Visma.net Payroll -integraatio

Sisällysluettelo

Roolit ja käyttöoikeudet
Näin tiedot siirtyvät
Ennen kuin aloitat
Integraation määrittäminen
Kun integraatio on aktiivinen
Tuetut kentät
Virheloki ja vianmääritys
Usein kysytyt kysymykset
Aiheeseen liittyvät artikkelit

Roolit ja käyttöoikeudet

Rooli Humassa	Järjestelmärooli, jolla on täydet oikeudet Organisaatioon
Rooli Visma.net Payrollissa	«Integration administrator» ja pääsy «Visma.net App Storeen»
Huma-sovelluksen oikeudet Vismassa	«Read employees» ja «Write employees»
Lisäksi poissaoloja varten	«Calendar API»

💡 Etkö ole varma, mitä rooleja tarvitset Visma.net Payrollissa? Ota yhteyttä Visman tukeen.

⚠️ Jos muutat Huma-sovelluksen oikeuksia Vismassa, voi kestää jopa tunnin, ennen kuin muutokset ovat käytettävissä Humassa.

Näin tiedot siirtyvät

Tieto	Huma → Visma	Visma → Huma	Milloin
Profiilin kentät	✅ Automaattisesti	✅ Vain manuaalisesti	Humassa tehdyt muutokset lähetetään reaaliajassa. Vismassa tehdyt muutokset tuodaan, kun valitset «Synkronoi käyttäjät».
Uudet työntekijät	✅ Vain manuaalisesti	✅ Vain manuaalisesti	Kun valitset «Synkronoi käyttäjät»
Tehtävät	✅ Automaattisesti	❌	Kun tehtävä luodaan tai sitä muutetaan Humassa
Poissaolot	✅ Automaattisesti	❌	Kun poissaolo on hyväksytty Humassa ja sillä on päättymispäivä
Palkka	✅ Automaattisesti	❌	Kun palkka luodaan, sitä muutetaan tai se poistetaan Humassa

⚠️ Historiallisia tietoja ei siirretä. Visma.net Payrolliin lähetetään vain tehtävät, poissaolot ja palkat, jotka luodaan tai joita muutetaan sen jälkeen, kun olet ottanut kunkin asetuksen käyttöön.

Ennen kuin aloitat

Sinulla on Humassa järjestelmärooli, jolla on täydet oikeudet Organisaatioon.
Sinä tai kollegasi voitte kirjautua Visma.net Payrolliin ylläpitäjänä, jolla on pääsy «Visma.net App Storeen».
Molemmissa järjestelmissä olevilla työntekijöillä on sama sähköpostiosoite Humassa ja Vismassa. Huma yhdistää työntekijät vain sähköpostiosoitteen perusteella.
Palkat on kirjattu Humaan Norjan kruunuina (NOK). Visma.net Payroll hyväksyy vain NOK-valuutan.
Jos haluat synkronoida poissaolot:
- Poissaolot on ensin määritettävä Humassa (poissaolotyypit tai työaika-asetukset).
- Käytettävien poissaolotyyppien (event code) on oltava olemassa Vismassa.
- «Calendar API» on otettava käyttöön Huma-sovellukselle Vismassa.

🔗 Palkanlaskenta- ja kirjanpitointegraatioiden käyttöönotto

Integraation määrittäminen

Vaihe 1: Hae Tenant ID Visma.net Payrollista

Kirjaudu Visma.net Payrolliin ylläpitäjänä, jolla on pääsy «Visma.net App Storeen».
Siirry «Visma.net App Storeen» ja etsi ja avaa «Huma HR» -sovellus.
Valitse kohdan «Activate the service now» alta «Set permissions».
Ota käyttöön «Read employees» ja «Write employees».
Jos haluat synkronoida poissaolot, ota käyttöön myös «Calendar API».
Valitse «Integrate».
Valitse nimesi oikeasta yläkulmasta ja kopioi «Tenant ID».

