Sisällysluettelo
- Roolit ja käyttöoikeudet
- Kaksi asiakirjatyyppiä
- Asiakirjojen luokat
- Koskee henkilöä – mitä se tarkoittaa
- Mistä asiakirjat löytyvät
- Suodattimet
- Ilmoitukset
- Usein kysytyt kysymykset
Roolit ja käyttöoikeudet
| Käyttöoikeus | Rooli |
|---|---|
| Tiedostojen lataaminen ja smart-asiakirjojen luominen | Kaikki työntekijät – roolia ei tarvita |
| Ryhmän kanssa jaettujen asiakirjojen hallinta | Käyttäjärooli: Katselu ja muokkaus → Asiakirjat |
| Organisaation kaikkien asiakirjojen listaaminen | Järjestelmärooli: Asiakirjat → Hallitse kaikkia asiakirjoja |
| Smart-asiakirjamallien hallinta | Järjestelmärooli: Asiakirjat → Smart-asiakirjamallit ja -tyylit |
💡 Kun sinulla on järjestelmärooli, jossa on "Hallitse kaikkia asiakirjoja" -oikeus, näet yleiskuvan organisaation kaikista asiakirjoista. Näet niiden nimen, luontipäivän, käyttöoikeusasetukset ja luokan. Et kuitenkaan pääse itse asiakirjojen sisältöön. Jotta näet asiakirjan sisällön, sinulle on myönnettävä käyttöoikeus siihen erikseen.
🔗 Lue lisää asiakirjojen käyttöoikeuksista.
🔗 Lue lisää tulevasta muutoksesta "Hallitse kaikkia asiakirjoja" -rooliin.
Kaksi asiakirjatyyppiä
Huma tukee kahta asiakirjatyyppiä:
Tiedostot
Lataa ja tallenna mitä tahansa tiedostoja: PDF-tiedostoja, Word-asiakirjoja, kuvia, laskentataulukoita, videoita ja paljon muuta. Tiedostot tallennetaan turvallisesti, ja ne jaetaan valitsemillesi henkilöille tai ryhmille.
Tuetut tiedostotyypit: PDF, rikas teksti, pelkkä teksti, laskentataulukot, esitykset, kuvat, graafisen suunnittelun tiedostot, videot, ääni ja zip-arkistot.
Tiedoston enimmäiskoko: 10 Mt asiakirjaa kohden.
Smart-asiakirjat
Smart-asiakirjat ovat asiakirjoja, jotka luodaan suoraan Humassa sisäänrakennetulla editorilla. Editori muistuttaa tekstinkäsittelyohjelmaa. Voit käyttää smart-asiakirjoja yksinkertaisena editorina kaikenlaisille tekstiasiakirjoille, kuten työsopimuksille, käytännöille ja kokousmuistioille, ilman lisäominaisuuksia.
Edistyneempään käyttöön smart-asiakirjat tukevat smart-kenttiä. Ne hakevat automaattisesti tietoja Humasta (kuten työntekijän nimen, tehtävän tai palkan). Smart-asiakirjoja voi myös lähettää sähköisesti allekirjoitettaviksi.
💡 Sinun ei tarvitse käyttää smart-kenttiä hyötyäksesi smart-asiakirjoista. Editori toimii kuin tavallinen tekstinkäsittelyohjelma, joten voit kirjoittaa, muotoilla ja jakaa asiakirjoja käyttämättä yhtään smart-kenttää.
🔗 Lue lisää smart-asiakirjoista ja malleista.
🔗 Lue lisää sähköisestä allekirjoituksesta.
Asiakirjojen luokat
Jokainen Humassa oleva asiakirja kuuluu johonkin luokkaan. Luokat helpottavat asiakirjojen järjestämistä ja suodattamista. Käytettävissä ovat seuraavat luokat:
- Yleiset asiakirjat (oletus)
- Työsopimukset
- Palkat ja etuudet
- Sopimukset/todistukset
- Käytännöt ja ohjeet
- Urakehitys ja ammatillinen kehitys
- Poikkeukset/varoitukset
💡 Humassa ei tällä hetkellä voi luoda omia asiakirjaluokkia.
Keitä asiakirjaan voi liittyä
Henkilö voi liittyä asiakirjaan Humassa kolmella tavalla. On tärkeää ymmärtää niiden ero:
| Rooli | Kuvaus | Saako käyttöoikeuden? |
|---|---|---|
| Omistaja | Henkilö, joka loi tai latasi asiakirjan. Hänellä on täysi "Katselu ja muokkaus" -oikeus. Vain hän voi hallita käyttöoikeusasetuksia, siirtää omistajuuden tai poistaa asiakirjan. | ✅ Aina |
| Koskee henkilöä | Valinnainen merkintä, joka kertoo, ketä asiakirja koskee. Asiakirja näkyy kyseisen henkilön profiilissa. | ❌ Ei automaattisesti |
| Jaettu käyttäjille | Henkilöt tai ryhmät, joille on erikseen myönnetty käyttöoikeus asiakirjaan. Heille voi antaa "Vain katselu"- tai "Katselu ja muokkaus" -oikeuden. | ✅ Kyllä, erikseen myönnettynä |
⚠️ "Koskee henkilöä" -merkintä ei anna käyttöoikeutta asiakirjaan. Käyttöoikeus on aina myönnettävä erikseen kohdassa "Jaettu käyttäjille".
