Työntekijän tiedot työsuhteen päätyttyä

 Sisällysluettelo

• Ennen kuin deaktivoit tai poistat

• Roolit ja käyttöoikeudet

• Käyttäjän deaktivointi

• Mitä tapahtuu, kun deaktivoit käyttäjän

• Käyttäjän aktivointi uudelleen

• Käyttäjän poistaminen

• Mitä tapahtuu, kun poistat käyttäjän

• Kun järjestelmänvalvoja lähtee

• Kun järjestelmänvalvoja on tilapäisesti poissa
• Usein kysytyt kysymykset

 

---

 

Ennen kuin deaktivoit tai poistat

Kun työntekijä lähtee organisaatiostasi, hänen tilinsä voi tehdä mieli deaktivoida tai poistaa nopeasti. Ennen kuin teet niin, on kuitenkin tärkeitä vaiheita, joilla varmistat, ettei tärkeitä tietoja katoa.

⚠️ Käyttäjän poistaminen on pysyvää, eikä sitä voi kumota. Kaikki käyttäjään liittyvät tiedot menetetään. Suosittelemme vahvasti, että teet alla olevat vaiheet ja otat käyttöön kunnollisen työsuhteen lopetusprosessin, ennen kuin poistat yhtään tiliä.

Tärkeimmät asiat, jotka on hoidettava ennen deaktivointia tai poistamista:

Mitä hoitaa	Miksi sillä on merkitystä	Tarvittava toimenpide
Asiakirjat	Työntekijän omistamia asiakirjoja ei voi muokata eikä poistaa deaktivoinnin jälkeen	Siirrä omistajuus uudelle omistajalle ennen deaktivointia. Käytä joukkosiirtotoimintoa, jos asiakirjoja on useita
Tapaamiset	Tapaamisia, joissa työntekijä on järjestäjä, ei voi enää hallita deaktivoinnin jälkeen	Siirrä järjestäjän rooli jollekulle toiselle ennen deaktivointia
Tehtävät	Keskeneräiset tehtävät jäävät keskeneräisiksi deaktivoinnin jälkeen	Suorita tai siirrä kaikki tehtävät ennen deaktivointia
Poissaolotiedot	Deaktivoidulle käyttäjälle ei voi lisätä poissaoloja eikä muokata niitä	Vie työntekijän poissaolotiedot ennen deaktivointia, jos tarvitset niitä raportointiin tai palkanlaskentaan
Esihenkilö	Esihenkilön tiimiläisiltä poistuu esihenkilö deaktivoinnin jälkeen	Määritä tiimiläisille uusi esihenkilö. Huma pyytää sinua tekemään tämän deaktivoinnin aikana
Poikkeamatapaukset	Työntekijä poistetaan automaattisesti kaikista poikkeamatapauksista, joita hän käsittelee	Toimenpiteitä ei tarvita. Tämä tapahtuu automaattisesti

💡 Paras tapa varmistaa, ettei mitään unohdu, on luoda Humaan jäsennelty työsuhteen lopetusprosessi, jonka tehtävät kattavat kaiken yllä olevan. 

🔗 Lue lisää työsuhteen lopetuksesta Humassa.

🔗 Lue lisää asiakirjojen omistajuuden siirtämisestä.

 

Roolit ja käyttöoikeudet

Käyttöoikeus	Rooli
Käyttäjän deaktivointi	Järjestelmärooli: Käyttäjät → Käyttäjien hallinta tai Käyttäjärooli: Katselu ja muokkaus → Käyttäjät
Käyttäjän aktivointi uudelleen	Järjestelmärooli: Käyttäjät → Käyttäjien hallinta tai Käyttäjärooli: Katselu ja muokkaus → Käyttäjät
Käyttäjän poistaminen	Järjestelmärooli: Käyttäjät → Käyttäjien hallinta

💡 Kukaan ei voi deaktivoida tai poistaa omaa tiliään. Organisaation viimeistä jäljellä olevaa järjestelmänvalvojaa ei voi poistaa.

