Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Vad är en frånvaropolicy?
- Skapa en policy
- Inställningar för policyn
- Tidsperiod – kalenderår eller rullande
- Omtilldelning och datum för ikraftträdande
- Se befintliga policyer
- Redigera en policy
- Arkivera en policy
- Vanliga frågor
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Skapa, redigera och arkivera frånvaropolicyer | Systemroll: Frånvaro → Administrering av frånvaro |
Vad är en frånvaropolicy?
En frånvaropolicy anger de specifika reglerna för en frånvarotyp, till exempel hur många dagar de anställda har rätt till, om oanvända dagar kan överföras till nästa period och om policyn följer kalenderåret eller en rullande tidsperiod.
Varje frånvarotyp kan ha flera policyer. Det är användbart om de anställda har olika rättigheter, till exempel anställda i olika länder eller anställda med individuella anställningsavtal.
💡 En policy anger hur många frånvarodagar en anställd har rätt till. Hur dagarna faktiskt räknas – till exempel om helger och helgdagar räknas med – avgörs av den anställdas arbetsschema, inte av policyn. Båda måste vara rätt inställda för att frånvaron ska fungera som förväntat.
💡 En anställd kan bara tilldelas en policy per frånvarotyp åt gången.
🔗 Läs mer om hur frånvaro fungerar i Huma.
Skapa en policy
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Scrolla ner till rätt frånvarotyp och klicka på den
- Klicka på «Lägg till policy»
- Fyll i inställningarna för policyn (se nedan)
- Klicka på «Spara»
💡 När du skapar den första policyn för en frånvarotyp under den första konfigurationen tilldelas alla nuvarande anställda den automatiskt. Du kan skapa fler policyer och tilldela om anställda efteråt.
Inställningar för policyn
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Policynamn | Ett beskrivande namn på policyn – t.ex. «Standardpolicy för semester» eller «Semester – Sverige» |
| Standard för nya medarbetare | Om inställningen är aktiverad tilldelas nya anställda automatiskt den här policyn när de läggs till i Huma |
| Tidsperiod | Om policyn följer kalenderåret (fast) eller en rullande tidsperiod. Se avsnittet nedan för en utförlig förklaring. |
| Begränsa antal dagar | Om inställningen är aktiverad anger du antalet tillgängliga dagar per period. Om den är inaktiverad kan de anställda registrera obegränsat med frånvaro av den här typen. |
| Tillåt att dagar överförs | Om inställningen är aktiverad kan oanvända dagar från en period föras över till nästa. Obs! Det går inte att överföra dagar för rullande tidsperioder. |
| Exportkod | En kod som tas med i frånvaroexporterna. Den ska matcha koderna i ert externa frånvaro- eller lönesystem. |
| Begränsningar | Finns bara för Sjukanmälan. Begränsar hur många registreringar de anställda kan göra och hur långa de får vara inom policyns tidsperiod. Kan inte kombineras med «Begränsa antal dagar». 🔗 Läs mer om begränsningar för sjukanmälan. |
⚠️ När en policy har sparats kan tidsperioden och antalet tillgängliga dagar inte ändras. Om du vill ändra dem skapar du en ny policy och tilldelar de anställda den. Begränsningar på en policy för sjukanmälan kan ändras när som helst.
Tidsperiod – kalenderår eller rullande
Inställningen för tidsperiod avgör hur frånvarodagarna räknas och när perioden börjar om.
-
Kalenderår (fast) – Policyn följer en fast årsperiod. Du väljer startdatum, till exempel 1 januari eller 1 april. Perioden löper alltid exakt ett år från det datumet.
Exempel: En semesterpolicy som börjar 1 januari ger de anställda 25 dagar från 1 januari till 31 december varje år. Den 1 januari nollställs saldot.
-
Rullande tidsperiod – Policyn bygger på ett rullande fönster av månader bakåt i tiden från i dag. Det finns inget fast datum då perioden börjar om – perioden slutar alltid i dag och började ett bestämt antal månader tidigare.
Exempel: En policy för sjukskrivning med en rullande period på 12 månader räknar alltid de senaste 12 månaderna från dagens datum.
💡 Rullande tidsperioder används ofta för sjukskrivning och sjukanmälan, där det inte finns någon fast årlig rätt utan ett högsta antal dagar inom en viss period.
⚠️ Dagar kan inte överföras mellan perioder för policyer med rullande tidsperiod.
Omtilldelning och datum för ikraftträdande
När du flyttar en anställd från en policy till en annan kan du ange ett datum för när ändringen träder i kraft.