Vaihe 2: Yhdistä Huma Visma.net Payrolliin

Siirry Humassa kohtaan «Integraatiot» ja valitse «Visma.net Payroll».
Lue välilehdet «Yleiskatsaus» ja «Tiedot».
Valitse oikeasta yläkulmasta «Määritä».
Anna yhteydelle nimi.
Valitse, ketkä kuuluvat yhteyteen: kaikki tai tietty tiimi, toimipiste tai yritys.
Valitse «Jatka».
Liitä Vismasta kopioimasi «Tenant ID».
Vahvista, että sinulla on valtuudet hyväksyä ehdot organisaatiosi puolesta.
Valitse «Jatka».

🔗 Tarvitsetko useamman yhteyden, esimerkiksi yhden yritystä kohden? Katso Useat integraatiot.

Vaihe 3: Valitse synkronoitavat tiedot

Voit muuttaa kaikkia asetuksia myöhemmin.

Asetus	Kun asetus on käytössä	Kun asetus ei ole käytössä
Tehtävät: Luo, päivitä ja poista	Humassa tehdyt tehtävämuutokset lähetetään Vismaan.	Tehtäviä ei lähetetä.
Palkka: Luo, päivitä ja poista Visma.net Payroll -järjestelmässä, kun ne on päivitetty Humassa	Humassa tehdyt palkkamuutokset lähetetään Vismaan. Jos palkan alkamispäivä ei vastaa olemassa olevaa palkkaa Vismassa, luodaan uusi.	Palkkoja ei lähetetä.
Poissaolot: Luo, päivitä ja poista Visma.net Payroll -järjestelmässä, kun ne on päivitetty Humaan	Hyväksytyt poissaolot lähetetään Visman kalenteriin.	Poissaoloja ei lähetetä.

💡 Kirjaatko historiallisia tehtäviä? Poista tehtävien synkronointi käytöstä siksi aikaa. Historialliset tehtävät eivät ole palkanlaskentajärjestelmää varten, ja ne voivat aiheuttaa virheitä palkanlaskennan aikajanalle. Ota synkronointi käyttöön ennen kuin luot tehtäviä, jotka alkavat tänään tai myöhemmin.

💡 Jos otat poissaolojen synkronoinnin käyttöön integraation määrittämisen jälkeen, valitse sen jälkeen integraatiosivulla «Yhdistä uudelleen».

Vaihe 4: Yhdistä poissaolotyypit

Tämä vaihe tehdään vain, jos poissaolojen synkronointi on käytössä.

Käy läpi jokainen Human poissaolotyyppi.
Valitse vastaava poissaolotyyppi (event code) Vismassa.
Jätä yhdistämättä tyypit, joita et halua lähettää.
Valitse «Tallenna».

💡 Voit muuttaa yhdistämistä myöhemmin. Valitse integraatiosivulla ··· ja valitse «Yhdistä poissaolotyypit».

Vaihe 5: Synkronoi käyttäjät integraation aktivoimiseksi

Määrittämisen jälkeen integraatiosivulla lukee «Tämä integrointi on konfiguroitu, mutta se ei ole aktiivinen». Mitään ei lähetetä ennen kuin olet tehnyt tämän vaiheen.

Valitse «Synkronoi käyttäjät».
Yhteiset käyttäjät ovat työntekijöitä, joilla on sama sähköpostiosoite molemmissa järjestelmissä.
- Katso, missä kentissä on eroavia tai puuttuvia arvoja.
- Valitse kussakin tapauksessa, päivitetäänkö Huma Visman arvolla, Visma Human arvolla vai jätetäänkö arvo ennalleen.
- Valitse «Seuraava».
Eroavat käyttäjät ovat työntekijöitä, jotka ovat vain toisessa järjestelmässä.
- Valitse, luodaanko kaikki, vain valitsemasi vai ei yhtään.
- Valitse suunta: Visma → Huma tai Huma → Visma.
Valitse «Synkronoi käyttäjät».

Tilaksi vaihtuu «Yhdistetty ja aktiivinen». Saat tuloksesta sähköpostin.

💡 Huomaa

Päätä ennen synkronointia, kummassa järjestelmässä on ajantasaisimmat tiedot. Tässä tekemäsi valinnat korvaavat tietoja.