 

 

Käyttäjän deaktivointi

Käyttäjän deaktivointi on suositeltu ensimmäinen vaihe, kun työntekijä lähtee. Se poistaa hänen pääsynsä Humaan heti, mutta kaikki hänen tietonsa säilyvät ennallaan ja ylläpitäjien käytettävissä.

1. Siirry Ihmiset-moduuliin ja avaa työntekijän profiili

2. Napsauta oikean yläkulman kolmea pistettä

3. Napsauta "Deaktivoi henkilön [nimi] tili"

4. Määritä tarvittaessa esihenkilön tiimiläisille uusi esihenkilö. Oletuksena tiimiläiset siirretään tämän käyttäjän esihenkilölle

5. Napsauta "Vahvista"

💡 Jos työntekijä on parhaillaan kirjautuneena, voi kestää jopa 15 minuuttia, ennen kuin hänet kirjataan automaattisesti ulos.

 

 

 

Mitä tapahtuu, kun deaktivoit käyttäjän

 Kun deaktivoit käyttäjän Humassa, näkyviin tulee luettelo toimenpiteen seurauksista. Suosittelemme, että luet sen huolellisesti. 

Mikä	Mitä deaktivoinnin jälkeen tapahtuu
Kirjautuminen	Käyttäjä kirjataan ulos, eikä hän voi kirjautua uudelleen ennen kuin tili aktivoidaan uudelleen
Profiili	Vain ylläpitäjät näkevät profiilin. Kaikki profiilin kentät lukitaan, eikä niitä voi muokata
Asiakirjat	Näkyvät edelleen niille, joilla on käyttöoikeus, mutta niitä ei voi muokata eikä poistaa, ellei omistajuutta ole siirretty
Tehtävät	Uusia tehtäviä ei voi antaa. Olemassa olevat keskeneräiset tehtävät jäävät keskeneräisiksi
Tapaamiset	Ovat edelleen saatavilla, mutta niitä voi muokata vain, jos järjestäjän rooli on siirretty
Poissaolot	Ei voi lisätä eikä muokata
Työvälineet ja kompetenssit	Uusia työvälineitä ja kompetensseja ei voi lisätä eikä antaa
Työsuhteen lopetus	Käynnissä oleva työsuhteen lopetus ja sen tehtävät ovat edelleen käytettävissä, mutta deaktivoidulla käyttäjällä ei ole pääsyä omiin tehtäviinsä

 

💡Deaktivoidun käyttäjän voi aina aktivoida uudelleen. 

 

Käyttäjän aktivointi uudelleen

Jos deaktivoitu työntekijä palaa organisaatioosi, voit aktivoida hänen tilinsä uudelleen milloin tahansa. Kaikki hänen tietonsa palautetaan täsmälleen sellaisina kuin ne olivat.

1. Siirry Ihmiset-moduuliin ja avaa työntekijän profiili

2. Napsauta oikean yläkulman kolmea pistettä

3. Napsauta "Aktivoi tili [nimi] uudelleen"

4. Vahvista ja lähetä halutessasi tervetuloviesti. Huomaa, että viesti lähetetään hänen tallennettuun työsähköpostiosoitteeseensa

 

Kun tili on aktivoitu uudelleen:

• Käyttäjä voi kirjautua taas sisään

• Profiilin kenttiä voi taas muokata

• Muut käyttäjät saavat taas pääsyn profiiliin

 

 

 

Käyttäjän poistaminen

Käyttäjän poistaminen on pysyvä toimenpide. Ennen kuin voit poistaa käyttäjän, hänen tilinsä on ensin deaktivoitava.

⚠️ Tätä ei voi kumota. Kaikki käyttäjään liittyvät tiedot poistetaan pysyvästi. Varmista ehdottomasti, että olet tehnyt kaikki yllä olevan "Ennen kuin deaktivoit tai poistat" -osion vaiheet, erityisesti asiakirjojen omistajuuden siirron, ennen kuin jatkat.