- Frånvaro som registreras från och med datumet för ikraftträdande räknas enligt den nya policyn
- Frånvaro som registrerats före datumet för ikraftträdande ligger kvar i den gamla policyn och påverkas inte
💡 Om du lämnar datumet för ikraftträdande tomt ersätter omtilldelningen alla tidigare och framtida policytilldelningar för den anställda.
⚠️ Om den nya policyn har en annan tidsperiod än den gamla tas alla överförda dagar bort. Detsamma gäller om den nya policyn inte tillåter överföring av dagar.
🔗 Läs mer om hur du tilldelar anställda frånvaropolicyer.
Se befintliga policyer
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Scrolla ner till rätt frånvarotyp och klicka på den
- Du ser en lista över alla befintliga policyer för frånvarotypen
Redigera en policy
De flesta inställningar för en policy kan ändras efter att den har skapats. Tidsperioden och antalet tillgängliga dagar låses däremot när policyn har sparats. Begränsningar på en policy för sjukanmälan låses inte.
Så ändrar du övriga inställningar:
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Scrolla ner till rätt frånvarotyp och klicka på den
- Klicka på de tre prickarna bredvid policyn och välj «Redigera»
- Gör dina ändringar och klicka på «Spara»
Så ändrar du tidsperioden eller antalet tillgängliga dagar:
- Skapa en ny policy med rätt inställningar
- Flytta alla anställda från den gamla policyn till den nya
- Arkivera den gamla policyn
Arkivera en policy
När du arkiverar en policy tas den ur aktiv användning. Arkiverade policyer raderas inte, och historiska frånvarodata finns kvar.
Innan du arkiverar måste alla anställda flyttas till en annan policy. Det gäller även anställda som inte är tilldelade policyn i dag men som har en framtida tilldelning.
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Scrolla ner till rätt frånvarotyp och klicka på den
- Klicka på de tre prickarna bredvid policyn och välj «Arkivera»
- Flytta alla anställda till en annan policy
- Bekräfta arkiveringen
⚠️ Du måste alltid ha minst en aktiv policy per frånvarotyp. Den sista kvarvarande policyn kan inte arkiveras.
Vanliga frågor
Kan jag ha flera policyer för samma frånvarotyp?
Ja. Du kan skapa så många policyer du behöver för varje frånvarotyp. Det är användbart om de anställda har olika rättigheter, till exempel beroende på land, anställningstid eller individuella anställningsavtal.
Vad händer med historiska frånvarodata när jag arkiverar en policy?
Historiska frånvarodata finns alltid kvar. När du arkiverar en policy tas den ur aktiv användning, men all frånvaro som tidigare registrerats enligt policyn syns och stämmer fortfarande i rapporter och exporter.
Vad händer om en anställd inte är tilldelad någon policy?
Om en anställd inte har någon policy för en viss frånvarotyp kan hen inte registrera frånvaro av den typen. När hen försöker är alla datum som inte omfattas av en policy gråmarkerade. Se till att alla anställda är tilldelade rätt policyer, särskilt när du tar emot nyanställda eller skapar nya policyer.
Kan jag ange olika antal semesterdagar för olika anställda?
Ja. Skapa separata policyer med olika antal dagar och tilldela de anställda rätt policy. Du kan till exempel ha en «Standardpolicy för semester» med 25 dagar och en «Semester – seniorer» med 30 dagar.
Vad händer med överförda dagar om jag flyttar en anställd till en ny policy?
Om den nya policyn har en annan tidsperiod än den gamla, eller om den nya policyn inte tillåter överföring av dagar, tas alla överförda dagar bort när den anställda flyttas.
Varför har en ny egen frånvarotyp redan en policy?
När du skapar en egen frånvarotyp kopierar Huma automatiskt standardpolicyn från bastypen, om det finns en – inklusive antal dagar, tidsperiod och inställningar för överföring. Om bastypen inte har någon standardpolicy får den nya typen ingen policy. I båda fallen tilldelas inga anställda automatiskt, och exportkoden kopieras inte. Du behöver alltså fortfarande ange en exportkod och tilldela anställda innan frånvaro av typen kan registreras och exporteras korrekt.
🔗 Läs mer om att skapa egna frånvarotyper.
Kan jag begränsa hur många gånger de anställda kan använda sjukanmälan?
Ja. Policyer för sjukanmälan kan använda begränsningar i stället för «Begränsa antal dagar». Med begränsningar kan du ange ett högsta antal registreringar och dagar inom tidsperioden – till exempel den norska 3 × 4-regeln – och Huma stoppar registreringar som går över gränserna.