⚠️ Käyttäjiä, joilta puuttuu pakollisia kenttiä, ei synkronoida ennen kuin puuttuvat arvot on lisätty.

⚠️ Humaan luodaan vain työntekijät, joiden aloituspäivä Vismassa on tänään tai aiemmin. Työntekijät, joiden aloituspäivä on tulevaisuudessa, näkyvät synkronoinnissa, mutta heitä ei luoda.

Kun integraatio on aktiivinen

Mitä tapahtuu automaattisesti

Humassa tuettuihin profiilin kenttiin tehdyt muutokset lähetetään Vismaan reaaliajassa.
Tehtävät, poissaolot ja palkat lähetetään, kun ne muuttuvat Humassa, jos kyseiset asetukset ovat käytössä.

Milloin synkronoit manuaalisesti

Valitse «Synkronoi käyttäjät», kun:

olet muuttanut tuettua kenttää Vismassa ja haluat muutoksen Humaan.
olet lisännyt Vismaan työntekijöitä, jotka pitää luoda Humaan.
olet lisännyt Humaan työntekijöitä, jotka pitää luoda Vismaan. Uusia työntekijöitä ei koskaan luoda Vismaan automaattisesti.

Humasta luodut uudet työntekijät

Humasta Vismaan luodut työntekijät saavat tilan «Draft». Visman käyttäjän on avattava työntekijä, valittava «Edit draft» ja täytettävä Visman vaatimat kentät, ennen kuin työntekijä aktivoituu. Jos et ole varma, mitä kenttiä tämä koskee, ota yhteyttä Visman tukeen.

Kun työntekijä lähtee

Deaktivoitu Humassa:

Työntekijää ei deaktivoida Vismassa.
Työntekijä lukitaan integraation päivityksiltä.

Poistettu Humasta:

Työntekijää ei poisteta Vismasta.
Seuraavassa synkronoinnissa ehdotetaan työntekijän luomista uudelleen Humaan.
Työntekijää ei voi synkronoida, jos häntä on muutettu Vismassa sen jälkeen, kun hänet poistettiin Humasta.

💡 Jos haluat päättää työsuhteen Vismassa, aseta tehtävälle Humassa sopimuksen päättymispäivä ja päättymisen syy. Katso Tuetut kentät.

Asetusten tai Tenant ID:n muuttaminen

Siirry Humassa Visma.net Payroll -integraatioon.
Valitse oikeasta yläkulmasta ···.
Valitse jokin vaihtoehto:
- «Muokkaa yhteysasetuksia», jos haluat muuttaa synkronointiasetuksia tai Tenant ID:tä.
- «Muokkaa yhteystietoja», jos haluat muuttaa nimeä tai sitä, ketkä kuuluvat yhteyteen.
- «Yhdistä poissaolotyypit», jos haluat muuttaa poissaolotyyppien yhdistämistä.

⚠️ Kun olet ottanut poissaolojen synkronoinnin käyttöön tai poistanut sen käytöstä, valitse integraatiosivulla «Yhdistä uudelleen».

⚠️ Jos muutat Huma-sovelluksen oikeuksia Vismassa, odota jopa tunti ennen kuin muutat integraation asetuksia Humassa.

Yhteyden katkaiseminen tai poistaminen

Katkaise yhteys: Synkronointi pysähtyy, mutta määritykset säilyvät.
Poista: Synkronointi pysähtyy, ja kaikki tallennetut määritykset poistetaan.

Tuetut kentät

Profiilin kentät

Humassa tehdyt muutokset lähetetään automaattisesti. Vismassa tehdyt muutokset tuodaan toiminnolla «Synkronoi käyttäjät».

