Uppgifter om anställda som slutar
Så hanterar du användarkonton och skyddar viktiga uppgifter när en anställd lämnar organisationen
Innehållsförteckning
Innan du inaktiverar eller raderar
När en anställd lämnar organisationen är det frestande att snabbt inaktivera eller radera kontot. Men innan du gör det finns det viktiga steg att ta för att se till att viktiga uppgifter inte går förlorade.
⚠️ Att radera en användare är permanent och kan inte ångras. Alla uppgifter som hör till användaren går förlorade. Vi rekommenderar starkt att du går igenom stegen nedan och sätter upp en ordentlig offboardingprocess innan du raderar något konto.
Det viktigaste att hantera innan du inaktiverar eller raderar:
| Vad du ska hantera | Varför det är viktigt | Vad du behöver göra |
|---|---|---|
| Dokument | Dokument som den anställda äger kan inte redigeras eller tas bort efter inaktiveringen | För över ägarskapet till en ny ägare innan du inaktiverar. Använd massöverföring för flera dokument |
| Möten | Möten där den anställda är värd kan inte längre hanteras efter inaktiveringen | För över värdrollen till någon annan innan du inaktiverar |
| Uppgifter | Uppgifter som inte är slutförda förblir oavslutade efter inaktiveringen | Slutför eller tilldela om alla uppgifter innan du inaktiverar |
| Frånvarodata | Frånvaro kan inte läggas till eller ändras för en inaktiverad användare | Exportera den anställdes frånvarodata innan du inaktiverar, om den behövs för rapportering eller lön |
| Närmaste ledare | Underordnade förlorar sin närmaste ledare efter inaktiveringen | Ge de underordnade en ny närmaste ledare. Huma frågar dig om det när du inaktiverar |
| Incidentärenden | Den anställda tas automatiskt bort som handläggare från de incidentärenden hen hanterar | Inget behöver göras, det sker automatiskt |
💡 Det bästa sättet att se till att inget glöms bort är att sätta upp en strukturerad offboardingprocess i Huma, med uppgifter som täcker allt ovan.
🔗 Läs mer om offboarding i Huma.
🔗 Läs mer om hur du för över ägarskapet till dokument.
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Inaktivera en användare | Systemroll: Användare → Hantering av användare eller användarroll: Se och ändra → Användare |
| Återaktivera en användare | Systemroll: Användare → Hantering av användare eller användarroll: Se och ändra → Användare |
| Radera en användare | Systemroll: Användare → Hantering av användare |
💡 Ingen kan inaktivera eller radera sitt eget konto. Den sista systemadministratören i en organisation kan inte raderas.
Inaktivera en användare
Att inaktivera användaren är det rekommenderade första steget när en anställd slutar. Personens åtkomst till Huma tas bort direkt, medan alla uppgifter finns kvar och är tillgängliga för administratörerna.
-
Gå till modulen Personer och öppna den anställdes profil
-
Klicka på de tre prickarna uppe till höger
- Välj att inaktivera användarens konto ("Inaktivera")
-
Tilldela de underordnade en ny närmaste ledare vid behov. Som standard flyttas de underordnade till användarens egen närmaste ledare
- Klicka på "Bekräfta"
💡 Om den anställda är inloggad kan det ta upp till 15 minuter innan personen loggas ut automatiskt.
Vad händer när du inaktiverar en användare
När du inaktiverar en användare i Huma visas en punktlista med konsekvenserna. Vi rekommenderar att du läser den noga.
| Vad | Vad som händer efter inaktiveringen |
|---|---|
| Inloggning | Användaren loggas ut och kan inte logga in igen förrän kontot återaktiveras |
| Profil | Bara administratörer kan se profilen. Alla profilfält är låsta och kan inte redigeras |
| Dokument | Är fortfarande synliga för dem som har åtkomst, men kan inte redigeras eller tas bort om inte ägarskapet har förts över |
| Uppgifter | Nya uppgifter kan inte tilldelas. Befintliga uppgifter som inte är slutförda förblir oavslutade |
| Möten | Finns kvar, men kan bara redigeras om värdrollen har förts över |
| Frånvaro | Kan inte läggas till eller ändras |
| Utrustning och kompetens | Ny utrustning och nya kompetenser kan inte läggas till eller tilldelas |
| Offboarding | En pågående offboarding och dess uppgifter är fortfarande tillgängliga, men den inaktiverade användaren har inte åtkomst till sina egna uppgifter |
💡 En inaktiverad användare kan alltid återaktiveras.
Återaktivera en användare
Om en inaktiverad anställd kommer tillbaka till organisationen kan du återaktivera kontot när som helst. Alla uppgifter återställs precis som de var.
-
Gå till modulen Personer och öppna den anställdes profil
-
Klicka på de tre prickarna uppe till höger
-
Välj att återaktivera användarens konto ("Återaktivera")
- Bekräfta och skicka eventuellt ett välkomstmeddelande. Observera att det skickas till den registrerade e-postadressen på jobbet
När kontot har återaktiverats:
-
Kan användaren logga in igen
-
Kan profilfälten redigeras igen
-
Får andra användare åtkomst till profilen igen
Radera en användare
Att radera en användare är en permanent åtgärd. Innan du kan radera en användare måste kontot först inaktiveras.
⚠️ Det går inte att ångra. Alla uppgifter som hör till användaren raderas permanent. Se till att du har gått igenom alla steg i avsnittet "Innan du inaktiverar eller raderar" ovan, särskilt överföringen av ägarskap till dokument, innan du fortsätter.
