Innholdsfortegnelse
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Opprette, redigere og arkivere fraværspolicyer | Systemrolle: Fravær → Fraværshåndtering |
Hva er en fraværspolicy?
En fraværspolicy definerer de spesifikke reglene for en fraværstype, som hvor mange dager ansatte har krav på, om ubrukte dager kan overføres til neste periode, og om policyen følger et kalenderår eller en rullerende tidsperiode.
Hver fraværstype kan ha flere policyer. Dette er nyttig hvis du har ansatte med ulike rettigheter, for eksempel ansatte i ulike land, eller ansatte med individuelle ansettelseskontrakter.
💡 Merk
-
En policy definerer hvor mange fraværsdager en ansatt har krav på. Hvordan disse dagene faktisk telles, for eksempel om helger og offentlige fridager inkluderes, avgjøres av den ansattes arbeidsplan, ikke policyen. Begge må settes opp riktig for at fravær skal fungere som forventet.
-
En ansatt kan kun være tildelt én policy per fraværstype om gangen.
🔗 Les mer om hvordan fravær fungerer i Huma.
🔗 Les mer om arbeidsplaner.
Opprette en policy
-
Gå til Fravær-modulen
-
Naviger til «Innstillinger»
-
Bla ned til den aktuelle fraværstypen og klikk på den
-
Klikk «Legg til policy»
-
Fyll inn policyinnstillingene (se nedenfor)
-
Klikk «Lagre»
💡 Når du oppretter den første policyen for en fraværstype under det innledende oppsettet, vil alle nåværende ansatte automatisk bli tildelt den. Du kan opprette flere policyer og tildele ansatte på nytt i etterkant.
Policyinnstillinger
| Innstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Policynavn | Et beskrivende navn på policyen — f.eks. «Standard feriepolicy» eller «Ferie — Norge» |
| Standard for nye ansatte | Hvis aktivert, vil nye ansatte automatisk bli tildelt denne policyen når de legges til i Huma |
| Tidsperiode | Om policyen følger et kalenderår (fast) eller en rullerende tidsperiode. Se avsnittet nedenfor for en detaljert forklaring. |
| Begrens antall dager | Hvis aktivert, angi antall dager som er tilgjengelige per periode. Hvis deaktivert, kan ansatte registrere ubegrenset fravær av denne typen. |
| Tillat overføring av dager | Hvis aktivert, kan ubrukte dager fra én periode overføres til den neste. Merk: overføring av dager er ikke mulig for rullerende tidsperioder. |
| Eksportkode | En kode som inkluderes i fraværseksporter. Bør samsvare med kodene i det eksterne fraværs- eller lønnssystemet. |
⚠️ Når en policy er lagret, kan ikke tidsperioden og antall tilgjengelige dager endres. For å endre disse innstillingene må du opprette en ny policy og tildele ansatte til den på nytt.
Tidsperiode — kalenderår vs. rullerende
Innstillingen for tidsperiode avgjør hvordan fraværsdager telles og når perioden nullstilles.
Kalenderår (fast)
Policyen følger en fast årlig periode. Du velger startdatoen — for eksempel 1. januar eller 1. april. Perioden løper alltid i nøyaktig ett år fra den datoen.
Eksempel: En feriepolicy som starter 1. januar gir ansatte 25 dager fra 1. januar til 31. desember hvert år. 1. januar nullstilles saldoen.
Rullerende tidsperiode
Policyen er basert på et rullerende tidsvindu med et gitt antall måneder tilbake i tid fra i dag. Det finnes ingen fast nullstillingsdato — perioden slutter alltid i dag og starter et definert antall måneder tilbake.
Eksempel: En sykefraværspolicy med en rullerende 12-månedersperiode teller alltid de siste 12 månedene fra dagens dato.
💡 Rullerende tidsperioder brukes ofte for sykefravær og egenmelding, hvor det ikke finnes en fast årlig rettighet, men et maksimalt antall dager innenfor en gitt periode.
⚠️ Dager kan ikke overføres mellom perioder for policyer med rullerende tidsperiode.
Ny tildeling og gyldighetsdato
Når du tildeler en ansatt fra én policy til en annen, kan du sette en gyldighetsdato for endringen.
- Fravær registrert fra og med gyldighetsdatoen vil telles under den nye policyen
- Fravær registrert før gyldighetsdatoen forblir i den gamle policyen og påvirkes ikke
💡 Hvis du lar gyldighetsdatoen stå tom, vil den nye tildelingen overstyre alle tidligere og fremtidige policytildelinger for den ansatte.