1. Deaktivoi käyttäjä ensin

2. Siirry Ihmiset-moduuliin ja avaa deaktivoidun työntekijän profiili

3. Napsauta oikean yläkulman kolmea pistettä

4. Napsauta "Poista [nimi] tili"

5. Vahvista kirjoittamalla työntekijän nimi ja napsauta "Poista"

 

 

 

 

 

Mitä tapahtuu, kun poistat käyttäjän

⚠️ Muista: arkistoi aina asiakirjat sekä työsuhteen aloitukset ja lopetukset sen sijaan, että poistaisit ne. Arkistointi säilyttää tiedot, poistaminen poistaa ne pysyvästi. Tämä koskee myös asiakirjoja.

Tiedot	Mitä poistettaessa tapahtuu
Poissaolot	Poistetaan pysyvästi
Käyttäjän lataamat asiakirjat	Poistetaan pysyvästi
Kompetenssit	Poistetaan pysyvästi, mukaan lukien dokumentaatio ja muutoshistoria
Tehtävät	Poistetaan pysyvästi
Tapaamiset, joissa käyttäjä on järjestäjä	Poistetaan pysyvästi
Työsuhteen aloitus- ja lopetusprosessit	Poistetaan pysyvästi, myös valmiit
Käyttäjän kirjoittamat uutiset	Säilyvät, mutta niillä ei ole kirjoittajaa
Käyttäjää koskevat asiakirjat	Säilyvät, mutta eivät enää koske ketään
Poikkeamatapaukset	Käyttäjä poistetaan tapauksen käsittelijän roolista, mutta tapaukset säilyvät

 

 

Kun järjestelmänvalvoja lähtee

Humassa järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet eivät siirry automaattisesti. Jos järjestelmänvalvoja lähtee, seuraavat vaiheet on tehtävä ennen kuin hänen tilinsä deaktivoidaan.

Anna uudelle ylläpitäjälle oikeat roolit

Uusi järjestelmänvalvoja tarvitsee kaksi asiaa:

• Järjestelmäroolin — järjestelmäasetusten, moduulien, integraatioiden ja koko organisaatiota koskevien määritysten hallintaan

• Käyttäjäroolin — tiimien, toimipisteiden ja työntekijöiden profiilitietojen hallintaan

 

🔗 Lue lisää Human rooleista.

 

Siirrä asiakirjojen omistajuus

Jos lähtevä ylläpitäjä omistaa asiakirjoja, joissa on tärkeää tietoa, omistajuus on siirrettävä uudelle ylläpitäjälle. Muuten asiakirjoja ei voi enää muokata. Käytä joukkosiirtotoimintoa, niin siirto käy nopeasti.

🔗 Lue omistajuuden siirtämisestä täältä.

 

Siirrä tapaamiset

Jos lähtevä ylläpitäjä on tärkeiden tapaamisten järjestäjä, hänen on lisättävä uusi ylläpitäjä osallistujaksi tai määritettävä hänet uudeksi järjestäjäksi ennen lähtöään.

1. Siirry kyseiseen tapaamiseen

2. Napsauta kolmea pistettä ja valitse "Muokkaa tietoja"

3. Vaihda järjestäjä tai lisää uusi ylläpitäjä osallistujaksi

 

🔗 Lue tapaamisista täältä.

 

 

Kun järjestelmänvalvoja on tilapäisesti poissa

Jos olet järjestelmänvalvoja ja jäät vanhempainvapaalle, pidemmälle lomalle tai muuten pitkäksi aikaa pois, valmistele muutama asia ennen lähtöäsi. Näin kollegasi voivat hallita Humaa ilman katkoksia.