Human kenttä	Kenttä Visma.net Payrollissa	Pakollinen	Huomioita
Sähköpostiosoite	Company email	✅	Käytetään työntekijöiden yhdistämiseen. Oltava yksilöllinen Humassa. Huma käyttää Visman yrityssähköpostia tai ensimmäistä sähköpostiosoitetta, jos yrityssähköpostia ei ole. Jos Vismassa on vain yksityinen sähköposti, sähköpostin päivittäminen Humassa lisää Vismaan työsähköpostin. API-nimi: `emails[].address`
Työntekijätunnus	Employee number	✅	Oltava yksilöllinen Humassa. Enintään 12 merkkiä. Päivitetään Vismaan vain luonnostilassa oleville työntekijöille. API-nimi: `number`
Etunimi	First name		Humasta: Visman nykyinen nimi saa päättymispäivän, ja uusi nimi lisätään tästä päivästä alkaen. Vismasta: käytetään nykyistä nimeä. API-nimi: `personNames[].firstName`
Sukunimi	Last name		Kuten etunimi. API-nimi: `personNames[].lastName`
Puhelinnumero	Company phone		Oltava yksilöllinen Humassa. API-nimi: `phones[].number`
Osoite	Address (Street, Postcode, City, Country)		Human toista osoiteriviä ei lähetetä. API-nimet: `address.streetName`, `address.zipCode`, `address.cityName`, `address.countryCode`
Pankkitili	Salary payment method		Norjalaiset tilinumerot lähetetään kotimaisena pankkitilinä. Kansainväliset tilit lähetetään muodossa IBAN + BIC. Muiden maiden kansalliset tilinumerot lähetetään muodossa «Cash». API-nimi: `salaryPaymentMethod`
Henkilötunnus	National identity number / D-number		Vain norjalaiset henkilötunnukset ja D-numerot. Syntymäajan on vastattava tunnuksen kuutta ensimmäistä numeroa. Integraatio ei voi poistaa tätä arvoa Vismasta. API-nimet: `personIds[].personId.id`, `personIds[].personId.typeOfId`, `personIds[].personId.country`

Tehtävät (Huma → Visma)

Human kenttä	Kenttä Visma.net Payrollissa	Pakollinen	Huomioita
Sopimuksen alkamispäivä	Start date	✅	Käytetään tehtävän löytämiseen Vismasta. API-nimi: `positions[].activeStart`
Sopimuksen päättymispäivä	End date		Lähetetään vain tuetun päättymisen syyn kanssa ja vain, jos päivämäärä on tänään tai myöhemmin. API-nimi: `positions[].activeEnd`
Päättymisen syy	End reason		Ei koskaan lähetetä ilman päättymispäivää. API-nimi: `positions[].positionEndReason`
Työaika prosentteina	Position percentage		API-nimi: `positions[].partTimeFactor`
Sopimustyyppi	Employment form		Lähetetään vain Visman tehtävätyypeille «Ordinary» ja «Maritime». API-nimi: `positions[].employmentForm`

Päättymisen syy

Päättymisen syy Humassa	Päättyykö tehtävä Vismassa?
Työntekijä on irtisanoutunut.	✅
Työnantaja on irtisanonut työntekijän.	✅
Sopimus, toimeksianto tai määräaikaisuus on päättynyt.	✅
Muuttunut palkanlaskentajärjestelmä tai kirjanpitäjä.	✅
Organisaatiorakenteen muutos tai sisäinen työpaikan siirto, Muu, tai ei asetettu	❌ Työsuhde jatkuu Vismassa.

Sopimustyyppi

Sopimustyyppi Humassa	Lähetetään Vismaan muodossa
Vakituinen	Permanent (`fast`)
Määräaikainen, Kausiluonteinen, Harjoittelija, Työharjoitteluohjelma	Temporary (`midlertidig`)
Tilapäinen	Temporary employee on call (`midlertidigAnsattSomTilkallingsvikar`)
Konsultti, Freelance, Kolmas osapuoli, Muu	Ei lähetetä

Poissaolot (Huma → Visma)

Human kenttä	Kenttä Visma.net Payrollissa	Pakollinen	Huomioita
Poissaolotyyppi	Event code	✅	Määritetään vaiheessa 4. API-nimi: `eventcode`
Ajanjakso	From date / To date	✅	API-nimet: `startDate`, `endDate`
Prosentti	Percent	✅	Visman event coden on sallittava osittainen poissaolo. Visma ei salli osittaista lomaa. API-nimet: `inputType`, `properties.percent`
Muistiinpanot	Comment		Näkyy, kun poissaolo hyväksytään Vismassa. API-nimi: `comment`

