Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Vad är ett arbetsschema?
- Skapa ett arbetsschema
- Tilldela anställda ett arbetsschema
- Redigera ett arbetsschema
- Flytta anställda till ett annat arbetsschema
- Ta bort ett arbetsschema
- Vanliga frågor
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Skapa, redigera och ta bort arbetsscheman | Systemroll: Frånvaro → Administrering av frånvaro |
Vad är ett arbetsschema?
Ett arbetsschema anger vilka dagar som är arbetsdagar, vilken helgdagskalender som gäller och vilka anpassade helgdagskalendrar som gäller för de anställda. Det avgör hur frånvarodagar räknas, till exempel om helger och helgdagar räknas som frånvarodagar eller inte.
Alla anställda måste vara tilldelade ett arbetsschema för att frånvaron ska räknas rätt. Om en anställd inte är tilldelad något arbetsschema beräknas inte hens frånvarodagar.
💡 Huma stödjer en lång rad landsspecifika helgdagskalendrar, så det är enkelt att hantera anställda i olika länder.
Skapa ett arbetsschema
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Under «Arbetsscheman» klickar du på «Lägg till arbetsschema»
- Fyll i uppgifterna (se tabellen nedan)
- Klicka på «Lägg till»
- Tilldela anställda arbetsschemat (se nedan)
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Namn | Ett beskrivande namn – t.ex. «Standard måndag–fredag» eller «Sverige – 5 dagar» |
| Helgdagskalender | Välj en landsspecifik helgdagskalender, eller välj ingen kalender om inga helgdagar ska räknas med |
| Arbetsdagar | Välj vilka veckodagar som är arbetsdagar i det här schemat |
| Standard för nya medarbetare | Om inställningen är aktiverad tilldelas nya anställda automatiskt det här arbetsschemat |
| Anpassade helgdagskalendrar | Valfritt. Välj en eller flera anpassade helgdagskalendrar med företagets egna lediga dagar, till exempel julafton. Datumen läggs till de allmänna helgdagarna. |
⚠️ Arbetsdagarna kan inte ändras efter att arbetsschemat har skapats. Om du behöver ändra arbetsdagarna måste du skapa ett nytt arbetsschema och flytta de anställda till det.
Helgdagarna är fördefinierade i den valda helgdagskalendern och kan inte redigeras manuellt. Om du vill lägga till företagets egna lediga dagar använder du anpassade helgdagskalendrar.
🔗 Läs mer om anpassade helgdagskalendrar.
Tilldela anställda ett arbetsschema
När du har skapat ett arbetsschema kan du tilldela anställda direkt:
- När du har klickat på «Lägg till» öppnas ett nytt fönster automatiskt
- Klicka på «Tilldela personer»
- Välj de anställda du vill tilldela
- Ange ett datum för ikraftträdande vid behov
- Klicka på «Fortsätt»
Du kan också tilldela anställda senare:
- Gå till modulen Frånvaro → Inställningar
- Klicka på de tre prickarna bredvid arbetsschemat
- Klicka på «Hantera tilldelade personer», eller på «Hantera» under «Tilldelad»
- Klicka på «Tilldela personer» och följ samma steg
Redigera ett arbetsschema
Du kan när som helst ändra namnet och de anpassade helgdagskalendrarna för ett arbetsschema. Arbetsdagarna och helgdagskalendern kan däremot inte ändras efter att schemat har skapats.
- Gå till modulen Frånvaro → Inställningar
- Klicka på de tre prickarna bredvid arbetsschemat
- Klicka på «Redigera»
- Ändra namnet eller de anpassade helgdagskalendrarna och klicka på «Spara»
💡 Obs!
- Om du vill byta standardarbetsschema ställer du först in ett annat arbetsschema som standard – du kan inte ta bort standardstatusen utan att ersätta den.
- Om du behöver ändra arbetsdagarna eller helgdagskalendern skapar du ett nytt arbetsschema och flyttar de anställda till det.
- ⚠️ Frånvaro som redan är registrerad räknas inte om när du lägger till eller tar bort en anpassad helgdagskalender.
Flytta anställda till ett annat arbetsschema
När du flyttar en anställd till ett annat arbetsschema räknas alla befintliga frånvaroregistreringar från och med datumet för ikraftträdande automatiskt om enligt det nya arbetsschemats regler.
- Gå till modulen Frånvaro → Inställningar
- Klicka på de tre prickarna bredvid det arbetsschema du vill flytta anställda från
- Klicka på «Hantera tilldelade personer»
- Hitta den anställda och klicka på «Omtilldela arbetsschema»
- Välj det nya arbetsschemat
- Ange ett datum för ikraftträdande
- Klicka på «Omtilldela»
⚠️ Om du anger ett datum för ikraftträdande bakåt i tiden kortas överlappande tilldelningar av arbetsscheman av eller tas bort helt. Huma ber dig bekräfta att du förstår konsekvenserna innan du fortsätter.
Ta bort ett arbetsschema
Innan du tar bort ett arbetsschema måste alla anställda som är tilldelade schemat flyttas till ett annat.
- Gå till modulen Frånvaro → Inställningar
- Flytta alla anställda till ett annat arbetsschema
- Klicka på de tre prickarna bredvid arbetsschemat
- Klicka på «Radera» och bekräfta
⚠️ Det går inte att ta bort standardarbetsschemat. Ställ först in ett annat arbetsschema som standard. Ett borttaget arbetsschema kan inte återställas.
Vanliga frågor
Vad händer om en anställd inte är tilldelad något arbetsschema?
Om en anställd inte har något arbetsschema beräknas hens frånvarodagar inte korrekt. När hen försöker registrera frånvaro kanske dagarna inte räknas som förväntat.
Så rättar du det:
- Gå till modulen Frånvaro → Inställningar
- Gå till rätt arbetsschema
- Klicka på de tre prickarna och välj «Hantera tilldelade personer»
- Klicka på «Tilldela personer», välj den anställda och klicka på «Fortsätt»
💡 Se till att tilldela nyanställda ett arbetsschema som en del av er onboarding, så undviker ni problem med frånvaroregistrering senare.
Hur samverkar arbetsscheman och policyer?
Ett arbetsschema och en frånvaropolicy avgör tillsammans hur frånvaro hanteras för varje anställd:
- Policyn anger hur många frånvarodagar den anställda har rätt till och när perioden börjar om
- Arbetsschemat anger vilka dagar som är arbetsdagar och vilka helgdagar och egna lediga dagar som gäller – och därmed hur frånvarodagarna faktiskt räknas
💡 Båda måste vara rätt inställda för att frånvaron ska fungera som förväntat. En anställd behöver både en policy och ett arbetsschema för att kunna registrera frånvaro.
🔗 Läs mer om frånvaropolicyer.
Kan en anställd vara tilldelad flera arbetsscheman samtidigt?
Nej. En anställd kan bara vara tilldelad ett arbetsschema åt gången. Om du flyttar personen till ett nytt arbetsschema avslutas den tidigare tilldelningen från och med datumet för ikraftträdande.
Vad händer med redan registrerad frånvaro när jag flyttar någon till ett nytt arbetsschema?
Alla befintliga frånvaroregistreringar från och med datumet för ikraftträdande räknas automatiskt om enligt det nya arbetsschemats regler. Frånvaro som registrerats före datumet för ikraftträdande påverkas inte.