Nimeä väliaikainen ylläpitäjä

Varmista, että vähintään yhdellä toisella henkilöllä on tarvittavat roolit Human hallintaan poissaolosi aikana:

• Järjestelmärooli — järjestelmäasetusten, moduulien, integraatioiden ja koko organisaatiota koskevien määritysten hallintaan
• Käyttäjärooli — tiimien, toimipisteiden ja työntekijöiden profiilitietojen hallintaan

💡 Sinun ei tarvitse poistaa omia roolejasi. Anna vain samat käyttöoikeudet sijaisellesi. Kun palaat, hänen väliaikaiset käyttöoikeutensa voidaan poistaa.

 

Jaa pääsy asiakirjoihin

Jos omistat asiakirjoja, joita muiden on ehkä muokattava tai hallittava poissaolosi aikana, laajenna käyttöoikeus koskemaan myös sijaistasi. Omistajuutta ei tarvitse siirtää. Tilapäisessä poissaolossa käyttöoikeuden laajentaminen riittää.

🔗 Lue lisää asiakirjojen käyttöoikeuksien laajentamisesta. 

 

Luovuta tapaamiset

Jos olet sellaisten toistuvien tapaamisten järjestäjä, joiden on jatkuttava poissaolosi aikana, lisää sijaisesi osallistujaksi tai siirrä järjestäjän rooli hänelle väliaikaisesti.

 

Varmista, että tehtävät siirretään

Jos sinulle on annettu tehtäviä, joiden määräaika osuu poissaolosi ajalle, siirrä ne oikealle henkilölle ennen lähtöäsi.

💡 Muista perua kaikki väliaikaiset käyttöoikeusmuutokset, kun palaat.

 

 

Usein kysytyt kysymykset

Miten voin tarkistaa, onko lähtevällä työntekijällä tiimiläisiä, joille on määritettävä uusi esihenkilö?

Tarkista ennen työntekijän deaktivointia, onko hänet merkitty esihenkilöksi aktiivisille työntekijöille. Voit tehdä tämän kahdella tavalla:

• Työntekijän profiilissa — siirry "Tietoa"-välilehdelle ja vieritä kohtaan "Esihenkilön tiimiläiset". Kaikille tässä luetelluille työntekijöille on määritettävä uusi esihenkilö ennen deaktivointia tai sen jälkeen.
• Ihmiset-viennin avulla — vie kaikki aktiiviset työntekijät ja ota mukaan "Esihenkilö"-kenttä. Suodata vientitiedostosta työntekijät, joiden esihenkilön sähköpostiosoite on lähtevän työntekijän osoite.

 

💡 Deaktivoinnin jälkeen tiimiläisten profiilien esihenkilökenttä näkyy tyhjänä. Suosittelemme, että määrität tiimiläisille uuden esihenkilön osana työsuhteen lopetusprosessia.

 

Pääsenkö edelleen käsiksi deaktivoidun työntekijän tietoihin?

Kyllä. Käyttäjän deaktivointi ei poista mitään tietoja. Ylläpitäjät näkevät edelleen työntekijän profiilin, asiakirjat, poissaolohistorian, kompetenssit ja muut tiedot. Profiili on vain lukittu muokkauksilta.

 

Näkyykö deaktivoitu työntekijä edelleen raporteissa ja vienneissä?

Kyllä. Deaktivoidut käyttäjät voi ottaa mukaan Ihmiset-vientiin valitsemalla tilin tilaksi "Ei aktiivinen" tai "Molemmat". Heidän historiatietonsa, kuten poissaolot ja palkka, ovat edelleen käytettävissä raportointia varten.

 

Mitä eroa on käyttäjän deaktivoinnilla ja poistamisella?

Deaktivointi poistaa työntekijän pääsyn Humaan, mutta kaikki hänen tietonsa säilyvät. Poistaminen on pysyvää: kaikki tiedot poistetaan, eikä niitä voi palauttaa. Suosittelemme vahvasti, että useimmissa tapauksissa deaktivoit käyttäjän poistamisen sijaan.