Palkka (Huma → Visma)

Human kenttä	Kenttä Visma.net Payrollissa	Pakollinen	Huomioita
Alkamispäivä	From date		Jos arvoa ei ole asetettu, palkalla ei ole alkamispäivää Vismassa. API-nimi: `salaryInformation.activeStart`
Päättymispäivä	To date		Jos arvoa ei ole asetettu, palkalla ei ole päättymispäivää Vismassa. API-nimi: `salaryInformation.activeEnd`
Summa	Hourly salary / Monthly salary / Annual salary	✅	Oltava NOK-valuutassa. Tunti-, kuukausi- ja vuosipalkat lähetetään sellaisinaan. Viikkopalkka muunnetaan tuntipalkaksi Visman viikoittaisen työajan perusteella. API-nimet: `salaryInformation.hourlySalary`, `salaryInformation.monthlySalary`, `salaryInformation.yearlySalary`
Jakso	Contract salary type		Tunti tai viikko → Hourly. Kuukausi → Monthly. Vuosi → Yearly. API-nimi: `salaryInformation.contractSalaryType`
Jakso	Salary type		Tunti tai viikko → Variable salary. Kuukausi tai vuosi → Fixed salary. API-nimi: `salaryInformation.salaryType`

Virheloki ja vianmääritys

Mistä löydät virhelokin

Siirry Humassa Visma.net Payroll -integraatioon.
Avaa välilehti «Error log».

Virheet on ryhmitelty päivittäin. Jokaisessa merkinnässä näkyy viesti, aika, työntekijä, jota se koskee, ja taso:

Taso	Merkitys
🔴 Virhe	Jotain jäi lähettämättä Vismaan. Sinun on toimittava.
🟡 Varoitus	Jokin vaatii huomiotasi.
🔵 Info	Tiedoksi. Toimenpiteitä ei tarvita.

Integraation tila

Tila integraatiosivulla	Mitä teet
Tämä integrointi on konfiguroitu, mutta se ei ole aktiivinen	Aktivoi integraatio valitsemalla «Synkronoi käyttäjät».
Yhdistetty ja aktiivinen	Kaikki toimii.

Yleisimmät virheet

Virheilmoitukset näkyvät virhelokissa englanniksi.

Virheilmoitus (tai osa siitä)	Mitä se tarkoittaa	Näin korjaat
Can not find unique or non-overlapping position in Visma…	Huma ei löydä Vismasta täsmälleen yhtä tehtävää, joka kattaa Human tehtävän päivämäärät.	Tarkista tehtävät Vismassa. Varmista, että yksi tehtävä kattaa alkamis- ja päättymispäivän, ja tallenna tehtävä Humassa uudelleen.
Position not synced to Visma: this change would leave a gap…	Muutos jättäisi aukon työaikaprosentin tai sopimustyypin aikajanaan. Visma ei salli aukkoja.	Varmista, että historia on sama Humassa ja Vismassa, ja yritä uudelleen.
Position not synced to Visma: Huma and Visma have drifted…	Vismassa ei ole arvoja, joita Huma odotti, usein siksi, että joku on muuttanut tehtävää suoraan Vismassa.	Vertaa tehtävää Humassa ja Vismassa. Korjaa ero ja tee muutos Humassa uudelleen.
…overlaps with existing part time factor / employment form…	Muutos menee päällekkäin Visman olemassa olevien arvojen kanssa.	Päivitä Visma manuaalisesti tai muuta päivämääriä Humassa.
Can not sync position end to Visma: contract end date … is in the past	Vain tänään tai myöhemmin olevat päättymispäivät lähetetään. Tämä suojaa historiallisia palkkatietoja.	Kirjaa työsuhteen päättyminen Vismaan manuaalisesti.
Position deletion is not propagated to Visma	Tehtävä poistettiin vain Humasta.	Päätä tehtävä tarvittaessa manuaalisesti Vismassa.
Salary modification impossible because of an overlapping salary in Visma	Vismassa on jo eri palkka samalle ajanjaksolle.	Korjaa palkat Vismassa ja tallenna palkka Humassa uudelleen.
Palkka muussa valuutassa kuin NOK	Visma.net Payroll hyväksyy vain NOK-valuutan. Palkkaa ei lähetetä.	Kirjaa palkka Humaan NOK-valuutassa tai manuaalisesti Vismaan.
More than one matching absence found…	Vismassa on useampi kuin yksi poissaolo, joka vastaa Human poissaoloa.	Poista kaksoiskappale Vismasta ja muuta poissaoloa Humassa uudelleen.

