Sisällysluettelo
- Mitä rooli antaa sinulle
- Roolit ja käyttöoikeudet
- Anna rooli jollekulle
- Korvaa asiakirjan käyttöoikeus
- Tietosuoja ja vastuusi
- Usein kysytyt kysymykset
Mitä rooli antaa sinulle
«Hallitse kaikkia asiakirjoja» on järjestelmäroolin lupa Asiakirjat-moduulissa. Se on tarkoitettu HR-ylläpitäjille, jotka tarvitsevat yleiskuvan organisaation kaikista asiakirjoista.
Tällä luvalla voit:
- Nähdä Kaikki asiakirjat -välilehden Asiakirjat-moduulissa
- Nähdä organisaation kaikkien asiakirjojen nimet ja sen, kenellä on pääsy niihin
- Korvata minkä tahansa asiakirjan käyttöoikeuden, esimerkiksi vaihtaa omistajan tai jakaa asiakirjan uudelle henkilölle
- Lupa ei anna pääsyä asiakirjojen sisältöön. Avataksesi asiakirjan tarvitset siihen suoran käyttöoikeuden. Muuten näet viestin «Käyttöoikeusrajoitettu asiakirja. Vain henkilöt, joille on myönnetty käyttöoikeus, voivat tarkastella sitä.»
💡 Tästä on hyötyä, kun työntekijä lähtee, vaihtaa tehtävää tai on poissa. Voit siirtää hänen asiakirjansa uudelle omistajalle, jotta tärkeät tiedot eivät katoa.
🔗 System and user roles for documents (englanniksi)
Roolit ja käyttöoikeudet
| Mitä haluat tehdä | Kuka voi tehdä sen |
|---|---|
| Antaa jollekulle luvan «Hallitse kaikkia asiakirjoja» | Käyttäjät, jotka voivat hallita rooleja Järjestelmäasetuksissa |
| Nähdä Kaikki asiakirjat -välilehden | Käyttäjät, joiden järjestelmärooliin sisältyy «Hallitse kaikkia asiakirjoja» |
| Korvata asiakirjan käyttöoikeuden | Käyttäjät, joiden järjestelmärooliin sisältyy «Hallitse kaikkia asiakirjoja» |
| Lukea asiakirjan sisällön | Vain henkilöt, joilla on suora käyttöoikeus: omistajat, henkilöt joille asiakirja on jaettu, tai henkilöt joilla on asiakirjaoikeudet sisältävä käyttäjärooli ryhmään, jolle asiakirja on jaettu |
Anna rooli jollekulle
«Hallitse kaikkia asiakirjoja» on järjestelmäroolin lupa. Valmiiksi määritettyä Järjestelmän ylläpitäjä -roolia ei voi muokata. Jos haluat antaa jollekulle vain tämän luvan, luo erillinen järjestelmärooli.
- Siirry kohtaan Järjestelmäasetukset
- Valitse Roolit
- Avaa välilehti Ylläpitäjien roolit
- Napsauta Lisää järjestelmärooli
- Anna roolille nimi, esimerkiksi «Asiakirjojen ylläpitäjä», ja halutessasi kuvaus
- Etsi Luvat-välilehdeltä kohta Asiakirjat ja ota käyttöön Hallitse kaikkia asiakirjoja
- Napsauta Käyttöoikeudet-välilehdellä Myönnä käyttöoikeus
- Valitse kohdassa Seuraavat henkilöt ne henkilöt, jotka saavat roolin, ja tallenna
💡 Voit myös antaa henkilölle olemassa olevan järjestelmäroolin Roolit-kohdan Ihmiset-välilehdeltä. Etsi henkilö ja napsauta Lisää järjestelmärooli.
💡 Anna tämä lupa mahdollisimman harvalle. Yleensä yksi tai kaksi henkilöä HR:ssä riittää.
