Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Hva er en arbeidsplan?
- Opprette en arbeidsplan
- Tildele ansatte til en arbeidsplan
- Redigere en arbeidsplan
- Tildele ansatte til en annen arbeidsplan på nytt
- Slette en arbeidsplan
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Opprette, redigere og slette arbeidsplaner | Systemrolle: Fravær → Fraværshåndtering |
Hva er en arbeidsplan?
En arbeidsplan definerer hvilke dager som er arbeidsdager, og hvilken kalender for offentlige fridager som gjelder for de ansatte. Den avgjør hvordan fraværsdager telles, for eksempel om helger og offentlige fridager telles som fraværsdager eller ikke.
Hver ansatt må være tildelt en arbeidsplan for at fravær skal telles riktig. Hvis en ansatt ikke er tildelt noen arbeidsplan, vil ikke fraværsdagene deres bli beregnet.
💡 Huma støtter et bredt utvalg av landsspesifikke kalendere for offentlige fridager, noe som gjør det enkelt å tilrettelegge for ansatte i ulike land.
Opprette en arbeidsplan
- Gå til Fravær-modulen
- Naviger til «Innstillinger»
- Klikk «Legg til arbeidsplan»
- Fyll inn detaljene (se tabellen nedenfor)
- Klikk «Legg til»
- Tildel ansatte til arbeidsplanen (se nedenfor)
| Innstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Navn | Et beskrivende navn — f.eks. «Standard mandag–fredag» eller «Norge — 5 dager» |
| Kalender for offentlige fridager | Velg en landsspesifikk fridagskalender, eller velg ingen kalender hvis ingen offentlige fridager skal inkluderes |
| Arbeidsdager | Velg hvilke ukedager som er arbeidsdager for denne planen |
| Standard for nye ansatte | Hvis aktivert, vil nye ansatte automatisk bli tildelt denne arbeidsplanen |
⚠️ Arbeidsdager kan ikke endres etter at arbeidsplanen er opprettet. Hvis du trenger å endre arbeidsdagene, må du opprette en ny arbeidsplan og tildele ansatte til den på nytt.
💡 Offentlige fridager er forhåndsdefinert i den valgte fridagskalenderen og kan ikke redigeres manuelt.
Tildele ansatte til en arbeidsplan
Etter at du har opprettet en arbeidsplan, kan du tildele ansatte direkte:
- Etter at du har klikket «Legg til», åpnes et nytt vindu automatisk
- Klikk «Tildel personer»
- Velg de ansatte du vil tildele
- Sett en gyldighetsdato om nødvendig
- Klikk «Fortsett»
Du kan også tildele ansatte senere:
- Gå til Fravær-modulen → Innstillinger
- Klikk på de tre prikkene ved siden av arbeidsplanen
- Klikk «Administrer tildelte personer», eller «Administrer» under «Tildelt»
- Klikk «Tildel personer» og følg de samme trinnene
Redigere en arbeidsplan
Du kan redigere navnet på en arbeidsplan når som helst. Arbeidsdager og kalenderen for offentlige fridager kan imidlertid ikke endres etter opprettelse.
- Gå til Fravær-modulen → Innstillinger
- Klikk på de tre prikkene ved siden av arbeidsplanen
- Klikk «Rediger»
- Oppdater navnet og klikk «Lagre»
💡 For å endre standardarbeidsplanen, sett en annen arbeidsplan som standard først — du kan ikke fjerne standardstatusen uten å erstatte den.
💡 Hvis du trenger å endre arbeidsdager eller kalenderen for offentlige fridager, opprett en ny arbeidsplan og tildel ansatte til den på nytt.
Tildele ansatte til en annen arbeidsplan på nytt
Når du tildeler en ansatt til en annen arbeidsplan, vil alle eksisterende fraværsregistreringer fra og med gyldighetsdatoen automatisk bli beregnet på nytt i henhold til reglene i den nye arbeidsplanen.
- Gå til Fravær-modulen → Innstillinger
- Klikk på de tre prikkene ved siden av arbeidsplanen du vil tildele fra
- Klikk «Administrer tildelte personer»
- Finn den ansatte og klikk «Tildel arbeidsplan på nytt»
- Velg den nye arbeidsplanen
- Sett en gyldighetsdato
- Klikk «Tildel på nytt»
⚠️ Hvis du setter en gyldighetsdato tilbake i tid, vil eventuelle overlappende arbeidsplantildelinger bli forkortet eller fullstendig fjernet. Huma vil be deg bekrefte at du forstår konsekvensene før du fortsetter.
Slette en arbeidsplan
Før du sletter en arbeidsplan, må alle ansatte som er tildelt den, tildeles en annen arbeidsplan.
- Gå til Fravær-modulen → Innstillinger
- Tildel alle ansatte til en annen arbeidsplan
- Klikk på de tre prikkene ved siden av arbeidsplanen
- Klikk «Slett» og bekreft
⚠️ Det er ikke mulig å slette standardarbeidsplanen. Sett en annen arbeidsplan som standard først. Når en arbeidsplan er slettet, kan den ikke gjenopprettes.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis en ansatt ikke er tildelt en arbeidsplan?
Hvis en ansatt ikke har noen arbeidsplan tildelt, vil ikke fraværsdagene deres bli beregnet riktig. Når de forsøker å registrere fravær, kan det hende dagene ikke telles som forventet.
Slik løser du dette:
- Gå til Fravær-modulen → Innstillinger
- Naviger til den aktuelle arbeidsplanen
- Klikk på de tre prikkene og velg «Administrer tildelte personer»
- Klikk «Tildel personer», velg den ansatte og klikk «Fortsett»
💡 Sørg for å tildele nye ansatte til en arbeidsplan som en del av onboarding-prosessen, for å unngå problemer med fraværsregistrering senere.
Arbeidsplaner og policyer — hvordan de fungerer sammen
En arbeidsplan og en fraværspolicy fungerer sammen for å avgjøre hvordan fravær håndteres for hver ansatt:
- Policyen definerer hvor mange fraværsdager en ansatt har krav på, og når perioden nullstilles
- Arbeidsplanen definerer hvilke dager som telles som arbeidsdager og hvilke offentlige fridager som gjelder, og dermed hvordan fraværsdagene faktisk telles
💡 Begge må settes opp riktig for at fravær skal fungere som forventet. En ansatt trenger både en policy og en arbeidsplan tildelt for å kunne registrere fravær.
🔗 Les mer om fraværspolicyer.
Kan en ansatt være tildelt flere arbeidsplaner samtidig?
Nei. En ansatt kan kun være tildelt én arbeidsplan om gangen. Hvis du tildeler dem til en ny arbeidsplan, vil den forrige tildelingen avsluttes fra gyldighetsdatoen.
Hva skjer med fravær som allerede er registrert når jeg tildeler noen til en ny arbeidsplan?
Alle eksisterende fraværsregistreringer fra og med gyldighetsdatoen vil automatisk bli beregnet på nytt i henhold til reglene i den nye arbeidsplanen. Fravær registrert før gyldighetsdatoen påvirkes ikke.