⚠️ Jos asiakirjan omistaja lähtee organisaatiosta ja hänen tilinsä poistetaan käytöstä tai poistetaan, asiakirjalla ei enää ole aktiivista omistajaa. Silloin kukaan ei voi hallita käyttöoikeuksia, muokata asetuksia tai poistaa asiakirjaa, ellei omistajuutta siirretä ennen tilin käytöstä poistamista.
💡 Suosittelemme vahvasti siirtämään asiakirjojen omistajuuden ennen käyttäjätilin käytöstä poistamista tai poistamista. Voit tehdä tämän joukkona Ihmiset-moduulissa.
🔗 Lue lisää asiakirjojen rooleista ja käyttöoikeuksista.
Mistä asiakirjat löytyvät
Humassa asiakirjat löytyvät kolmesta paikasta:
| Sijainti | Mitä näet |
|---|---|
| Asiakirjat-moduuli | Kaikki asiakirjat, joihin sinulla on käyttöoikeus |
| Työntekijän profiili → Asiakirjat-välilehti | Kaikki asiakirjat, jotka on jaettu työntekijälle tai jotka koskevat häntä |
| Tiimi, toimipiste tai yritys → Asiakirjat-välilehti | Kaikki asiakirjat, jotka on jaettu kyseiselle ryhmälle |
💡 Huma ei tue kansioita. Asiakirjat järjestetään sen sijaan luokkien, "Koskee henkilöä" -tiedon, suodattimien ja käyttöoikeusasetusten avulla. Näin oikean asiakirjan löytäminen on helppoa ilman kansiorakennetta.
Suodattimet
Voit suodattaa asiakirjoja Asiakirjat-moduulissa seuraavilla suodattimilla:
| Suodatin | Kuvaus |
|---|---|
| Luokka | Suodata asiakirjan luokan mukaan |
| Koskee | Suodata sen henkilön mukaan, jota asiakirja koskee |
| Lataaja | Suodata sen mukaan, kuka latasi asiakirjan |
| Käyttöoikeus | Suodata sen mukaan, kenellä on käyttöoikeus asiakirjaan |
| Asiakirjatyyppi | Suodata tiedostotyypin mukaan (PDF, smart-asiakirja, kuva jne.) |
| Allekirjoituksen tila | Suodata sähköisen allekirjoituksen tilan mukaan |
| Voimassaolon tila | Suodata voimassaolon tilan mukaan (voimassa, vanhentunut, vanhenee pian, ei vielä voimassa) |
| Voimassa | Suodata asiakirjat, jotka ovat voimassa tiettynä päivänä |
| Arkiston tila | Suodata sen mukaan, onko asiakirjat arkistoitu vai ei |
Ilmoitukset
Huma lähettää asiakirjoihin liittyviä automaattisia ilmoituksia seuraavissa tilanteissa:
| Tapahtuma | Kuka saa ilmoituksen |
|---|---|
| Asiakirja ladattu tai jaettu | Käyttäjät, joille asiakirja on jaettu, jos heillä on ilmoitukset käytössä |
| Smart-asiakirja luotu | Käyttäjät, joille asiakirja on jaettu, jos heillä on ilmoitukset käytössä |
| Asiakirja päivitetty | Käyttäjät, joille asiakirja on jaettu, jos heillä on ilmoitukset käytössä |
| Asiakirjan omistajuus siirretty | Uusi omistaja |
💡 Jokaisen ilmoituksen voi kytkeä päälle tai pois, kun lataat, luot tai päivität asiakirjan. Työntekijät voivat myös hallita omia ilmoitusasetuksiaan käyttäjätilin asetuksissa.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko luoda kansioita Humaan?
Et. Huma ei tue kansioita. Käytä sen sijaan luokkia, "Koskee henkilöä" -kenttää ja suodattimia asiakirjojen järjestämiseen ja etsimiseen.
Voinko luoda omia asiakirjaluokkia?
Et vielä. Käytettävissä olevat luokat ovat Human ennalta määrittämiä, eikä niitä voi tällä hetkellä muuttaa.
Kuka voi ladata asiakirjoja?
Kaikki Humassa voivat ladata tiedostoja ja luoda smart-asiakirjoja. Erityistä roolia ei tarvita.
Voinko nähdä organisaation kaikki asiakirjat?
Vain jos sinulla on järjestelmärooli, jossa on "Hallitse kaikkia asiakirjoja" -oikeus. Se antaa yleiskuvan kaikista asiakirjoista, mukaan lukien niiden nimen, luokan ja käyttöoikeusasetukset, mutta ei sisältöä. Jotta näet asiakirjan sisällön, sinulle on myönnettävä käyttöoikeus siihen erikseen.
Mikä on tiedoston enimmäiskoko?
10 Mt asiakirjaa kohden.