Korvaa asiakirjan käyttöoikeus
- Siirry Asiakirjat-moduuliin
- Avaa välilehti Kaikki asiakirjat
- Napsauta asiakirjaa, jota haluat muuttaa
- Napsauta Korvaa käyttöoikeus
- Valitse uudet omistajat ja kenelle asiakirja jaetaan
- Tallenna muutokset
⚠️ Käyttöoikeuden korvaaminen jää aina näkyviin. Muutos tallentuu aktiviteettilokiin, ja sekä aiemmat että uudet omistajat saavat ilmoituksen. Korvaa käyttöoikeus vain, kun sinulla on siihen oikeutettu syy.
💡 Jos sinun täytyy itse avata asiakirja, lisää itsesi käyttöoikeuksiin. Varmista ensin, että sinulla on siihen oikeusperuste. Katso seuraava osio.
Tietosuoja ja vastuusi
Työntekijöiden henkilökohtaisilla alueilla olevat asiakirjat eivät näy ainoastaan niille, joilla on suora käyttöoikeus tai pääsy roolin kautta. Käyttäjät, joilla on lupa «Hallitse kaikkia asiakirjoja», näkevät asiakirjojen olemassaolon ja voivat antaa itselleen tai muille pääsyn niihin. Varmista, että sinä ja työntekijäsi olette tietoisia tästä.
Suosittelemme, että:
- Kerrot asiasta työntekijöille, jos he eivät jo tiedä siitä
- Pyydät työntekijöitä käymään läpi henkilökohtaiset asiakirjansa ja poistamaan kaiken arkaluonteisen, hyvin henkilökohtaisen tai työhön liittymättömän
- Tarkistat, kenellä on lupa «Hallitse kaikkia asiakirjoja» ja miten sitä käytetään
Huma toimii henkilötietojen käsittelijänä, ja organisaatiosi on rekisterinpitäjä. Pääsyä työntekijöiden henkilökohtaisille alueille säätelevät GDPR ja kansalliset työelämän tietosuojalait, kuten:
- Suomi — Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- Norja — Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale (sähköpostiasetus)
- Ruotsi — Dataskyddslagen (2018:218), joka täydentää GDPR:ää, sekä Ruotsin tietosuojaviranomaisen (IMY) ohjeistus
⚠️ Olet vastuussa siitä, että tämän luvan käyttö on näiden sääntöjen mukaista. Luvan olemassaolo ei automaattisesti oikeuta pääsyyn. Jokaisen käyttökerran on täytettävä lakisääteiset vaatimukset.
Jos sinulla on kysyttävää käyttöoikeuksien määrittämisestä Humassa, ota meihin yhteyttä.
Usein kysytyt kysymykset
Minulla on lupa «Hallitse kaikkia asiakirjoja». Miksi en voi avata asiakirjaa?
Lupa näyttää, että asiakirja on olemassa ja kenellä on siihen pääsy, mutta ei sen sisältöä. Avataksesi sen tarvitset suoran käyttöoikeuden. Voit korvata käyttöoikeuden ja lisätä itsesi, mutta muutos kirjataan ja omistajat saavat ilmoituksen.
Onko «Hallitse kaikkia asiakirjoja» sama kuin «List all documents»?
Kyllä. Luvan nimi oli aiemmin «List all documents». Se nimettiin uudelleen, koska nyt sillä voi myös korvata käyttöoikeuden.
Saako työntekijä tietää, jos korvaan hänen asiakirjansa käyttöoikeuden?
Kyllä. Sekä aiemmat että uudet omistajat saavat ilmoituksen, ja muutos kirjataan aktiviteettilokiin.
Onko Järjestelmän ylläpitäjällä automaattisesti pääsy kaikkiin asiakirjoihin?
Ei. Järjestelmärooli ei koskaan yksinään anna pääsyä asiakirjan sisältöön. Asiakirjan avaamiseen tarvitaan aina suora käyttöoikeus.
Voinko siirtää entisen työntekijän kaikki asiakirjat uudelle omistajalle kerralla?
Kyllä. Käytä asiakirjojen käyttöoikeuden siirtoa siirtääksesi asiakirjat henkilöltä toiselle.
🔗 Transfer document access (englanniksi)