⚠️ Hvis den nye policyen har en annen tidsperiode enn den gamle, vil eventuelle overførte dager bli fjernet. Det samme gjelder hvis den nye policyen ikke tillater overføring av dager.
🔗 Les mer om hvordan du tildeler ansatte til fraværspolicyer.
Se eksisterende policyer
-
Gå til Fravær-modulen
-
Naviger til «Innstillinger»
-
Bla ned til den aktuelle fraværstypen og klikk på den
-
Du vil se en liste over alle eksisterende policyer for den fraværstypen
Redigere en policy
De fleste policyinnstillinger kan redigeres etter opprettelse. Tidsperioden og antall tilgjengelige dager låses imidlertid når policyen er lagret.
Slik redigerer du andre innstillinger:
-
Gå til Fravær-modulen
-
Naviger til «Innstillinger»
-
Bla ned til den aktuelle fraværstypen og klikk på den
-
Klikk på de tre prikkene ved siden av policyen og velg «Rediger»
-
Gjør endringene dine og klikk «Lagre»
Slik endrer du tidsperioden eller antall tilgjengelige dager:
-
Opprett en ny policy med de riktige innstillingene
-
Tildel alle ansatte fra den gamle policyen til den nye
-
Arkiver den gamle policyen
Arkivere en policy
Å arkivere en policy fjerner den fra aktiv bruk. Arkiverte policyer slettes ikke, og historiske fraværsdata bevares.
Før arkivering må alle ansatte tildeles en annen policy. Dette gjelder også ansatte som ikke er tildelt for øyeblikket, men som har en fremtidig policytildeling konfigurert.
-
Gå til Fravær-modulen
-
Naviger til «Innstillinger»
-
Bla ned til den aktuelle fraværstypen og klikk på den
-
Klikk på de tre prikkene ved siden av policyen og velg «Arkiver»
-
Tildel alle ansatte til en annen policy
-
Bekreft arkiveringen
⚠️ Du må alltid ha minst én aktiv policy per fraværstype. Du kan ikke arkivere den siste gjenværende policyen.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg ha flere policyer for samme fraværstype?
Ja. Du kan opprette så mange policyer du trenger for hver fraværstype. Dette er nyttig hvis ansatte har ulike rettigheter, for eksempel basert på land, ansiennitet eller individuelle ansettelseskontrakter.
Hva skjer med historiske fraværsdata når jeg arkiverer en policy?
Historiske fraværsdata bevares alltid. Å arkivere en policy fjerner den fra aktiv bruk, men alt tidligere registrert fravær under den policyen forblir synlig og korrekt i rapporter og eksporter.
Hva skjer hvis en ansatt ikke er tildelt noen policy?
Hvis en ansatt ikke har en policy tildelt for en gitt fraværstype, vil de ikke kunne registrere fravær av den typen. Når de forsøker, vil datoer som ikke dekkes av en policy bli grået ut. Sørg for at alle ansatte er tildelt riktige policyer, spesielt ved onboarding av nye ansatte eller ved opprettelse av nye policyer.
Kan jeg sette ulikt antall feriedager for ulike ansatte?
Ja. Opprett separate policyer med ulike daggrenser og tildel ansatte til den relevante policyen. Du kan for eksempel ha en «Standard feriepolicy» med 25 dager og en «Senior feriepolicy» med 30 dager.
Hva skjer med overførte dager hvis jeg tildeler en ansatt til en ny policy?
Hvis den nye policyen har en annen tidsperiode enn den gamle, eller hvis den nye policyen ikke tillater overføring av dager, vil eventuelle overførte dager fjernes når den ansatte tildeles på nytt.
Hvorfor har en ny egendefinert fraværstype allerede en policy?
Når du oppretter en egendefinert fraværstype, kopierer Huma automatisk standardpolicyen fra grunntypen, hvis en slik finnes — inkludert kvote, tidsperiode og innstillinger for overføring. Hvis grunntypen ikke har en standardpolicy, starter den nye typen uten en. Uansett tildeles ingen ansatte automatisk, og eksportkoden kopieres ikke, så du må fortsatt angi en eksportkode og tildele ansatte før fravær av den typen kan registreres og eksporteres korrekt.
🔗 Les mer om å opprette egendefinerte fraværstyper.