Svalbard Adventures är företaget du ska kontakta när du vill uppleva några av världens största äventyr. De erbjuder guidade turer, snöskoteruthyrning, hotell och matställen som Restaurant Polfareren och Svalbar Pub. Vi begav oss norrut för en pratstund med HR-suppleanten Dorthe Sommerseth för att höra om deras erfarenheter av Huma.
"Vi saknade ett HR-system där vi kunde få en total överblick över personuppgifter och ge cheferna ett verktyg för mer systematiskt stöd för medarbetaruppföljning", säger Dorthe när vi frågar henne varför Svalbard Adventures började leta efter ett nytt HR-system. Vidare nämner hon att de saknade ett enkelt och digitalt verktyg för personalhandböcker och avtal. Med andra ord var det ett behov av effektivisering och säkerhet som var anledningen till att Svalbard Adventures började leta efter ett nytt HR-system.
"Huma är integrerat med det lönesystem vi använder."
- Dorthe Sommerseth
Som i de flesta sagor snubblar man över en skatt av en slump, och så var fallet även för Svalbard Adventures. "Huma är integrerat med det lönesystem vi använder, Visma, så Svalbard Adventures hittade det faktiskt genom dem", säger Dorthe och tillägger att valet var gjort redan innan hon började som vikarie. Efter lite testande insåg de också att Huma har en överlägsen användarupplevelse. Så valet var enkelt – nu hjälper Huma dem att hålla koll på saker och ting.
"Vi har positiva medarbetare som har välkomnat det nya systemet."
Vi går vidare till implementeringen av systemet, som gick helt smärtfritt. "Det vi har ägnat mest tid åt är att samla in de avtal och den data vi hade", säger Dorthe. Hon fortsätter med att berätta att det gick snabbt och enkelt att börja med Huma och få in data och avtal i systemet.
Att få in människor i Huma var inte heller något problem. "Vi har positiva medarbetare som har välkomnat det nya systemet, och särskilt cheferna är på god väg att använda det aktivt", säger Dorthe. Hon har åkt runt till de olika enheterna och hållit utbildningar med medarbetarna, och de har snabbt kommit igång med Huma.
Svalbard Adventures har använt Huma ett tag nu och de märker av effekten av att samla allt på ett ställe. "För oss som arbetar inom HR är det viktigt att ha ett bra och tydligt HR-system där man har kontroll över medarbetarna och deras uppgifter", säger Dorthe och tillägger att det är viktigt att ha bra processer som underlättar arbetsdagen för HR och ledningen. Dessutom gör digitala signaturer och avtal att det går smidigare att skriva avtal.
Men det är inte bara fördelar för ledningen och HR. Nyheter håller medarbetarna uppdaterade om alla spännande saker som händer. "Vi började använda modulen aktivt redan från början med månatliga nyhetsbrev, och vi försöker dela med oss av allt stort och smått där", säger Dorthe. Hon nämner också att personalhandboken har fått ett lyft och att medarbetarna har haft nytta av att kunna se alla personer som arbetar på Svalbard Adventures och deras kontaktuppgifter när det behövs.
Och så finns det saker som gör det enklare för både medarbetare och ledning. Onboarding hjälper till att ge nyanställda ett trevligt välkomnande. Möten gör det möjligt för anställda och chefer att sätta upp mötesagendor tillsammans och ta anteckningar före, under och efter för mer produktiva möten.
Innan vi avslutar vår chatt berättar Dorthe att hon tycker att det är bra med ett tydligt och användarvänligt system och att hon ser fram emot att komma ännu djupare in i Huma-världen. Tack så mycket, Dorthe, och tack för en trevlig pratstund. Lycka till på ditt äventyr!