-
Inaktivera användaren först
-
Gå till modulen Personer och öppna den inaktiverade anställdes profil
-
Klicka på de tre prickarna uppe till höger
-
Välj att radera användarens konto
-
Skriv den anställdes namn för att bekräfta och klicka på "Radera"
Vad händer när du raderar en användare
⚠️ Kom ihåg: arkivera alltid dokument samt onboardingar och offboardingar i stället för att radera dem. När du arkiverar sparas uppgifterna, när du raderar försvinner de permanent.
| Data | Vad som händer när användaren raderas |
|---|---|
| Frånvaro | Raderas permanent |
| Dokument som användaren har laddat upp | Raderas permanent |
| Kompetenser | Raderas permanent, inklusive dokumentation och ändringshistorik |
| Uppgifter | Raderas permanent |
| Möten där användaren är värd | Raderas permanent |
| Onboarding- och offboardingprocesser | Raderas permanent, även avslutade |
| Nyheter som användaren har skrivit | Finns kvar, men saknar författare |
| Dokument som gäller användaren | Finns kvar, men gäller inte längre någon |
| Incidentärenden | Användaren tas bort som handläggare, men ärendena finns kvar |
När en systemadministratör slutar
Systemadministratörens åtkomst förs inte över automatiskt i Huma. Om en systemadministratör slutar måste följande steg göras innan kontot inaktiveras.
Ge den nya administratören rätt roller
Den nya systemadministratören behöver två saker:
-
En systemroll – för att hantera systeminställningar, moduler, integrationer och inställningar för hela organisationen
-
En användarroll – för att hantera team, platser och uppgifterna i medarbetarprofilerna
För över ägarskapet till dokument
Om administratören som slutar äger dokument med viktig information måste ägarskapet föras över till den nya administratören. Annars går dokumenten inte att redigera. Använd massöverföring för att göra det effektivt.
🔗 Läs om hur du för över ägarskap här.
För över möten
Om administratören som slutar är värd för viktiga möten måste hen lägga till den nya administratören som deltagare eller göra den nya administratören till värd innan hen slutar.
-
Gå till mötet
-
Klicka på de tre prickarna och välj "Redigera detaljer"
-
Byt värd eller lägg till den nya administratören som deltagare
När en systemadministratör är borta en tid
Om du är systemadministratör och ska vara föräldraledig, ha en längre semester eller vara borta en längre tid finns det några saker att förbereda innan du går, så att dina kollegor kan hantera Huma utan avbrott.
Utse en tillfällig administratör
Se till att minst en annan person har de roller som behövs för att hantera Huma medan du är borta:
- En systemroll – för att hantera systeminställningar, moduler, integrationer och inställningar för hela organisationen
- En användarroll – för att hantera team, platser och uppgifterna i medarbetarprofilerna
💡 Du behöver inte ta bort dina egna roller. Ge bara samma åtkomst till den som ersätter dig. När du kommer tillbaka kan den tillfälliga åtkomsten tas bort.
Dela åtkomst till dokument
Om du äger dokument som andra kan behöva redigera eller hantera medan du är borta, utöka åtkomsten så att den som ersätter dig kommer åt dem. Du behöver inte föra över ägarskapet – det räcker att utöka åtkomsten vid en tillfällig frånvaro.
🔗 Läs mer om hur du utökar åtkomsten till dokument.
Lämna över möten
Om du är värd för återkommande möten som ska fortsätta medan du är borta, lägg till den som ersätter dig som deltagare eller för tillfälligt över värdrollen.
Se till att uppgifter tilldelas om
Om du har uppgifter med förfallodatum under din frånvaro, tilldela dem till rätt person innan du går.
💡 Kom ihåg att ta bort de tillfälliga åtkomständringarna när du kommer tillbaka.
Vanliga frågor
Hur kontrollerar jag om en anställd som slutar har underordnade som behöver en ny närmaste ledare?
Kontrollera, innan du inaktiverar en anställd, om personen är närmaste ledare för några aktiva anställda. Det kan du göra på två sätt:
- I den anställdes profil – gå till fliken "Om" och scrolla till "Underordnade". De anställda som står där behöver en ny närmaste ledare före eller efter inaktiveringen.
- Via en export från Personer – exportera alla aktiva anställda och ta med fältet "Närmaste ledare". Filtrera exporten för att hitta anställda vars närmaste ledare har samma e-postadress som den anställda som slutar.
💡 Efter inaktiveringen visas fältet Närmaste ledare som tomt i de underordnades profiler. Vi rekommenderar att du tilldelar de underordnade en ny närmaste ledare som en del av offboardingprocessen.
Kan jag fortfarande komma åt uppgifterna om en inaktiverad anställd?
Ja. När du inaktiverar en användare raderas inga uppgifter. Administratörer kan fortfarande se den anställdes profil, dokument, frånvarohistorik, kompetenser och andra uppgifter. Profilen är bara låst för redigering.
Finns en inaktiverad anställd fortfarande med i rapporter och exporter?
Ja. Inaktiverade användare kan tas med i exporter från Personer om du väljer inaktiva eller båda under kontostatus. Historiska uppgifter, som frånvaro och lön, finns kvar för rapportering.
Vad är skillnaden mellan att inaktivera och att radera en användare?
När du inaktiverar tas den anställdes åtkomst till Huma bort, medan alla uppgifter finns kvar. Att radera är permanent – alla uppgifter tas bort och kan inte återställas. Vi rekommenderar starkt att du inaktiverar i stället för att radera i de flesta fall.