Kun Visma hylkää poissaolon

Jos Visma hylkää poissaolon, Huma merkitsee sen hylätyksi, ilmoittaa asianosaisille ja kirjaa virheen. Yleisiä syitä:

Työntekijällä ei ole aktiivista työsuhdetta Vismassa kyseisellä ajanjaksolla, hän on passiivinen tai hänen aloituspäivänsä on tulevaisuudessa.
Event code ei salli osittaista poissaoloa, tai sen kertojen enimmäismäärä ylittyy.
Poissaolo on ristiriidassa Vismaan jo kirjatun poissaolon kanssa.
Visman työntekijäkortista puuttuu tietoja, kuten palkka, työaika tai yli 0 %:n työaikaprosentti.
Poissaolotyyppejä ja saldoja ei ole määritetty Visman kalenterissa.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi Vismassa tekemäni muutokset eivät näy Humassa?
Muutokset siirtyvät automaattisesti vain Humasta Vismaan. Jos haluat tuoda muutokset Vismasta Humaan, valitse «Synkronoi käyttäjät».

Miten tehtävät yhdistetään Human ja Visman välillä?
Huma etsii Vismasta sen yhden tehtävän, joka kattaa sopimuksen alkamis- ja päättymispäivän. Tehtävän sisällä Huma yhdistää työaikaprosentin ja sopimustyypin aiempien päivämäärien ja arvojen perusteella. Jos mikään ei täsmää, muutosta ei lähetetä ja virhe kirjataan. Tämä suojaa Visman palkkatietoja.

Mitä tapahtuu, jos poistan tehtävän tai palkan Humasta?
Poistettua tehtävää ei lähetetä Vismaan. Tehtävä jää Vismaan, ja sinun on päätettävä se siellä tarvittaessa. Poistettu palkka poistetaan myös Vismasta.

Miten sairauspoissaolot käsitellään?
Kun sairauspoissaolo lähetetään Humasta, Vismassa otetaan käyttöön lääkärintodistusvalinta samalla alkamispäivällä kuin Humassa. Oma ilmoitus ei ota lääkärintodistusvalintaa käyttöön.

Miksi en voi lähettää poissaoloa «Sairas lapsi» Vismaan?
Visma vaatii, että poissaoloon on kirjattu lapsi. Huma ei lähetä tätä tietoa, joten «Child»-kenttä on täytettävä Vismassa manuaalisesti.

Hyväksytäänkö Humasta tulevat poissaolot automaattisesti Vismassa?
Se riippuu kunkin event coden asetuksista Vismassa. Ota yhteyttä Visman tukeen, jos et ole varma.

Miten poissaoloaika lasketaan Vismassa?
Visma laskee ajan omien työaika-asetustensa perusteella. Varmista, että Human ja Visman kalenteriasetukset vastaavat toisiaan, jotta vapaapäivät ja yleiset vapaapäivät lasketaan oikein.

Mitä tapahtuu palkantarkistuksen aikana Humassa?
Huma lähettää muutokset työntekijä kerrallaan. Jos muutos vaikuttaisi saman työntekijän useampaan työsuhteeseen Vismassa, virhe kirjataan eikä Vismaa päivitetä kyseisen työntekijän osalta.

Miksi palkkarivit eivät enää täsmää Humassa ja Vismassa?
Visma yhdistää peräkkäiset palkkarivit, joissa on sama summa. Jos luot Humaan useita samanlaisia palkkarivejä peräkkäin, järjestelmät voivat mennä epäsynkroniin. Jos työntekijä ei ole luonnostilassa, Visma ei salli palkkahistorian poistamista, vain tyhjentämisen.