor utan åtkomst till administrering av frånvaro ser registrerad frånvaro av den här typen.
| Alternativ | Vad kollegorna ser |
|---|---|
| Publik | Hela frånvaron syns – namn, typ och datum |
| Borta (privat) | Frånvaron visas bara som «Borta», utan detaljer – och bara inom en månad från dagens datum |
| Dold | Syns bara för frånvaroadministratörer och den anställda |
💡 Viktiga regler oavsett inställning:
- Frånvaroadministratörer ser alltid all frånvaro i sin helhet
- Frånvaro som inte är godkänd syns aldrig för kollegor, oavsett inställning
- Privat frånvaro syns bara inom en månad från dagens datum. Om någon del av frånvaron ligger inom det fönstret visas hela frånvaron som «Borta»
- Frånvaro utan slutdatum räknas som pågående och fortsätter att synas som «Borta» tills ett slutdatum anges
Tillåt procentbaserad frånvaro – så räknas delvisa dagar
När «Tillåt procentbaserad frånvaro» är aktiverat kan de anställda ange en procentsats när de registrerar frånvaro, till exempel 50 % sjukskrivning. Du kan välja hur delvisa registreringar räknas i saldon och rapporter:
| Alternativ | Så fungerar det | Exempel (50 % sjukskrivning, 1–2 jan) |
|---|---|---|
| Räkna som hela dagar i Huma | Dagar som registreras med mindre än 100 % räknas ändå som hela dagar | 2 dagar registrerade, räknas som 2 dagar |
| Räkna som delvisa dagar i Huma | Dagar som registreras med mindre än 100 % räknas som delvisa dagar | 2 dagar registrerade, räknas som 1 dag |
Vanliga frågor
Kan kollegor se att en anställd är sjukskriven?
Det beror på inställningen «Visa som» för sjukskrivning. Om den är inställd på «Borta (privat)» ser kollegorna bara att personen är borta, men inte varför. Om den är inställd på «Publik» syns frånvarotypen för alla.
Kan chefer se varför en anställd är borta?
Ja. Användare med åtkomst till administrering av frånvaro – antingen via en systemroll eller via en användarroll med åtkomst till frånvaro – ser alltid alla detaljer om frånvaron, oavsett inställningen «Visa som».
Kan kollegor se hur länge en anställd har varit sjuk?
Om sjukskrivning är inställd på «Borta (privat)» ser kollegorna bara frånvaron inom en månad från dagens datum. De kan alltså inte se hela längden på en lång sjukskrivning.
Om frånvaron är inställd på Dold, försvinner den då helt från frånvarokalendern?
Nej. Frånvaro som är inställd på «Dold» syns fortfarande fullt ut för frånvaroadministratörer i frånvarokalendern och i alla rapporter. Det är bara kollegor utan åtkomst till administrering av frånvaro som inte ser den. Ingenting döljs någonsin för administratörerna.
Kan vi dölja föräldraledighet för kollegor?
Ja. Ställ in föräldraledighet på «Borta (privat)» eller «Dold». Det är särskilt relevant om ni vill undvika att avslöja en graviditet innan den anställda är redo att berätta.
Det finns en tidsgräns för vad kollegor kan se i frånvarokalendern – hur fungerar den?
Privat frånvaro (inställd på «Borta (privat)») syns bara för kollegor inom en månad från dagens datum. Om någon del av frånvaron ligger inom det fönstret visas hela frånvaron som «Borta» för den perioden. Utanför fönstret syns den inte. Kollegorna kan alltså inte se privat frånvaro längre bak eller fram än en månad, men administratörerna ser alltid allt, oavsett gränsen.
Kan vi begränsa hur mycket sjukanmälan de anställda kan använda?
Ja. Policyer för sjukanmälan kan använda begränsningar för hur många registreringar de anställda kan göra, hur lång varje registrering får vara och hur många dagar de kan använda inom tidsperioden. Det finns förinställningar för Norge (3 × 4 och IA-avtal), Sverige och Finland. Huma stoppar registreringar som går över gränserna – även när en administratör registrerar för en anställds räkning.
💡 Gränserna gäller bara om begränsningar är inställda på policyn. En policy som använder «Begränsa antal dagar» stoppar inte registreringar.
🔗 Läs mer om begränsningar för sjukanmälan.
Kan jag skapa egna frånvarotyper?
Ja. Gå till Frånvaro → Inställningar och klicka på «Skapa frånvarotyp». Din egen typ bygger på en av de sju inbyggda bastyperna, som avgör hur den beräknas och grupperas i rapporter.
Kan jag ta bort en egen frånvarotyp?
Ja, men bara om den aldrig har använts, det vill säga om ingen frånvaro har registrerats på den. Om den har använts kan du inaktivera den i stället, så att historiken behålls.
Kan jag byta namn på eller ta bort Humas inbyggda frånvarotyper?
Nej. De sju inbyggda frånvarotyperna kan bara aktiveras, inaktiveras eller ställas in. Det är bara egna frånvarotyper som kan byta namn eller tas bort.
Fungerar en ny egen frånvarotyp direkt?
Inte direkt. Om bastypen har en standardpolicy kopierar Huma den automatiskt – annars får den nya typen ingen policy alls. I båda fallen är inga anställda tilldelade ännu, så se till att de anställda tilldelas en policy innan de kan registrera frånvaro av den nya typen.
Kan jag mappa egna frånvarotyper i integrationer?
Ja, men varje egen frånvarotyp måste mappas separat i varje aktiv integration – den ärver inte automatiskt bastypens mappning. Om du inte mappar den avvisas frånvaro av den typen när den försöker synkroniseras.
Visas frånvaro som registreras på en egen frånvarotyp i rapporter och exporter?
Ja. I frånvaroöversikten och i exporterna av frånvarodetaljer, frånvarosummering och frånvarosaldo visas egna frånvarotyper med sitt eget namn och sitt eget antal dagar, precis som de inbyggda typerna. Undantagen är sjukfrånvarorapporten och PAX-exporten – där grupperas frånvaro av en egen typ under bastypen i stället för under sitt eget namn.